HR-Software für kleine Unternehmen.
10 bis 50 Beschäftigte, Kosten und Auswahl 2026.
HR-Software für kleine Unternehmen bedeutet: Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und ein sauberer Export an die Lohnabrechnung, ohne Projektapparat. Diese Seite richtet sich an Geschäftsführung und Büroleitung in Betrieben mit 10 bis 50 Beschäftigten. Sie zeigt, was Sie wirklich brauchen, was veröffentlichte Listenpreise für 15 und 40 Beschäftigte ergeben, welche Pflichten gelten und wie die Einführung in 30 Tagen gelingt. Stand: Oktober 2026.
Was kleine Unternehmen
wirklich brauchen.
Ein Unternehmen mit 10 bis 50 Beschäftigten braucht in der Regel vier Dinge: eine digitale Personalakte mit Rollen und Löschfristen, eine Abwesenheitsverwaltung mit Urlaubskonto, eine Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nachweisbar festhält, und einen fehlerarmen Export an die Lohnabrechnung, die häufig die Steuerkanzlei übernimmt. Recruiting, Zielvereinbarungen und Skill-Matrizen sind Zusatzthemen für einen späteren Schritt.
Bei den Kosten helfen nur veröffentlichte Listenpreise. In unserem Beispiel liegen sie zwischen 4 € pro Mitarbeitendem und Monat bei Papershift und 8 € pro Nutzer bei Factorial, jeweils mit eigenen Mindestmengen oder Grundgebühren. Personio und HRworks nennen keine Preise. Für 15 Beschäftigte ergeben die Einstiegspakete Lizenzkosten von rund 60 bis 180 Euro netto im Monat, für 40 Beschäftigte von rund 200 bis 320 Euro, jeweils je nach Umfang. Die Angebote sind nicht deckungsgleich, der Vergleich im Abschnitt Kosten zeigt die Bedingungen.
Rechtlich gelten auch für kleine Betriebe die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts 1 ABR 22/21, der Mindestlohn von 13,90 € und die DSGVO. Ab 2027 müssen Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch geführt werden. Dieser Leitfaden behandelt Betriebe mit 10 bis 50 Beschäftigten. Ab 50 Beschäftigten beginnt die Größenklasse unserer Seite HR-Software für den Mittelstand (50 bis 500 Beschäftigte), mit Mehrstandort-, Betriebsrats- und Integrationsfragen, die hier nur am Rand vorkommen.
Für wen dieser Leitfaden gedacht ist
- Geschäftsführung und Büroleitung, die Personalarbeit nebenbei erledigen
- Teilzeit-Personalverantwortliche, die Excel-Listen und E-Mail-Abläufe ablösen wollen
- Steuerkanzleien und IT-Dienstleister, die kleine Kunden bei der Auswahl begleiten
Sechs Bausteine für
10 bis 50 Beschäftigte.
Kleine Betriebe brauchen weniger Module als der Mittelstand, aber dieselbe Sorgfalt bei Nachweisen. Diese sechs Bausteine bilden den Kern. Eine Einordnung nach Anwendungsfall bietet die Seite beste HR-Software 2026.
Eine Akte, klare Rollen
Verträge, Nachweise und Bescheinigungen liegen an einem Ort, mit Zugriff nur für Geschäftsführung und Büro. Löschfristen gehören dazu, denn Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck verlangt (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Mehr dazu auf der Seite DSGVO und HR-Software.
Urlaubskonto und Vertretung
Anspruch, Resturlaub, Anträge und Vertretungen in einem Kalender. Wichtig ist der Nachweis, dass Sie Beschäftigte rechtzeitig auf verfallenden Urlaub hingewiesen haben, denn sonst erlischt der Mindesturlaub nicht (BAG, 9 AZR 423/16).
Beginn, Ende, Dauer
Die Erfassung der Arbeitszeit ist seit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 Pflicht. Achten Sie auf ein Änderungsprotokoll und auf Einsicht für Beschäftigte. Die Rechtslage steht auf der Seite Arbeitszeiterfassungspflicht.
Daten an die Abrechnung
Stunden, Abwesenheiten und Stammdaten gehen als Datei oder Schnittstelle an Steuerkanzlei oder Lohnprogramm. Entscheidend sind eine stabile Zuordnung der Lohnarten und ein Probelauf vor dem Start (siehe Payroll-Software).
Checklisten und Dokumente
Neue Beschäftigte brauchen Vertrag, Nachweis der Vertragsbedingungen, Zugänge und Einweisung. Eine Checkliste mit Verantwortlichen und Fristen verhindert Lücken. Vergleichsseite: Onboarding und Offboarding.
Wenige, klare Kennzahlen
Headcount, Urlaubsstand, Überstunden und Fehlzeiten reichen zum Start. Werten Sie Personendaten nur zweckgebunden und möglichst aggregiert aus, schon wegen der Mitbestimmung, falls es einen Betriebsrat gibt.
Zunächst warten kann: Recruiting (siehe Recruiting und ATS-Software), Performance-Zyklen, Lernmanagement und Skill-Matrizen. Welche Funktionen es insgesamt gibt, zeigt die Seite HR-Software Funktionen. Einordnung von Find-Your-HR, Stand Oktober 2026.
Was sich mit der
Größe ändert.
Zwischen 10 und 50 Beschäftigten verschieben sich Aufgaben und Pflichten. Drei Größenstufen zeigen, worauf es jeweils ankommt.
Inhabergeführt, Büro nebenbei
Schlank starten
Meist kümmert sich die Geschäftsführung oder eine Bürokraft um Personalthemen. Gefragt sind Abwesenheiten, eine einfache Akte und Zeiterfassung. Mindestmengen schlagen hier stark durch: Bei 15 Personen bedeutet die Mindestmenge von 30 Nutzern bei HRlab 12 € je Person statt 6 € (eigene Rechnung).
- Lösungen für Teams bis 15 Personen prüfen, etwa Papershift Light
- Ab mehr als zehn Arbeitnehmern greift in der Regel der allgemeine Kündigungsschutz
- Ein Betriebsrat kann ab fünf wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden
Teilzeitkraft im Büro
Abläufe festigen
Zwischen 20 und 50 Personen häufen sich Eintritte, Urlaubsanträge und Rückfragen der Kanzlei. Der Lohnexport und das Onboarding sparen jetzt spürbar Zeit. Mehrere Hersteller rechnen ihre Pakete für diese Größe, etwa Sage mit Paketen für 25 Mitarbeitende.
- Datenschutzbeauftragten prüfen, sobald 20 Personen Daten verarbeiten
- Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen ab 20 Arbeitsplätzen beachten
- Rollenkonzept für Führungskräfte einrichten
Erste HR-Funktion
Grenze zum Mittelstand
Bei 50 Personen ist Personalarbeit meist eine Teilzeit- oder Vollzeitaufgabe. Ab hier gilt die Pflicht zur internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, und Fragen zu Rollen, Schnittstellen und Auswertungen werden größer. Die Seite HR-Software Mittelstand führt dann weiter.
- Rollen und Freigaben schriftlich regeln
- Schnittstellen zu Lohn und Verzeichnisdienst prüfen
- Auswertungen mit einem Betriebsrat vereinbaren, falls vorhanden
Die Zuordnung ist eine Einordnung von Find-Your-HR und keine Norm. Die Grenzen im Gesetz finden Sie im Abschnitt Schwellenwerte. Stand: Oktober 2026.
Wer rechnet den Lohn ab?
Drei Modelle.
Die Frage entscheidet über die Auswahl, denn nicht jede HR-Software rechnet Löhne ab. Für 10 bis 50 Beschäftigte kommen drei Modelle in Frage.
Steuerkanzlei rechnet ab
HR-Software bereitet vor
Die Kanzlei führt die Lohnabrechnung, meist in DATEV. Ihre HR-Software liefert Stunden, Abwesenheiten und Stammdaten als Export. Die Kosten der Abrechnung kommen zur Software hinzu.
- Probeexport mit der Kanzlei abstimmen
- Stichtag und Korrekturverfahren schriftlich festhalten
- Lohnarten einmalig zuordnen
Lohnprogramm im Haus
Für Büros mit Lohnkompetenz
Der DATEV Shop nennt für DATEV Lohn und Gehalt Monatspreise ab 15,86 € (classic) und ab 26,68 € (comfort), ohne Angabe zu netto oder brutto (DATEV-Profil, Stand Oktober 2026). Sage nennt für die Personalabrechnung ab 39 € im Monat im Paket für 25 Mitarbeitende.
- Abrechnungswissen muss im Haus vorhanden sein
- Meldungen und Bescheinigungen laufen über das Lohnprogramm
Abrechnung als Modul
Ein System für beides
Einige Anbieter rechnen selbst ab, etwa Personio Payroll pro Beschäftigtem und Monat, Preis auf Anfrage (Herstellerangabe, Personio-Profil). Der Wechsel verschiebt Kosten und Verantwortung, er senkt sie nicht automatisch.
- Preis je Beschäftigtem und Monat erfragen
- Rolle der Kanzlei klären
Was die Kanzlei
von Ihnen braucht.
Die Entgeltunterlagen müssen bestimmte Angaben enthalten. Ihre HR-Software sollte diese Felder sauber führen und exportieren.
| Bereich | Angaben | Prüfung im Probeexport |
|---|---|---|
| Person | Name, Geburtsdatum, Anschrift (§ 8 BVV Abs. 1 Nr. 1, 2, 4) | Schreibweise, Umlaute, Pflichtfelder |
| Beschäftigung | Beginn und Ende, Beschäftigungsart (Abs. 1 Nr. 5, 8) | Eintritts- und Austrittsdaten zum Stichtag |
| Entgelt | Arbeitsentgelt, Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung (Abs. 1 Nr. 10) | Lohnarten, Zuschläge und Korrekturen |
| Nachweise | Angaben zur Versicherungsfreiheit, Erklärungen geringfügig Beschäftigter (Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 Nr. 4 und 7) | Elektronische Ablage in der Akte |
| Zeiten und Abwesenheiten | Stunden, Urlaub, Krankheit (Einordnung von Find-Your-HR) | Abgleich mit Zeitnachweis und Urlaubskonto |
Nach Angaben von DATEV nutzen über 900.000 Unternehmen in Deutschland DATEV für die Lohnabrechnung, im Monatsdurchschnitt 2025 entstanden 14,9 Millionen Abrechnungen (Herstellerangabe, Pressemeldung vom 27. März 2026, laut DATEV-Profil). Für die Schnittstellenfrage lesen Sie DATEV und HR-Software.
Was HR-Software für
kleine Unternehmen kostet.
Wir rechnen ausschließlich mit öffentlichen Listenpreisen. Wo ein Anbieter keine Preise nennt, steht Preis auf Anfrage, und wir schätzen nichts.
| Anbieter | Öffentlicher Preis | Bedingungen | Quelle und Stand |
|---|---|---|---|
| PersonioCloud-HR, München | Keine Listenpreise | Pläne Core und Core Pro, Jahresabo mit mindestens 12 Monaten, einmalige Einrichtungsgebühr nach Unternehmensgröße, 10 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung | Personio-Profil, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| HRworksCloud-HR, Freiburg | Keine Listenpreise | Abrechnung pro Nutzer, mindestens 20 Nutzer, keine Mindestlaufzeit, Beratung stundenweise | hrworks.de/preise-pakete, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| FactorialCloud-HR, Barcelona | ab 8 € pro Nutzer und Monat | Preis gilt für Factorial Core, Module wie Zeit nach Angebot, netto oder brutto nicht angegeben | factorialhr.de/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| HRlabCloud-HR, Berlin | Core 6,00 €, Core Premium 7,00 € pro Nutzer und Monat | Mindestens 30 Nutzer, Zusatzmodule 2,00 bis 3,00 € pro Nutzer, zuzüglich Mehrwertsteuer | hrlab.de/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| Sage HR SuiteAbrechnung mit HR-Modulen | Personalabrechnung ab 39 €, Zeitmanagement ab 21 € pro Monat | Pakete für 25 Mitarbeitende, netto, jährliche Abrechnung, 12 Monate Mindestlaufzeit | sage.com, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| PapershiftZeit, Dienstplan, Akte | Core 4 €, Premium 6 €, Professional 9 € pro Mitarbeitendem und Monat | Ab 16 Mitarbeitenden, zuzüglich 39 € Grundgebühr (Basic-Support), zuzüglich Mehrwertsteuer, 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung | papershift.com/de/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
| Papershift Lightbis 15 Mitarbeitende | Core 40 €, Premium 60 € pro Monat | Zehn Lizenzen enthalten, jede weitere 4 € (Core) oder 6 € (Premium), Mindestlaufzeit 24 Monate, keine Grundgebühr | papershift.com/papershift-light, abgerufen am 8. Oktober 2026 |
Die Preise stammen von den Herstellerseiten und aus den Anbieterprofilen von Find-Your-HR, Stand Oktober 2026. Die Angaben zu Papershift stammen von den Herstellerseiten und aus dem Papershift-Profil. Preise können sich ändern.
Lizenzkosten pro Monat
für 15 und 40.
Rechenbeispiel von Find-Your-HR, netto pro Monat, nur Lizenz. Annahme: Alle Beschäftigten bekommen einen Zugang und zählen als Nutzer. Ohne Einrichtung, Schulung, Zusatzsupport, Mehrwertsteuer und ohne die Kosten der Lohnabrechnung.
| Paket | 15 Beschäftigte | 40 Beschäftigte | Rechenweg und Hinweis |
|---|---|---|---|
| Factorial Coreab-Preis 8 €, ohne Zeitmodul | 120 € | 320 € | 15 × 8 €, 40 × 8 € |
| HRlab Core6,00 €, mindestens 30 Nutzer | 180 € | 240 € | 15 Personen: Mindestmenge 30 × 6 €; 40 Personen: 40 × 6 €. Unter 30 Beschäftigten wird die Mindestmenge von 30 Nutzern berechnet |
| HRlab Core plus Time & Absence6,00 € plus 2,00 € | 240 € | 320 € | 15 Personen: 30 × 8 €; 40 Personen: 40 × 8 € |
| HRlab Core Premium mit allen Zusatzmodulen14,00 € je Nutzer | 420 € | 560 € | 15 Personen: 30 × 14 €; 40 Personen: 40 × 14 €. Core Premium 7,00 plus Recruitment 2,00, Talent Management 2,00 und Time & Absence Premium 3,00 |
| Papershift Core4 € plus 39 € Grundgebühr | 60 € | 199 € | 15 Personen: Papershift Light Core, 40 € für zehn Lizenzen plus 5 × 4 €; 40 Personen: 40 × 4 € plus 39 € |
| Papershift Premium6 € plus 39 € Grundgebühr | 90 € | 279 € | 15 Personen: Papershift Light Premium, 60 € für zehn Lizenzen plus 5 × 6 €; 40 Personen: 40 × 6 € plus 39 € |
| Papershift Professional9 € plus 39 € Grundgebühr | nicht angeboten | 399 € | 15 Personen: kein Light-Paket dieser Stufe; 40 Personen: 40 × 9 € plus 39 € |
| Sage HR Suiteab-Preise, Paket für 25 | kein Listenpreis | kein Listenpreis | Nur Paket für 25 Mitarbeitende veröffentlicht, 60 € netto: Personalabrechnung ab 39 € plus Zeitmanagement ab 21 € im Paket für 25 Mitarbeitende, nicht hochgerechnet |
| Personio und HRworksPreis auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage | HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer; Personio rechnet nach Beschäftigtenzahl, Plan und Apps |
Drei Lehren aus der Rechnung: Erstens verteuert eine Mindestmenge kleine Betriebe, denn bei 15 Beschäftigten ergeben 180 € bei HRlab 12 € je Person, bei 40 Beschäftigten 6 €. Zweitens sind die Pakete nicht gleich breit, Papershift Core deckt Zeiterfassung und Akte ab, die Dienstplanung folgt in Premium (Herstellerangabe), Factorial Core nur Mitarbeiterverzeichnis, Onboarding-Vorlagen und elektronische Signatur (Herstellerangaben). Drittens entscheiden meist Einrichtung, Support und die Abrechnung bei der Steuerkanzlei über das Budget. Eine Methode für die Gesamtkosten bietet die Seite TCO von HR-Software mit dem TCO-Rechner. Das Jahr Core bei HRlab für 40 Beschäftigte kostet 240 € × 12, also 2.880 € netto.
Wann Excel reicht
und wann nicht.
Excel ist kein Fehler, solange wenige Personen mit klaren Regeln damit arbeiten. Die Grenze liegt bei Nachweisen, Zugriffsrechten und wiederkehrendem Abgleich.
| Aufgabe | Hier reicht Excel | Hier lohnt sich Software |
|---|---|---|
| Abwesenheiten | Wenige Personen, ein Kalender, eine verantwortliche Person | Sobald Urlaubskonto, Resturlaub und Vertretung per Hand abgeglichen werden |
| Arbeitszeit | Handschriftliche oder Tabellenerfassung ist derzeit zulässig, solange sie objektiv, verlässlich und zugänglich ist | Wenn Korrekturen, Zuschläge und Monatsabschluss Zeit kosten oder Nachweise im Streitfall fehlen würden |
| Personalakte | Wenn nur wenige Dokumente anfallen und der Zugriff strikt begrenzt ist | Wenn Fristen, Löschung und Zugriffsrechte nachweisbar sein sollen |
| Onboarding | Bei seltenen Eintritten mit einer festen Checkliste | Bei mehreren Eintritten pro Jahr und mehreren Beteiligten |
| Lohnexport | Wenn die Kanzlei Excel-Listen akzeptiert und sie selten fehlerhaft sind | Wenn Nachfragen der Kanzlei jeden Monat Zeit kosten |
| Auswertung | Headcount und Urlaubsstand ein- bis zweimal im Jahr | Wenn Zahlen aus mehreren Dateien zusammengeführt werden müssen |
Ab 2027 kommt eine neue Hürde hinzu: Entgeltunterlagen müssen in elektronischer Form geführt werden (§ 8 Abs. 2 BVV), siehe Abschnitt Pflichten. Eine ausführliche Gegenüberstellung bietet der Vergleich HR-Software gegen Excel.
Pflichten, die auch
kleine Betriebe treffen.
Sechs Rechtsthemen berühren HR-Software in Betrieben mit 10 bis 50 Beschäftigten. Sie bestimmen, welche Funktionen und Nachweise Sie brauchen.
Erfassung seit 2022
Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen, so das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) mit Bezug auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Überstunden über acht Stunden sind aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Eine geplante Novelle ist Stand Oktober 2026 kein Gesetz
- Details: Arbeitszeiterfassungspflicht
13,90 € seit 2026
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Bundesregierung). Die Minijob-Grenze liegt bei 603 € (2026) und 633 € (2027), also rechnerisch bei rund 43 Stunden im Monat (Minijob-Zentrale).
- Aufzeichnung bei Minijobs binnen sieben Tagen (§ 17 MiLoG)
- Mehr: Mindestlohn-Dokumentation
AVV und Datensparsamkeit
Beschäftigtendaten sind personenbezogene Daten. Mit Cloud-Anbietern brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (DSGVO). Einen Datenschutzbeauftragten müssen Sie benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind (§ 38 BDSG).
- Gezählt werden Personen mit Datenverarbeitung, nicht alle Beschäftigten
- Übersicht: DSGVO und HR-Software
Mindestanspruch und Hinweis
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage (§ 3 BUrlG), bei einer Fünf-Tage-Woche also 20 Arbeitstage. Urlaub verfällt nach der BAG-Rechtsprechung nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und konkret auf den Verfall hingewiesen hat (9 AZR 423/16).
- Hinweise und Antworten im System dokumentieren
Nachweisgesetz
Die wesentlichen Vertragsbedingungen sind nach § 2 NachwG in einer Niederschrift festzuhalten und auszuhändigen. Eine Textform mit Empfangsbestätigung ist unter Bedingungen möglich, in den Branchen des § 2a SchwarzArbG nicht. Verstöße können mit bis zu 2.000 € Geldbuße geahndet werden (§ 4 NachwG).
- Vorlagen und Ablage in der Personalakte führen
Fristen und BVV 2027
Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren (§ 41 EStG), Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO). Entgeltunterlagen sind nach § 8 Abs. 2 BVV in elektronischer Form zu führen, ab 2027 ohne Befreiungsmöglichkeit (IKK classic).
- Löschkonzept für Fristen anlegen
Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Fragen zur Lohnabrechnung klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
Schwellen zwischen
10 und 50.
Auf dem Weg von 10 auf 50 Beschäftigte kommen Pflichten hinzu. Die Tabelle zeigt fünf Schwellen, die Ihre Anforderungen an die Software verändern.
| Schwelle | Regel | Bedeutung für HR-Software |
|---|---|---|
| 5 wahlberechtigte Arbeitnehmer | Betriebsrat kann gewählt werden (§ 1 BetrVG) | Bei Zeit- und Auswertungsfunktionen greift die Mitbestimmung (§ 87 BetrVG), siehe Betriebsrat einbinden |
| mehr als 10 Arbeitnehmer | Allgemeiner Kündigungsschutz bei in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern ohne Auszubildende, Teilzeit anteilig, mit Sonderregel für Arbeitsverhältnisse vor 2004 (§ 23 KSchG) | Verträge, Abmahnungen und Fristen sauber in der Akte halten |
| 20 Personen mit Datenverarbeitung | Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen mit ständiger automatisierter Verarbeitung (§ 38 BDSG) | Die Zählung betrifft Verarbeiter, nicht alle Beschäftigten |
| 20 Arbeitsplätze | Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen bei jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen (§ 154 SGB IX) | Arbeitsplätze zählen anders als Köpfe, die Software sollte Teilzeit abbilden |
| 50 Beschäftigte | Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 12 Abs. 2 HinSchG) | Ab hier gilt die Größenklasse der Seite HR-Software Mittelstand |
Die Schwellen zählen unterschiedlich: Arbeitnehmer, Beschäftigte, Arbeitsplätze oder Personen mit Datenverarbeitung. Prüfen Sie im Zweifel mit Ihrer Beratung, welche Zählweise gilt. Stand: Oktober 2026.
Neun Prüffragen für
die Auswahl.
Kleine Betriebe haben kein Auswahlteam. Neun Fragen reichen, um Angebote vergleichbar zu machen.
| Kriterium | Prüffrage an den Anbieter | Warum es bei 10 bis 50 zählt |
|---|---|---|
| Mindestnutzer | Gibt es eine Mindestmenge, und wie hoch ist der Preis je Person bei Ihrer Größe? | HRworks berechnet mindestens 20, HRlab mindestens 30 Nutzer |
| Preisbasis | Wer zählt als Nutzer, und gilt der Preis netto? | Zugänge für Führungskräfte und Ehemalige können mitzählen |
| Laufzeit | Wie lang ist die Mindestlaufzeit, wie ist die Kündigung? | Spannen von keiner Mindestlaufzeit bis 24 Monaten |
| Lohnexport | Läuft ein Probeexport mit Ihrer Kanzlei? | Ohne sauberen Export entsteht Doppelarbeit |
| Zeiterfassung | Sind Änderungen protokolliert, sehen Beschäftigte ihre Zeiten? | Nachweis im Streitfall |
| Datenschutz | Liegt ein AVV vor, wo werden Daten gehostet? | Pflicht nach Art. 28 DSGVO |
| Bedienung | Kommen Beschäftigte mobil zurecht, ohne Schulung? | Ohne Akzeptanz bleibt Excel im Parallelbetrieb |
| Support | Wer hilft bei Einrichtung, und was kostet es? | Support und Onboarding sind oft Zusatzposten |
| Ausstieg | Können Sie Daten vollständig exportieren? | Wechselfähigkeit schützt vor Abhängigkeit |
Gehen Sie mit zwei bis drei Anbietern in die Demo und lassen Sie dieselben Szenen zeigen: Eintritt, Urlaubsantrag, Zeitkorrektur und Lohnexport. Die Anleitung steht unter Demos bewerten, Anbieter finden Sie im Anbieterverzeichnis.
Einführung
in 30 Tagen.
Ein schlanker erster Release schlägt ein großes Projekt. Der Vorschlag setzt voraus, dass die Entscheidung für einen Anbieter gefallen ist und eine Person die Verantwortung trägt.
Woche 1: Ziel und Daten
Legen Sie Release 1 fest: Personalakte, Abwesenheit und Lohnexport. Sammeln Sie Stammdaten, Verträge und Urlaubsstände, bereinigen Sie Dubletten und klären Sie mit der Kanzlei das Exportformat. Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Woche 2: Konfiguration
Richten Sie Arbeitszeitmodelle, Urlaubsregeln, Feiertage und Rollen ein. Importieren Sie die Stammdaten und prüfen Sie Stichproben gegen die Originalakten. Halten Sie Abweichungen in einer Liste fest.
Woche 3: Test und Schulung
Fahren Sie einen Probeexport mit echten Daten an die Kanzlei und gleichen Sie ihn mit der letzten Abrechnung ab. Schulen Sie Beschäftigte in einer halben Stunde auf Urlaubsantrag und Zeiterfassung. Informieren Sie einen Betriebsrat, falls vorhanden.
Woche 4: Go-live und Nachbetreuung
Starten Sie direkt nach einem abgeschlossenen Lohnlauf, halten Sie die alte Liste noch einen Monat schreibgeschützt vor und prüfen Sie nach zwei Wochen Fehler, offene Fragen und Nutzung. Setzen Sie Zusatzmodule erst danach um.
| Aufgabe | Verantwortlich | Nachweis |
|---|---|---|
| Release 1 festlegen | Geschäftsführung | Kurzes Zielblatt mit Umfang und Stichtag |
| Stammdaten bereinigen | Büro | Liste ohne Dubletten, Pflichtfelder gefüllt |
| Exportformat klären | Büro und Steuerkanzlei | Probeexport ohne Rückfragen |
| Rollen und Rechte einrichten | Geschäftsführung | Rollenliste mit Zugriffen |
| AVV und Löschkonzept | Geschäftsführung, Datenschutz | Unterschriebener Vertrag, dokumentierte Fristen |
| Schulung der Beschäftigten | Büro | Kurzanleitung, Teilnahmeliste |
| Go-live-Entscheidung | Geschäftsführung | Abnahme nach abgeschlossenem Lohnlauf |
Der Zeitplan ist ein Planungsvorschlag von Find-Your-HR für ein Cloud-System im Standard und kein Messwert. Personio nennt als typische Einführungsdauer 4 bis 6 Wochen (Herstellerangabe, laut Personio-Profil). Der Bedarf an Zeit wächst mit Datenmenge, Sonderregeln und Schnittstellen. Hilfen: HR-Software-Auswahl und Betriebsrat einbinden.
Was kleine Projekte
ausbremst.
Fehlermuster
- Mit dem Funktionskatalog statt mit dem Lohnexport beginnen
- Mindestmenge und Grundgebühr nicht in den Preis einrechnen
- Die Steuerkanzlei erst nach der Vertragsunterschrift einbinden
- Alle Module gleichzeitig starten
- Zeiterfassung ohne Regeln für Korrekturen einführen
- Excel-Listen nach dem Start parallel weiterführen
Gegenmaßnahme
- Probeexport als erste Prüfung vor jedem Angebot
- Preis je Person bei der eigenen Größe rechnen
- Kanzlei im Auswahlprozess beteiligen
- Release 1 klein halten, Zusatzmodule nach vier Wochen
- Korrekturverfahren und Freigaben schriftlich regeln
- Alte Listen nach dem Stichtag sperren
Weitere Stolpersteine der Auswahlphase finden Sie in der HR-Software-Auswahl und in der Checkliste.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was kostet HR-Software für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Beschäftigten?
Das hängt vom Umfang ab. Aus veröffentlichten Listenpreisen ergeben sich netto für 15 Beschäftigte rund 60 € im Monat für Papershift Light Core, 120 € für Factorial Core und 180 € für HRlab Core, für 40 Beschäftigte 199 € für Papershift Core, 240 € für HRlab Core und 320 € für Factorial Core. Sage nennt nur ein Paket für 25 Mitarbeitende. Personio und HRworks nennen keine Preise. Dazu kommen Einrichtung, Support und die Lohnabrechnung. Details im Abschnitt Kosten.
Ab wie vielen Beschäftigten lohnt sich HR-Software?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Die Frage hängt davon ab, wie viel Zeit Abwesenheiten, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung kosten und ob Nachweise fehlen. Spätestens wenn Excel-Listen mehrfach gepflegt werden oder Fehler in der Lohnabrechnung auftreten, lohnt der Blick auf Software. Der Vergleich HR-Software gegen Excel hilft bei der Entscheidung.
Welche HR-Software passt für 10 Beschäftigte?
Bei 10 Beschäftigten spielen Mindestmengen die größte Rolle. HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, HRlab mindestens 30. Papershift Light richtet sich an Teams bis 15 Mitarbeitende, Factorial nennt auf der abgerufenen Preisseite keine Mindestmenge. Passend ist, was Ihre vier Kernbausteine abdeckt und bei Ihrer Größe nicht überproportional teuer wird.
Brauche ich als kleines Unternehmen eine Zeiterfassung?
Ja, die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit gilt nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts 1 ABR 22/21 grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, auch handschriftliche Aufzeichnungen sind möglich, sofern sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Der Referentenentwurf zur Novelle soll nach Fachberichten für Betriebe bis zehn Beschäftigte dauerhaft nichtelektronische Erfassung erlauben, er ist aber kein Gesetz. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht.
Kann der Steuerberater weiter den Lohn abrechnen?
Ja. Viele kleine Betriebe lassen die Lohnabrechnung bei der Steuerkanzlei, meist mit DATEV. Die HR-Software liefert dann Stunden, Abwesenheiten und Stammdaten als Export. Klären Sie vor der Auswahl, welches Format die Kanzlei erwartet, und fahren Sie einen Probeexport. Die Seite DATEV und HR-Software erläutert die Schnittstellen.
Was bedeutet Preis pro Nutzer und Monat?
Der Preis gilt für jede Person mit Zugang zum System, nicht nur für Personalverantwortliche. Bei HRworks zählt jede Person, die die Software einsetzt, bei HRlab alle Mitarbeitenden mit Zugang (Herstellerangaben). Prüfen Sie, ob Führungskräfte, Ehemalige und Bewerbende mitzählen, ob die Preise netto gelten und ob eine Mindestmenge berechnet wird.
Reicht Excel für 20 Beschäftigte?
Es kann reichen, wenn wenige Personen mit klaren Regeln arbeiten und der Zugriff begrenzt ist. Schwierig wird es bei Urlaubskonten, Zeitnachweisen und Löschfristen. Ab 2027 sind Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV in elektronischer Form zu führen. Die Tabelle im Abschnitt Excel oder Software zeigt, wo die Grenze liegt.
Muss ich einen Datenschutzbeauftragten benennen?
Nach § 38 BDSG müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Gezählt werden also Personen mit Datenverarbeitung, nicht automatisch alle Beschäftigten. Unabhängig davon gelten Art. 5, 28 und 32 DSGVO. Mehr: DSGVO und HR-Software.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, bei Cloud-Software, die Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Art. 28 DSGVO verlangt einen Vertrag mit dem Anbieter. Prüfen Sie außerdem Hosting-Ort, technische Maßnahmen und Löschkonzept. Fragen Sie den Anbieter nach dem Vertrag, bevor Sie echte Personendaten importieren.
Was gilt beim Mindestlohn 2026 und 2027?
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Bundesregierung). Die Minijob-Grenze liegt bei 603 € im Jahr 2026 und 633 € im Jahr 2027 (Minijob-Zentrale). Für Minijobs gilt eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Siehe Mindestlohn-Dokumentation.
Wie lange dauert die Einführung?
Für ein Cloud-System im Standard mit Personalakte, Abwesenheit und Lohnexport planen wir 30 Tage ein, das ist ein Planungsvorschlag von Find-Your-HR und kein Messwert. Personio nennt typisch 4 bis 6 Wochen (Herstellerangabe). Mehr Zeit brauchen Datenbereinigung, Sonderregeln und Schnittstellen.
Brauche ich die Zustimmung eines Betriebsrats?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das betrifft Zeit- und Auswertungsfunktionen. Betriebsräte können in Betrieben mit mindestens fünf wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden. Siehe Betriebsrat einbinden.
Was ändert sich 2027 bei den Entgeltunterlagen?
Nach § 8 Abs. 2 BVV sind bestimmte Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Eine Befreiung auf Antrag endet laut IKK classic zum 31. Dezember 2026, ab 2027 gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber, nur für Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei, wie sie die Ablage organisiert.
Worin unterscheiden sich Sage HR Suite und Sage HR?
Die Sage HR Suite ist das Produkt der Sage GmbH für Personalabrechnung und Personalwesen in Deutschland, als Desktop-Installation mit optionalen Cloud Services. Sage HR ist laut Sage eine Lösung für Unternehmen mit unter 250 Beschäftigten und wird auf der britischen Sage-Seite beschrieben. Prüfen Sie im Angebot immer den genauen Produktnamen. Details im Sage-HR-Suite-Profil.
Cloud oder lokale Installation für kleine Betriebe?
Personio, HRworks, Factorial, HRlab und Papershift sind browserbasierte Cloud-Anwendungen, bei denen der Anbieter Betrieb und Updates übernimmt. Die Sage HR Suite läuft laut Sage wahlweise als Desktop-Installation oder mit Hosting, die Cloud-Variante ist ausdrücklich hybrid (Herstellerangaben). Prüfen Sie Hosting-Ort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensicherung und Exportmöglichkeiten. Hintergrund: Cloud-HR im Vergleich.
Kann ich später den Anbieter wechseln?
Ja, wenn Sie Ihre Daten vollständig exportieren können und der Vertrag Fristen nennt. Fragen Sie vor der Unterschrift nach Exportformaten für Stammdaten, Dokumente und Zeiten, nach der Kündigungsfrist und nach der Löschung nach Vertragsende. Die Spannen sind groß: HRworks nennt keine Mindestlaufzeit, HRlab bei jährlicher Zahlung ein Jahr mit drei Monaten Kündigungsfrist, Papershift Light mindestens 24 Monate (Herstellerangaben).
Quellen und
Stand: Oktober 2026.
- Gesetze auf gesetze-im-internet.de: ArbSchG § 3, ArbZG § 16, MiLoG § 17, BUrlG § 3, NachwG § 2, BDSG § 38, BetrVG § 1, § 87, KSchG § 23, SGB IX § 154, HinSchG § 12, EStG § 41, AO § 147, BVV § 8
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) auf EUR-Lex
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 und BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
- Bundesregierung, Mindestlohn 2026 und 2027 sowie Minijob-Zentrale, Minijob-Grenze 2026 und 2027
- Destatis, Anteile kleiner und mittlerer Unternehmen 2024 (Wirtschaftsabschnitte B bis S ohne O und S94, Stand 12. August 2026) und Destatis, Definition KMU
- IKK classic, Entgeltunterlagen ab 2027 (veröffentlicht am 1. Juni 2026)
- Preise der Hersteller, abgerufen am 8. Oktober 2026: HRlab, Factorial, HRworks, Papershift, Papershift Light, Sage HR Suite; Personio und DATEV über die Anbieterprofile
- Anbieterprofile von Find-Your-HR: Personio, HRworks, Factorial, HRlab, Sage HR Suite, Papershift, DATEV
- Eigene Einordnung: Arbeitszeiterfassungspflicht, TCO von HR-Software, HR-Software Mittelstand
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