HR-Software für den Bau: Baulohn, SOKA-BAU und Zeiterfassung auf der Baustelle

HR-Software für Bauunternehmen muss Stunden mobil auf wechselnden Baustellen erfassen und jedem Bauvorhaben zuordnen. Sie muss die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz erfüllen und die Daten an ein Baulohnprogramm übergeben, das Sozialkassenbeiträge, Winterbau und das Ausgleichskonto nach Rahmentarifvertrag beherrscht. Dazu kommen die Verwaltung von Qualifikationen und Unterweisungen sowie die Dokumentation von Nachunternehmern. Personalakte, Recruiting und Onboarding sind wichtig, entscheiden im Bau aber selten über die Auswahl.

Das Baugewerbe gehört zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Arbeitgeber müssen deshalb nach § 17 Mindestlohngesetz Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Beschäftigte müssen zudem ihren Ausweis mitführen, und neue Beschäftigungen sind per Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn zu melden. Bei Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit müssen die Unterlagen schnell vorliegen.

SOKA-BAU ist der gemeinsame Name der Sozialkassen der Bauwirtschaft, die Urlaubsverfahren, Zusatzversorgung und Berufsbildung finanzieren. Betriebe im Geltungsbereich des Tarifvertrags über das Sozialkassenverfahren melden monatlich die beitragspflichtigen Bruttolöhne ihrer gewerblichen Arbeitnehmer, spätestens bis zum 15. des Folgemonats. Ab 1. Juli 2026 beträgt der Beitrag 19,8 Prozent im Westen und 18,3 Prozent im Osten. Für Angestellte gelten feste Monatsbeträge.

Ab 1. Januar 2027 nimmt SOKA-BAU Meldungen nur noch digital aus Baulohnprogrammen an, die von SOKA-BAU und dem ITSG zertifiziert sind und über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung übermitteln. Papier, Fax und formlose E-Mail sind dann nicht mehr möglich. Bauunternehmen, die Lohn heute mit allgemeiner Software oder manuell melden, sollten 2026 auf ein zertifiziertes Programm umstellen oder die Abrechnung an einen spezialisierten Dienstleister auslagern.

In der Schlechtwetterzeit vom 1. Dezember bis 31. März können Bauunternehmen für witterungs- oder auftragsbedingte Ausfälle Saison-Kurzarbeitergeld beantragen. Ergänzend gibt es Zuschuss-Wintergeld für den Einsatz von Arbeitszeitguthaben und Mehraufwands-Wintergeld für Arbeit in der kalten Jahreszeit. Finanziert wird das unter anderem über die Winterbeschäftigungs-Umlage, die im Bauhauptgewerbe 2026 befristet von 2,0 auf 1,0 Prozent halbiert ist. Die Baulohnsoftware muss Ausfallstunden, Guthabeneinsatz und Umlage automatisch berechnen.

Einen eigenen Branchenmindestlohn gibt es im Bauhauptgewerbe seit dem Auslaufen des Mindestlohntarifvertrags Ende 2021 nicht mehr. Es gilt der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde ab 1. Januar 2026, die Tariflöhne der unteren Lohngruppen regelt der Tarifvertrag zur Regelung der Löhne. In Baunebengewerben wie Dachdeckerhandwerk, Gerüstbau, Elektrohandwerk oder Malerhandwerk gelten dagegen eigene Branchenmindestlöhne. Die Software sollte das jeweilige Regelwerk je Betrieb abbilden können.

Für den Baulohn sind spezialisierte Programme wie BRZ, DATEV Lohn und Gehalt mit Baulohn-Modul oder HS Hamburger Software mit Baulohn-Modul verbreitet, die das Sozialkassenverfahren und Winterbau abbilden. Für die Zeiterfassung auf der Baustelle kommen mobile Lösungen wie 123erfasst aus der NEVARIS-Gruppe oder clockin für kleinere Betriebe in Frage. Allgemeine HR-Suiten wie Personio decken Personalakte und Recruiting ab, brauchen für die Lohnabrechnung aber eine Kopplung an ein Baulohnprogramm. Entscheidend ist, dass Zeiterfassung und Baulohn ohne Doppelerfassung zusammenspielen.

Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe sieht für gewerbliche Arbeitnehmer einen gleichbleibenden Monatslohn vor, unabhängig von den tatsächlich gearbeiteten Stunden. Mehr- und Minderstunden laufen auf ein individuelles Ausgleichskonto, das laut Tarifvertrag bis zu 150 Stunden Guthaben und bis zu 30 Stunden Schuld aufnehmen kann. Grundlage sind 178 Stunden in den Sommermonaten und 164 Stunden in den Wintermonaten Dezember bis März. Die Software muss Konto, Monatslohn und Ausfallzeiten getrennt führen und den Ausgleich innerhalb von zwölf Monaten nachhalten.

Ja. Zeiterfassungs-Apps mit Standort- oder GPS-Funktion sind geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen, und unterliegen deshalb der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. In der Betriebsvereinbarung sollten Zweck, Zeitpunkt der Ortung, Auswertungsrechte und Löschfristen geregelt werden. Datenschutzrechtlich gilt die Zweckbindung nach DSGVO, eine Ortung außerhalb der Arbeitszeit ist in der Regel unzulässig. Den Ablauf der Abstimmung beschreibt unsere Seite zum Betriebsrat im HR-Projekt.

Die meisten Anbieter im Bausegment arbeiten mit Preisen auf Anfrage, mobile Zeiterfassungs-Apps werden meist im Mietmodell je Nutzer abgerechnet. Kostentreiber sind die Zahl der gewerblichen Beschäftigten, Module für Baulohn, Winterbau und Nachkalkulation, Terminals oder Geräte für die Baustelle sowie die Datenübernahme. Für eine belastbare Planung sollten Lizenz, Einführung, Hardware und interner Aufwand über fünf Jahre gerechnet werden. Eine Vorlage dafür bietet unsere Seite zur Gesamtkostenrechnung von HR-Software.