Personio vs HRworks: Funktionen, Preise und Hosting im Vergleich
Personio oder HRworks, das entscheidet sich an vier Punkten: Wer rechnet die Löhne ab, wie wichtig sind Reisekosten, wie groß ist das Unternehmen und wo sollen die Daten liegen. Keiner der beiden Anbieter veröffentlicht Euro-Preise, beide verlangen ein Angebot. Kenjo kommt als dritte Option hinzu, wenn mobile Teams und Schichtplanung im Vordergrund stehen (alle Angaben nach Herstellerseiten, Stand: Oktober 2026).
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Personio oder HRworks: die Antwort in vier Punkten
Eine pauschal bessere Lösung gibt es nicht, weil beide Produkte unterschiedlich gebaut sind. Personio (Cloud-HR-Plattform aus München, gegründet 2015) bündelt Personalakte, Zeit, Recruiting und eine eigene Lohnabrechnung für Deutschland. HRworks (HR-Suite aus Freiburg, Ursprung 1998) kommt aus der Reisekostenabrechnung und bereitet die Lohnabrechnung für externe Programme vor. Die Unterschiede lassen sich in vier Punkten fassen.
Lohnabrechnung im System oder beim Steuerberater
Personio Payroll rechnet in Deutschland selbst ab und ist ITSG-zertifiziert. HRworks führt nach eigener Darstellung nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung aus und übergibt an Programme wie DATEV oder ADDISON. Wer die Abrechnung im selben System haben will, landet eher bei Personio.
Reisekosten als Kern oder als Zusatz
HRworks stammt aus der Reisekostenabrechnung und führt sie im Paket. Personio beschreibt ein Expense Management unter dem Produktnamen Circula, das nicht zu den Plänen Core und Core Pro zählt. Wer viel reist, vergleicht beides mit eigenen Belegen.
Größe und Vertragsbindung
Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte und ein Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. HRworks nennt 20 bis 500 Beschäftigte, mindestens 20 berechnete Nutzer und keine Mindestlaufzeit. Das ergibt unterschiedliche Risiken bei Wachstum und Ausstieg.
Hosting und Nachweise
HRworks nennt AWS in Irland und eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001. Personio nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022, einen Serverstandort nur in einer Broschüre von 2022 (AWS Frankfurt). Beide Angaben gehören in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wenn keines der beiden passt: Der Abschnitt Kenjo als dritte Option zeigt, wofür das Produkt belegt ist, und die Seiten Personio Alternativen und Personio vs. Factorial ordnen weitere Kandidaten ein.
Quellen: Personio, Preise, Personio Payroll, HRworks, Lohnabrechnung, HRworks, Preise und Pakete, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Vierzehn Kriterien nebeneinander
Die Tabelle fasst zusammen, was die Hersteller öffentlich nennen. Wo eine Angabe fehlt, steht das so da. Eine Wertung enthält die Tabelle nicht, weil die Gewichtung von Ihren Anforderungen abhängt; wie wir Kriterien gewichten, beschreibt die Methodik.
| Kriterium | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Herkunft | Gegründet 2015 in München, Personio SE & Co. KG (Herstellerangabe, Profil) | Ursprung 1998 in Freiburg im Breisgau, Büros in Berlin und Frankfurt am Main (Herstellerangabe) |
| Zielgröße | 10 bis 10.000 Beschäftigte (Herstellerangabe) | 20 bis 500 Beschäftigte (Herstellerangabe) |
| Pläne und Pakete | Core und Core Pro, Apps zubuchbar | HR WORKS und HR WORKS Pro |
| Preis | Auf Anfrage, keine Euro-Preise auf der Preisseite | Auf Anfrage, keine Euro-Preise auf der Preisseite |
| Abrechnungseinheit | Beschäftigte, Angebot nach Plan und Apps | Nutzer: jede Person mit Zugang, mindestens 20 werden berechnet |
| Mindestlaufzeit | 12 Monate beim Jahresabo | Keine Mindestlaufzeit |
| Einrichtung | Einmalige Gebühr nach Unternehmensgröße, Betrag nicht öffentlich | Nach Nutzerzahl, Beratung nach Stunden, Betrag nicht öffentlich |
| Lohnabrechnung | Personio Payroll nur in Deutschland, ITSG-zertifiziert, eigener Baustein | Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Abrechnung extern |
| Reisekosten | Expense Management unter dem Namen Circula, nicht in Core oder Core Pro | Im Paket, mit Belegerkennung und Kreditkartenimport (Herstellerangabe) |
| Zeiterfassung | In Core enthalten, Schichtplanung über Partner | Zeiterfassung und Abwesenheiten im Paket, per Smartphone möglich |
| Recruiting | Zubuchbare App in drei Größen | Bewerbermanagement im Funktionsumfang |
| DATEV | Schnittstelle zu LODAS sowie Lohn und Gehalt | Schnittstellen zu DATEV und ADDISON, DATEV-Marktplatz-Partner |
| Hosting | Broschüre von 2022 nennt AWS Frankfurt, Trust Center ohne Standort | AWS Irland laut FAQ |
| Nachweise | ISO/IEC 27001:2022 und 27017 laut Trust Center | ISO/IEC 27001 laut Faktenseite, Bitkom Prüfbericht 2025 als Badge |
Die Zeilen zu Hosting und Nachweisen vertiefen die Abschnitte DSGVO und Hosting und Preise. Beide Profile mit Quellen und Abrufdaten stehen im Profil Personio und im Profil HRworks.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, Fakten, HRworks, FAQ, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Für welche Unternehmensgröße passt welches System
Beide Hersteller nennen eine Zielgröße, und sie überlappen sich zwischen 20 und 500 Beschäftigten. Dort entscheiden nicht die Köpfe, sondern Betriebsform, Lohnabrechnung und Reisetätigkeit. Die Einordnung beruht auf Herstellerangaben und ersetzt keine Demo.
Passt eher, wenn
Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohn in einem System geführt werden sollen. Das Unternehmen wächst über 500 Beschäftigte hinaus, denn Personio nennt bis zu 10.000. Die Lohnabrechnung läuft in Deutschland und gehört nicht zu den ausgeschlossenen Branchen. Ein Jahresabo mit 12 Monaten ist akzeptabel.
- Mehrere Rechtseinheiten und öffentliche API verlangen Core Pro.
- Ausgeschlossen sind laut Hilfecenter öffentliche Hand, Baulohn, Landwirtschaft und Seeschifffahrt (Profil).
Passt eher, wenn
Die Lohnabrechnung beim Steuerberater oder Lohnbüro bleibt und HR nur vorbereiten soll. Es wird viel gereist, Belege sollen per App erfasst werden. Das Unternehmen liegt bei 20 bis 500 Beschäftigten, vor allem in Deutschland. Monatliche Kündbarkeit ist wichtig.
- Unter 20 Nutzern zahlen Sie trotzdem für 20.
- Über 500 Beschäftigte liegen außerhalb der genannten Zielgröße.
| Größe und Lage | Was die Herstellerangaben nahelegen | Was Sie klären |
|---|---|---|
| Unter 20 Beschäftigte | HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer. Personio nennt keine Mindestanzahl. | Angebot mit der tatsächlichen Nutzerzahl anfordern. Die Seite HR-Software für kleine Unternehmen ordnet kleinere Betriebe ein. |
| 20 bis 500 Beschäftigte | Beide nennen diese Spanne in ihrer Zielgröße. | Betriebsform, Lohnweg und Reisekosten entscheiden. Siehe HR-Software für den Mittelstand. |
| Über 500 Beschäftigte | HRworks nennt 500 als Obergrenze. Personio nennt bis 10.000. | Bei HRworks die Eignung schriftlich bestätigen lassen, bei Personio Plan und Rechtseinheiten klären. |
| Mehrere Länder | Personio Payroll gilt nur für Deutschland. HRworks nennt zu Österreich und Schweiz keine Abrechnung. | Länderabdeckung der Abrechnung vor der Demo abfragen. |
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Fakten, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Was beide im Alltag leisten
Alle Angaben sind Herstellerangaben. Ob eine Funktion Ihre Fälle abdeckt, zeigt nur eine Demo mit eigenen, anonymisierten Daten; Hinweise dazu bietet die Seite HR-Software Demos bewerten.
Personalakte und Workflows
Personio liefert in Core Employee Profiles, Dokumente mit eSignature-Grenzen, Analytics und Workflow-Automatisierung. HRworks nennt digitale Personalakte, Genehmigungsworkflows und ein Self-Service-Portal mit App.
Zeit und Abwesenheit
Time Tracking gehört bei Personio zu Core. HRworks führt Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und digitale Krankmeldungen im Paket. Für komplexe Schichtmodelle nennt Personio Partner, HRworks beschreibt dafür keine Funktion.
- Pflicht zur Zeiterfassung: Arbeitszeiterfassungspflicht
Reisekosten
HRworks nennt Belegerkennung, Kreditkartenimport und Wechselkurse für 143 Währungen. Das Expense Management von Personio heißt Circula und nennt Belegerfassung, Verpflegungspauschalen je Land, Kilometerberechnung und Genehmigungen.
- Mehr dazu: Reisekostenabrechnung Software
Recruiting
Personio bietet Recruiting als App in drei Größen mit 5, 25 oder unbegrenzt vielen Stellen. HRworks nennt Bewerbermanagement von der Stellenanzeige bis zum Onboarding im Funktionsumfang.
Talent und Entwicklung
Personio führt Performance, Compensation Management und Surveys als Apps. HRworks nennt 360-Grad-Feedback, Zielmanagement und Umfragen, erweiterte Personalentwicklung gehört zu HR WORKS Pro.
Auswertung und API
Personio vergibt die öffentliche API und OAuth ab Core Pro. HRworks nennt eine Produkt-API und Single Sign-on. Welche Daten über die Schnittstellen laufen, klärt das Angebot.
- Hintergrund: API und Exit-Strategie
Die Rolle der Zeiterfassung im Betriebsrat behandelt der Abschnitt DSGVO und Hosting. Eine Funktionsübersicht über alle Modulgruppen bietet die Seite HR-Software Funktionen.
Quellen: Personio, Preise, Personio, Expense Management, Profil Personio, Profil HRworks, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Welche steuerlichen Regeln ein Reisekostenmodul abbilden muss
Bei Reisekosten entscheidet nicht die Oberfläche, sondern ob das System die gesetzlichen Pauschalen und Fristen korrekt anwendet. Die Tabelle nennt die Regel und die Frage, die Sie beiden Anbietern in der Demo stellen.
| Prüfpunkt | Regel | Frage an Personio (Circula) und HRworks |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale im Inland | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG: 14 Euro für den Kalendertag ohne Übernachtung bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit | Werden die Beträge automatisch gesetzt, und wie wird bei gestellten Mahlzeiten gekürzt? |
| Dreimonatsfrist | § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG: Der Abzug ist bei derselben Tätigkeitsstätte auf drei Monate beschränkt, eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn | Warnt das System bei Wiederholungsreisenden vor dem Fristende? Öffentliche Herstellerseiten nennen das nicht. |
| Auslandspauschalen | Die Sätze je Land legt das Bundesfinanzministerium jährlich fest | HRworks nennt automatische Aktualisierung der Sätze (Herstellerangabe), bei Personio gilt die Angabe zu Verpflegungspauschalen je Land |
| A1-Bescheinigung und Kreditkarte | Kein eigener Rechtsbezug in dieser Tabelle | HRworks nennt einen A1-Workflow und den Import von Kreditkartenumsätzen (Herstellerangabe), bei Personio im Angebot erfragen |
So prüfen Sie es: Lassen Sie beide Anbieter zwanzig echte, anonymisierte Abrechnungen verarbeiten, darunter einen Auslandsfall und eine Reise mit mehreren Stationen. Die Rechtsangaben sind allgemeine Information und keine Steuerberatung. Mehr zum Thema: Reisekostenabrechnung Software.
Quellen: § 9 EStG, gesetze-im-internet.de, HRworks, Reisekostenabrechnung, Personio, Expense Management. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Was Personio und HRworks kosten: beide auf Anfrage
Weder Personio noch HRworks nennen auf ihren Preisseiten einen Euro-Betrag. Öffentlich sind die Abrechnungsregeln, und die unterscheiden sich deutlich. Ein Eurobetrag wäre hier erfunden. Stattdessen zeigt die Tabelle, was belegt ist.
| Baustein | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Listenpreis | Auf Anfrage nach Webdemo | Auf Anfrage |
| Abrechnung | Pro Beschäftigtem und Monat, Plan und Apps nach Angebot | Pro Nutzer und Monat, Stichtag letzter Tag des Monats |
| Mindestmenge | Keine Mindestanzahl genannt | Mindestens 20 Nutzer, in den ersten 6 Monaten mindestens die bestellte Lizenzzahl |
| Laufzeit | Jahresabo, Mindestlaufzeit 12 Monate | Keine Mindestlaufzeit, Kündigung zum Monatsende (Profil) |
| Rabatt | 10 % bei jährlicher Vorauszahlung auf Softwareleistungen | Nicht genannt |
| Einrichtung | Einmalige Gebühr nach Unternehmensgröße | Einrichtungsdauer und Kosten abhängig von der Nutzerzahl, Administratorenschulung 2 Tage |
| Support | Nicht auf der Preisseite beschrieben | Telefon und Ticket für Administratoren kostenlos, Beratung nach Verbrauch (Profil) |
| Lohnabrechnung | Personio Payroll als eigener Baustein pro Beschäftigtem und Monat | Kosten der externen Abrechnung kommen hinzu |
Anzahl der Lizenzen
Bei Personio zählen alle aktiven Nutzer zur Lizenzmenge (Profil), bei HRworks jede Person mit Zugang. Klären Sie, ob Führungskräfte, Ehemalige oder Externe mitzählen.
Plan oder Paket
Mehrere Rechtseinheiten und API verlangen bei Personio Core Pro. Bei HRworks trennt HR WORKS Pro erweiterte Personalentwicklung und KI-Funktionen vom Basispaket.
Zusatzbausteine
Recruiting, Performance, Payroll und Expense Management sind bei Personio eigene Posten. Bei HRworks kommt die externe Lohnabrechnung hinzu.
Einrichtung und Beratung
Personio erhebt eine einmalige Gebühr nach Größe, HRworks rechnet Beratung nach Verbrauch ab. Planen Sie ein Stundenbudget für Schnittstellen ein.
Laufzeit und Preisbindung
Zwölf Monate Bindung bei Personio gegen monatliche Kündbarkeit bei HRworks. Fragen Sie bei beiden nach Preisen bei Wachstum und nach der Anpassung bei Verlängerung.
Interner Aufwand
Eigene Projektstunden für Datenbereinigung, Rollen und Betriebsvereinbarung tauchen in keinem Angebot auf, gehören aber in jede Kalkulation.
Der Rechenansatz unten ersetzt kein Angebot. Wie Personio im Einzelnen kalkuliert, zeigt die Seite Personio Kosten und Preise. Preise weiterer Anbieter mit Quelle zeigt der HR Software Preisindex 2026, das Gesamtkostenmodell der HR-Software TCO.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, FAQ, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wie viele Lizenzen bezahlt werden
Ohne Listenpreis bleibt der Monatspreis eine Variable. Rechenbeispiel von Find-Your-HR nach den veröffentlichten Regeln, mit offenen Annahmen: Jede Person mit Zugang zählt als Lizenz, Gäste und Bewerbende bleiben außen vor. P steht für den Monatspreis je Lizenz aus Ihrem Angebot.
| Personen mit Zugang | Personio, Lizenzen pro Jahr | HRworks, berechnete Nutzer pro Monat |
|---|---|---|
| 12 | 12 × 12 × P = 144 × P | mindestens 20 (nicht 12) |
| 25 | 25 × 12 × P = 300 × P, mit 10 % Vorauszahlung 270 × P | 25 |
| 100 | 100 × 12 × P = 1.200 × P, mit 10 % Vorauszahlung 1.080 × P | 100 (ab 100 Lizenzen laut Profil ein fester Customer Success Manager) |
Hinzu kommen bei Personio die einmalige Einrichtung sowie Apps und Payroll, bei HRworks die Grundgebühr, Beratungsstunden und die Kosten der externen Lohnabrechnung. Die Angaben zu Grundgebühr und Support stammen aus dem Profil HRworks.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, Rechenschema von Find-Your-HR. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Lohnabrechnung: eigener Baustein oder Übergabe
Hier liegt der wichtigste Unterschied zwischen beiden Produkten. Personio rechnet in Deutschland selbst ab, HRworks bereitet vor und übergibt. Beides kann richtig sein, die Verantwortung für die Abrechnung bleibt in jedem Fall beim Arbeitgeber.
Abrechnung im selben System
Personio Payroll ist laut Hersteller ITSG-zertifiziert und nur in Deutschland verfügbar. Abgerechnet wird pro Beschäftigtem und Monat, für die Kommunikation mit Behörden fallen keine zusätzlichen Kosten an. Nach dem Hilfecenter (Profil, Stand 8. Oktober 2026) meldet das Modul unter anderem DEÜV-Meldungen und ELStAM-Anmeldungen und ruft die eAU ab.
- Nicht unterstützt: Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit und Netto-zu-Brutto.
- Ausgeschlossen: öffentliche Hand, Baulohn, Landwirtschaft und Seeschifffahrt.
Vorbereiten und übergeben
Auf der Produktseite heißt es, mit HR WORKS übernehme man lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Den Payroll-Prozess lagern Kunden an Steuerberater oder Lohnbüro aus, die Daten gehen per Schnittstelle an DATEV und ADDISON. Kooperierende Steuerkanzleien übernehmen laut Hersteller die Haftung für die Abrechnung (Profil).
- Meldeverfahren wie DEÜV und ELStAM laufen im externen Programm.
- Die Kosten der externen Abrechnung kommen zu HRworks hinzu.
Wer eine Alternative mit Abrechnung im selben System und Meldewesen sucht, findet Anbieter und Kriterien auf der Seite Payroll Software. Zur Schweiz und Österreich: Für Personio ist eine Swissdec-Zertifizierung nicht belegt, für HRworks liegt weder zu Swissdec noch zu ELDA eine Herstellerangabe vor (Profile).
Quellen: Personio Payroll, HRworks, Lohnabrechnung, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
DATEV, Lohn und Schnittstellen
Bei Mittelständlern mit Steuerkanzlei entscheidet oft die Lohnschnittstelle. Hinter dem Wort DATEV-Schnittstelle stehen unterschiedliche Datenströme, daher lohnt der Blick auf Richtung und Zielprogramm.
| Thema | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| DATEV-Zielprogramme | DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt | Schnittstellen zu DATEV und ADDISON, DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner |
| Daten an die Lohnabrechnung | Personalstammdaten, Fixgehälter, Stundenlöhne, Vergütungen, Abwesenheiten einschließlich Krankheiten | Stammdaten, Gehaltsdaten und Abwesenheiten (Profil) |
| Rückweg | Lohnabrechnungen und eAU-Bescheinigungen von DATEV nach Personio | Digitale Lohnabrechnungen aus DATEV lassen sich im System verteilen (Profil) |
| Einrichtungsdauer | Einige Stunden bis mehrere Wochen laut Hersteller | Nicht genannt |
| Weitere Lohnprogramme | ADDISON und andere laut Marketplace (Profil) | Zahlreiche Lohnprogramme laut Hersteller, das Profil nennt über 30 |
| Andere Systeme | Über 200 Integrationen, darunter Okta und Microsoft Entra ID ab Core Pro | SAP, Microsoft Dynamics, Marktplatz für Integrationen (Profil) |
Schnittstellen sind Herstellerangaben und in der Demo mit Ihrem Lohnprozess zu prüfen. Neu bei DATEV: Laut DATEV-Pressemitteilung vom 16. Juli 2025 startete ein bidirektionaler Lohnaustauschdatenservice auf REST-Basis, der grundsätzlich allen HR-Software-Anbietern offensteht. Als erste Partner nennt DATEV HR WORKS, taxmaro und Factorial, Personio wird dort nicht genannt. Ob Personio den Dienst inzwischen anbietet, klären Sie im Angebot. Tiefer geht die Seite DATEV HR-Integration, zur Frage der Lohnabrechnung insgesamt hilft die Seite Payroll Software.
Quellen: Personio, DATEV-Integration, Personio, Preise, HRworks, Lohnabrechnung, DATEV-Pressemitteilung, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wo die Daten liegen und welche Nachweise öffentlich sind
Beide Anbieter sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO, sobald Sie Personaldaten einspeisen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Unterauftragnehmer und die tatsächlichen Standorte prüfen Sie im Angebot. Was öffentlich steht, zeigt diese Übersicht.
Hosting und Nachweise
Eine Sicherheitsbroschüre vom 24. Februar 2022 nennt AWS-Server in der EU, Region Frankfurt. Das Trust Center nennt keinen Standort, aber ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27017. SOC 2, BSI C5 und TISAX sind dort nicht gelistet (Profil, Stand der Prüfung 8. Oktober 2026).
- Standort bei Vertragsschluss schriftlich bestätigen lassen.
- Eine Angabe von 2022 ist kein Beleg für heute.
Hosting und Nachweise
Laut FAQ liegt der Server in der EU im AWS-Hochsicherheitszentrum in Irland, die Daten sind mit AES-256 verschlüsselt. Die Faktenseite nennt eine Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001 und ein Badge Bitkom Prüfbericht. SOC 2, BSI C5 und TISAX sind öffentlich nicht belegt.
- Bei Kündigung stehen Stammdaten als Berichte und ZIP-Archive bereit, danach löscht der Hersteller die Daten.
- Das Badge zu Bitkom belegt keinen Prüfumfang, ihn erfragen.
Mitbestimmung: Elektronische Zeiterfassung und Auswertungen können nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein, wenn ein Betriebsrat besteht. Zur Pflicht selbst: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Systems ein Mitbestimmungsrecht, die Einführung selbst kann er nicht erzwingen (Entscheidung des BAG). Beide Hersteller bieten rollenbasierte Zugriffe, eine eigene Aussage zu Betriebsvereinbarungen finden wir öffentlich bei keinem. Mehr dazu auf den Seiten Mitbestimmung bei HR-Software und DSGVO in der HR-Software. Zertifikate allgemein ordnet Sicherheitsnachweise bei HR-Software-Anbietern ein.
Quellen: HRworks, FAQ, HRworks, Fakten, Profil Personio, Art. 28 DSGVO, DSGVO, EUR-Lex, § 87 BetrVG, BAG, 1 ABR 22/21. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wie lange die Einführung dauert und was sie bindet
Die Dauer hängt von Datenqualität, Schnittstellen und Ihrem eigenen Aufwand ab. Belegt sind nur wenige Zahlen, und diese stammen von den Herstellern.
| Thema | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Typische Dauer | 4 bis 6 Wochen laut Personio HR-Lexikon (Profil, Herstellerangabe) | Keine Dauer genannt, Software laut FAQ spätestens am Tag nach Angebotsannahme verfügbar |
| Schulung | Nicht auf der Preisseite beschrieben | Administratorenschulung über 2 Tage, auch online |
| Begleitung | Einrichtungsgebühr nach Größe | Ab 100 Lizenzen fester Customer Success Manager (Profil) |
| Datenübernahme | Importe nach Anforderung klären | ASCII-Import für Altdaten (Profil) |
| Ausstieg | Kündigungsfrist und Export auf der Preisseite nicht beschrieben (Profil) | Export als Berichte und ZIP-Archive, danach Löschung |
Planen Sie eigene Projektstunden für Datenbereinigung, Rollenkonzept und Betriebsvereinbarung ein. Den Ablauf eines Projekts beschreibt HR-Software einführen, den Systemwechsel Wechsel des HR-Systems.
Quellen: Profil Personio, Profil HRworks, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Kenjo als dritte Option
Kenjo (Kenjo GmbH, gegründet 2017 in Berlin laut Hersteller) wird in Suchanfragen auch zusammen mit HRworks gesucht. Auf find-your-hr.de gibt es dazu bislang kein Profil, deshalb stehen hier nur Angaben, die die Herstellerseiten am 13. Oktober 2026 belegen. Eine Wertung folgt daraus nicht.
| Kriterium | Kenjo laut Herstellerseite | Einordnung |
|---|---|---|
| Herkunft | Gegründet 2017 in Berlin, Büros in Berlin, Madrid, Zürich und Mexiko-Stadt, mehr als 1.000 Kunden (Herstellerangabe) | Kundenzahl ist eine Herstellerangabe ohne Stichtag. |
| Zielgruppe | Kleine und mittlere Unternehmen mit mobilen Teams, Branchen wie Einzelhandel, Gesundheit, Fertigung, Bildung und Logistik | Der Preisrechner reicht bis über 800 Mitarbeitende, eine Zielgröße nennt die Seite nicht. |
| Pläne | Starter, Growth und Connect, Recruiting als Add-on, Terminal für Zeiterfassung ab Growth, APIs ab Connect | Planzuordnung vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen. |
| Preis | Pro Mitarbeitendem und Monat, monatlich oder jährlich mit 10 % Ersparnis beworben | Beträge je Plan waren in der abgerufenen Fassung nicht eindeutig lesbar, deshalb nennen wir keine. |
| Testphase | 14 Tage kostenlos für Starter und Growth, Connect über eine Demo | Mindestlaufzeit und Mindestnutzerzahl nennt die Seite nicht. |
| Lohn | Vorbereitende Lohnabrechnung, Schnittstellen unter anderem zu DATEV, SD Worx, ADP und Hübner & Hübner | Eigene vollständige Abrechnung wird nicht beschrieben. |
| Zeit und Schicht | Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung per App und Terminal | Schwerpunkt bei mobilen Teams, nach Selbstdarstellung. |
| Hosting | Hochsicherheits-Rechenzentren, kein Standort und keine Zertifikatsnamen genannt | Standort und Nachweise im Angebot abfragen. |
Was Kenjo öffentlich nennt
Drei Pläne, ein Recruiting-Add-on, Schichtplanung, Abwesenheiten, Zeiterfassung per App und Terminal, vorbereitende Lohnabrechnung und Schnittstellen zu DATEV, SD Worx und anderen Lohnanbietern. Dazu Integrationen zu Microsoft Entra ID, Google Workspace, Slack und Microsoft Teams.
Was die Seiten nicht klären
Serverstandort, Zertifikate, Mindestlaufzeit, Mindestnutzerzahl, Einrichtungsgebühr und die Beträge je Plan. Auch die FAQ zu Rechenzentren und Verschlüsselung enthält in der abgerufenen Fassung keinen Antworttext.
Was Sie anfragen
Fordern Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer, Standort und Planzuordnung schriftlich an. Prüfen Sie die DATEV-Schnittstelle mit Ihrer Kanzlei und rechnen Sie mit der Nutzerzahl, die Sie wirklich brauchen.
Gegenüber den beiden anderen Kandidaten gilt: Kenjo nennt Schichtplanung und Terminals in den Plänen, Personio verweist dafür auf Partner, HRworks beschreibt sie nicht. Dafür fehlen bei Kenjo öffentliche Angaben zu Standort und Zertifikaten. Weitere Kandidaten ordnet der Überblick der HR-Software-Anbieter ein, wenn ein Kenjo-Profil fehlt.
Quellen: Kenjo, Startseite, Kenjo, Preise, Kenjo, Integrationen, Kenjo, Über Kenjo, Kenjo, Sicherheit. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Drei typische Konstellationen im Mittelstand
Die Konstellationen sind Typisierungen von Find-Your-HR und keine Kundenfälle. Sie zeigen Tendenzen, die eine Demo mit Ihren Daten nicht ersetzen.
Dienstleister mit 120 Beschäftigten
Wenig Reisen, Recruiting über mehrere Standorte, Abrechnung soll im selben System laufen. Tendenz zu Personio, weil Recruiting-App und Personio Payroll zusammenpassen. Prüfen Sie, ob die Lohnarten abgedeckt sind, etwa Altersteilzeit, die nicht unterstützt wird.
Mittelständler mit 300 Beschäftigten und Außendienst
Viele Reisekosten, Lohnabrechnung bei der Kanzlei in DATEV. Tendenz zu HRworks, weil Reisekosten im Paket stehen und die Abrechnung extern bleibt. Prüfen Sie Schichtlogik und Obergrenze von 500 Beschäftigten bei Wachstum.
Filiale oder Team mit 80 Beschäftigten und Schichten
Mobile Teams, Dienstpläne, Terminal am Eingang. Hier lohnt neben Personio mit Schicht-Partner und HRworks auch Kenjo einen Blick, weil Schichtplanung und Terminal dort in den Plänen stehen. Prüfen Sie Datenstandort und Zertifikate.
Hybride Lösungen mit zwei Systemen sind kein Selbstzweck: Sie bedeuten zwei Verträge, zwei Auftragsverarbeitungsverträge und eine Stammdaten-Synchronisation. Passt keine Konstellation, hilft die HR-Software Shortlist weiter, für den Ausbau mit Spezialisten die Schichtplanung und Personaleinsatzplanung.
Quellen: eigene Typisierung von Find-Your-HR, Profil Personio, Profil HRworks, Kenjo, Preise. Stand: Oktober 2026.
In sechs Schritten zur Entscheidung
Die Schritte funktionieren für jedes Paar, auch mit Kenjo als drittem Kandidaten. Sie ersetzen weder Demo noch Betriebsvereinbarung.
Lohnweg festlegen
Klären Sie, ob die Abrechnung im HR-System oder bei Steuerberater oder Lohnbüro läuft. Davon hängt ab, ob Personio Payroll überhaupt in Frage kommt.
Reisetätigkeit messen
Zählen Sie Abrechnungen pro Monat und Auslandsfälle. Testen Sie die Reisekosten beider Anbieter mit zwanzig anonymisierten Belegen.
Größe in drei Jahren schätzen
Prüfen Sie die Zielgröße (20 bis 500 bei HRworks, 10 bis 10.000 bei Personio) gegen Ihre Planung und gegen das Mindestnutzermodell.
Hosting und Nachweise abfragen
Fordern Sie Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer und Zertifikate schriftlich an und vergleichen Sie sie mit den öffentlichen Angaben.
Gleiche Basis anfragen
Fragen Sie bei allen Kandidaten dieselbe Nutzerzahl, dieselben Module und dieselbe Laufzeit an, sonst sind Angebote nicht vergleichbar.
Demo mit Echtfällen
Spielen Sie Ihre Schicht-, Abwesenheits- und Lohnfälle durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Hilfe bieten Shortlist und Checkliste.
Quellen: Methodik, HR-Software Demos bewerten, eigene Erfahrungswerte von Find-Your-HR. Stand: Oktober 2026.
Fragen zu Personio, HRworks und Kenjo
Was ist der Unterschied zwischen Personio und HRworks?
Personio ist eine Cloud-HR-Plattform aus München mit eigener Lohnabrechnung für Deutschland, HRworks eine HR-Suite aus Freiburg mit Ursprung in der Reisekostenabrechnung. HRworks bereitet die Lohnabrechnung nur vor und übergibt sie an Programme wie DATEV oder ADDISON. Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte, HRworks 20 bis 500 (Herstellerangaben, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Was kostet Personio im Vergleich zu HRworks?
Beide Anbieter veröffentlichen keine Euro-Preise, der Preis steht nur im individuellen Angebot. Bei Personio sind ein Jahresabo mit 12 Monaten, eine einmalige Einrichtungsgebühr und 10 Prozent Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung öffentlich. Bei HRworks sind mindestens 20 berechnete Nutzer und keine Mindestlaufzeit öffentlich (Herstellerseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Welches System passt besser zu einem Mittelständler mit Außendienst und vielen Reisekosten?
Das lässt sich nur mit eigenen Belegen entscheiden. HRworks führt Reisekosten im Paket und nennt Belegerkennung, Kreditkartenimport und 143 Währungen. Personio beschreibt ein Expense Management unter dem Namen Circula, das nicht zu Core oder Core Pro zählt. Lassen Sie beide mit zwanzig anonymisierten Abrechnungen inklusive Auslandsfall testen.
Kann Personio die Lohnabrechnung selbst durchführen, und HRworks auch?
Personio Payroll rechnet in Deutschland selbst ab und ist ITSG-zertifiziert (personio.com, abgerufen am 13. Oktober 2026). HRworks übernimmt nach eigener Darstellung nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung, die Abrechnung läuft bei Steuerberatung oder Lohnbüro in DATEV oder ADDISON. Für Österreich und die Schweiz liegt bei keinem eine Herstellerangabe zur Abrechnung vor.
Welche DATEV-Schnittstelle bieten Personio und HRworks?
Personio verbindet sich mit DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt und bringt Abrechnungen und eAU-Bescheinigungen zurück. HRworks nennt Schnittstellen zu DATEV und ADDISON und ist DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner. Welche Datenströme Ihre Kanzlei erwartet, klären Sie vor der Demo (Herstellerseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wo werden die Daten von Personio und HRworks gespeichert?
HRworks nennt laut FAQ den AWS-Standort Irland innerhalb der EU. Personio nennt in einer Sicherheitsbroschüre vom 24. Februar 2022 die AWS-Region Frankfurt, das Trust Center nennt keinen Standort. Lassen Sie den Standort im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO festschreiben (Stand: Oktober 2026).
Welche Mindestlaufzeit haben Personio und HRworks?
Personio verlangt beim Jahresabo mindestens 12 Monate Laufzeit. HRworks nennt auf der Preisseite keine Mindestlaufzeit, in den ersten 6 Monaten gilt aber mindestens die bestellte Lizenzzahl als Untergrenze. Kündigungsfristen und Datenexport sollten Sie bei beiden schriftlich bestätigen lassen (Herstellerseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wie viele Beschäftigte sollte ein Unternehmen für HRworks und für Personio mindestens haben?
HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, ein Unternehmen mit 12 Zugängen zahlt also für 20 (Rechenbeispiel von Find-Your-HR nach der Preisseite). Personio nennt eine Eignung für 10 bis 10.000 Beschäftigte, aber keine Mindestanzahl. Für sehr kleine Teams lohnt der Blick in HR-Software für kleine Unternehmen.
Ist Kenjo eine Alternative zu Personio und HRworks?
Kenjo kommt in Frage, wenn mobile Teams, Schichtplanung und Zeiterfassung per App oder Terminal im Vordergrund stehen. Die Herstellerseite nennt Berlin als Gründungsort 2017, mehr als 1.000 Kunden und eine vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Schnittstelle. Standort und Zertifikate nennt die Seite nicht, sie gehören ins Angebot.
Hat Kenjo eine DATEV-Schnittstelle?
Ja, Kenjo führt DATEV auf seiner Integrationsseite unter Lohn- und Gehaltsabrechnung, neben SD Worx, ADP, deel und anderen (kenjo.io, abgerufen am 13. Oktober 2026). Welche Daten in welche Richtung laufen, nennt die Seite nicht. Das klären Sie vor Vertragsschluss.
Wie gut ist die Zeiterfassung bei Personio und HRworks, und was gilt für Schichtmodelle?
Beide führen Zeiterfassung und Abwesenheiten im Paket, HRworks auch per Smartphone. Für komplexe Schichtmodelle nennt Personio Partner im Marketplace, HRworks beschreibt dafür keine Funktion. Prüfen Sie Zuschläge und Rotationen in der Demo und beachten Sie die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn ein Betriebsrat besteht.
Gibt es eine kostenlose Testphase bei Personio, HRworks und Kenjo?
HRworks nennt einen kostenlosen Test, die Dauer klären Sie mit dem Anbieter. Kenjo nennt 14 Tage kostenlos für Starter und Growth. Auf der abgerufenen Preisseite von Personio steht keine Testphase, dort ist eine Webdemo der Weg zum Angebot (Herstellerseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Welche Zertifikate nennen Personio und HRworks öffentlich?
Personio nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27017, HRworks nennt eine Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001. SOC 2, BSI C5 und TISAX sind bei beiden öffentlich nicht belegt, das heißt nicht, dass sie fehlen (Profile, Stand der Prüfung 8. Oktober 2026). Fragen Sie sie in der Ausschreibung ab.
Wie unterscheidet sich dieser Vergleich von anderen Vergleichsseiten im Netz?
Find-Your-HR ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und kein Bewertungsportal. Wir nutzen nur Herstellerseiten, Gesetze und Behörden als Quellen, nennen Abrufdaten und lassen Lücken offen, statt zu schätzen. Bewertungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Die Kriterien beschreibt die Methodik.
Was kostet Kenjo im Vergleich zu Personio und HRworks?
Kenjo rechnet pro Mitarbeitendem und Monat und bewirbt bei jährlicher Zahlung 10 Prozent Ersparnis. Die Beträge je Plan waren auf der abgerufenen Preisseite nicht eindeutig lesbar, deshalb nennen wir keine Zahl. Mindestlaufzeit, Mindestnutzerzahl und Einrichtungskosten nennt die Seite nicht (kenjo.io, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wie wechselt man von Personio zu HRworks oder umgekehrt, ohne Daten zu verlieren?
Ein Wechsel gelingt mit einem Datenexport, einer Bereinigung der Stammdaten und einer Parallelphase. HRworks bietet bei Kündigung Berichte und ZIP-Archive, bei Personio beschreibt die Preisseite den Export nicht. Vereinbaren Sie Format, Frist und Löschung im Vertrag; den Ablauf zeigt die Seite Wechsel des HR-Systems.
Wie diese Seite entstanden ist
Stand: Oktober 2026, Abrufdatum aller Quellen: 13. Oktober 2026, sofern nicht anders genannt. Herstellerangaben sind als solche gekennzeichnet. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Preise nennen wir nur, wenn der Hersteller sie öffentlich ausweist. Das Rechenbeispiel ist ein Rechenbeispiel von Find-Your-HR mit offenen Annahmen. Die Kriterien beschreibt die Methodik. Weitere Vergleiche: Personio vs. rexx Systems, Personio vs. SAP SuccessFactors. Die Rechtshinweise sind allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Hersteller Personio: Personio, Preise, Personio Payroll, Personio, DATEV-Integration, Personio, Expense Management. Hersteller HRworks: HRworks, Preise und Pakete, HRworks, Fakten, HRworks, Lohnabrechnung, HRworks, FAQ. Hersteller Kenjo: Kenjo, Startseite, Kenjo, Preise, Kenjo, Integrationen, Kenjo, Über Kenjo, Kenjo, Sicherheit. Recht: § 87 BetrVG, gesetze-im-internet.de, § 9 EStG, gesetze-im-internet.de, BAG, 1 ABR 22/21, DATEV-Pressemitteilung vom 16. Juli 2025, Art. 28 DSGVO, dsgvo-gesetz.de, DSGVO, EUR-Lex. Eigene Seiten: Profil Personio, Profil HRworks, Personio Kosten und Preise, HR-Software für den Mittelstand, HR-Software Übersicht. Alle Quellen abgerufen am 13. Oktober 2026.
Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR
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