HR-Software für Mittelstand und KMU: Anbieter, Kosten und Pflichten 2026
Mit 50 bis 499 Beschäftigten brauchen Sie eine HR Software, die Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohnvorbereitung in einem System bündelt, ohne den Aufwand einer Konzernsuite. Ob Sie als KMU oder als kleines Unternehmen zählen, regelt die EU-Empfehlung 2003/361/EG: KMU haben weniger als 250 Beschäftigte, kleine Unternehmen weniger als 50. Das IfM Bonn fasst Mittelstand dagegen über die Einheit von Eigentum und Leitung. Alle Anbieter nebeneinander finden Sie unter HR Software Anbieter im Vergleich, den Einstieg in die Auswahl im HR Software Vergleich.
- Für Geschäftsführung und Personalabteilung in Unternehmen mit etwa 50 bis 499 Beschäftigten im DACH-Raum.
- Wo Anbieter einen Einstiegspreis nennen, liegt er bei 4 bis 20 Euro je Beschäftigtem und Monat. Zehn von 21 Anbietern im Preisindex nennen keinen (Oktober 2026).
- Ab 50 Beschäftigten ist auch eine interne Meldestelle nach HinSchG Pflicht.
Mit welchen Gesamtkosten Sie rechnen müssen, steht unter Was kostet HR Software. Bei der Vorauswahl der Anbieter hilft die HR Software Shortlist.
Was bedeutet Mittelstand und KMU für die HR-Software?
Mittelstand und KMU werden im Alltag gleichgesetzt, meinen aber Verschiedenes. Für die Auswahl von HR-Software zählen zwei Dinge: die Beschäftigtenzahl, an die Pflichten und Preismodelle anknüpfen, und die Frage, wer das Unternehmen führt und kontrolliert. Eine Empfehlung nach Unternehmensgröße finden Sie unter beste HR-Software 2026.
| Kategorie (EU-Empfehlung 2003/361/EG) | Beschäftigte | Jahresumsatz | oder Jahresbilanzsumme |
|---|---|---|---|
| Mittleres Unternehmen | weniger als 250 | höchstens 50 Mio. Euro | höchstens 43 Mio. Euro |
| Kleines Unternehmen | weniger als 50 | höchstens 10 Mio. Euro | höchstens 10 Mio. Euro |
| Kleinstunternehmen | weniger als 10 | höchstens 2 Mio. Euro | höchstens 2 Mio. Euro |
Quelle: Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (2003/361/EG), Anhang Artikel 2, EUR-Lex, CELEX 32003H0361, abgerufen am 11.10.2026. Die Beschäftigtenzahl ist Pflichtmerkmal, dazu darf entweder der Umsatz oder die Bilanzsumme die Grenze nicht überschreiten.
KMU nach EU-Empfehlung
Die Empfehlung legt Größenklassen für Statistik und Förderung fest. Ein Unternehmen mit 249 Beschäftigten und 40 Mio. Euro Umsatz ist danach mittelgroß, eines mit 251 Beschäftigten nicht mehr. Die Destatis übernimmt die Klassen in Anlehnung an die Empfehlung und zählt Unternehmen mit über 249 Beschäftigten oder über 50 Mio. Euro Umsatz zu den Großunternehmen (abgerufen am 11.10.2026).
Mittelstand nach IfM Bonn
Das IfM Bonn definiert Mittelstand qualitativ über die Einheit von Eigentum und Leitung. Quantitativ gilt ein Unternehmen als mittelständisch, wenn bis zu zwei natürliche Personen oder ihre Familienangehörigen mindestens 50 % der Anteile halten und der Geschäftsführung angehören. Auch Unternehmen mit 500 oder mehr Beschäftigten oder über 50 Mio. Euro Jahresumsatz können dazugehören (abgerufen am 11.10.2026).
Womit wir hier rechnen
Eine HR-Software kennt weder Eigentümerstruktur noch Umsatzklasse, sie reagiert auf Beschäftigtenzahl, Standorte, Länder und Betriebsrat. Find-Your-HR versteht unter „Mittelstand“ deshalb Unternehmen mit 50 bis 499 Beschäftigten. Das ist unsere Arbeitsdefinition, keine Norm. Für kleinere Betriebe gibt es die Seite HR-Software für kleine Unternehmen, für größere die Seite HR-Software für große Unternehmen.
Zu den KMU zählen auch Kleinst- und kleine Unternehmen. Suchen Sie HR-Software für ein KMU mit weniger als 50 Beschäftigten, finden Sie passende Preise, Pflichten und Anbieter unter HR-Software für kleine Unternehmen. Gemeint sind dort Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten, nicht Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Statistik: Destatis, Kleine und mittlere Unternehmen, Berichtsjahr 2024, abgerufen am 11.10.2026: 99,3 % der Unternehmen gehören zu den KMU, auf sie entfallen 54 % der tätigen Personen. Definition IfM Bonn: ifm-bonn.org, abgerufen am 11.10.2026.
Personalmanagement-Software im Mittelstand: vom Excel-Flickenteppich zum digitalen HR-Kern
Für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist HR-Software heute ein Standardwerkzeug und kein Luxus mehr. Gemeint sind Cloud-Systeme für Recruiting, digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Lohnvorbereitung, gemeint sind Unternehmen mit 50 bis 499 Beschäftigten. Typisch ist eine HR-Abteilung mit ein bis fünf Vollzeitkräften, die Personalakten, Bewerbungen, Arbeitszeiten und Urlaubsanträge für mehrere Hundert Mitarbeitende verwaltet, oft noch parallel in Excel-Listen, Papierakten und E-Mail-Postfächern. Wie groß der Rückstand einmal war, zeigt eine Bitkom-Erhebung von 2020 im Auftrag von Personio: Damals hatten nur 8 % der befragten Mittelständler ihre Personalabteilung „fast vollständig digitalisiert“, bei Betrieben mit 50 bis 99 Mitarbeitenden sogar nur 0,4 %. Das war vor dem Digitalisierungsschub durch Corona und vor der KI-Welle. Die Zahlen zeigen den Ausgangspunkt, nicht den heutigen Stand.
Das Problem im Mittelstand
Mittelständische Personalabteilungen stehen zwischen zwei Stühlen: Sie sind zu groß für Zettelwirtschaft, aber zu klein für die IT-Budgets und Implementierungsteams eines Konzerns. In derselben Bitkom-Erhebung von 2020 verbrachten HR-Fachkräfte im Schnitt 42 % ihrer Arbeitszeit, rund 17 Stunden pro Woche, mit Verwaltungsroutine statt mit strategischer Personalarbeit, und 89 % der Befragten empfanden das als zu viel. Diese Werte dürften sich seither verschoben haben, der Druck ist aber geblieben: In der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2026“ nennen 70 % der Unternehmen den Fachkräftemangel als zentrales Hemmnis der Digitalisierung. Ohne ein zentrales System, das HR-Software-Funktionen wie Recruiting, digitale Personalakte und Zeiterfassung bündelt, bleibt die Verwaltung zersplittert, fehleranfällig und schwer prüfbar. Das wiegt umso schwerer, je genauer Mindestlohn-Dokumentation, Arbeitszeiterfassung und DSGVO kontrolliert werden.
Die Lösung: Software, die zur Größe passt
Moderne HR-Software für den Mittelstand ist modular aufgebaut: Sie zahlen pro Mitarbeitendem und Monat und buchen nur die Module, die Sie wirklich brauchen, von der digitalen Personalakte über Bewerbermanagement bis zur Zeiterfassung. Wer noch unsicher ist, was HR-Software genau leistet und wie sie sich von reiner Lohnsoftware unterscheidet, findet dort die Grundlagen. Anbieter wie Personio, HRworks (Freiburg, Zielgröße 20 bis 500 Beschäftigte laut Hersteller) oder rexx systems (HR-Suite, Hamburg, laut Hersteller 100 bis 50.000 Mitarbeitende) nennen Mittelständler als Zielgruppe. Welche Zielgrößen die Hersteller selbst angeben, zeigt der Anbietervergleich weiter unten.
Besonderheiten für Österreich und die Schweiz
Die rechtlichen Punkte im Abschnitt Compliance gehen von deutschem Recht aus. Haben Sie Standorte in Österreich oder der Schweiz, kommt Folgendes hinzu: In der Schweiz gilt statt der DSGVO das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG/revFADP), das eigene Vorgaben zu Auskunftsrechten und Datenübermittlung ins Ausland macht; die Mitbestimmung bei der Einführung von Personalsoftware regelt dort in der Regel das Mitwirkungsgesetz statt § 87 BetrVG. In Österreich tritt an die Stelle des BetrVG das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das dem Betriebsrat bei der Einführung von Kontrollsystemen ebenfalls ein Mitbestimmungsrecht einräumt (§ 96 ArbVG), und die Arbeitszeitdokumentation folgt dem österreichischen Arbeitszeitgesetz statt dem deutschen Referenzrahmen. Was dort im Einzelnen gilt, lesen Sie unter HR-Software Österreich und HR-Software Schweiz. Wollen Sie Standorte in mehreren DACH-Ländern in einem System führen, fragen Sie gezielt, wie der Anbieter österreichisches und Schweizer Recht abdeckt, denn viele deutsche Anbieter decken diese Anforderungen nur teilweise oder über Partner ab.
HR Software für KMU und kleine Unternehmen: welche Lösung zu welcher Größenklasse passt
Für die Softwarewahl zählt weniger, ob Sie als KMU oder als Mittelstand gelten, sondern wie groß Ihr HR-Team ist, in wie vielen Ländern Sie arbeiten und wie viel IT-Kapazität Sie haben. Die erste Tabelle zeigt typische Ausgangslagen, die zweite Anforderungen, gesetzliche Schwellen und Hersteller mit passender Zielgröße. Wie sich der Markt nach Unternehmensgröße aufteilt, steht unter HR-Software Markt in Deutschland 2026.
| Größenklasse | Typische Ausgangslage | Sinnvoller Startumfang | Im Pilot prüfen |
|---|---|---|---|
| Kleinstunternehmen bis 9 Beschäftigte |
Geschäftsführung erledigt HR nebenbei, das Steuerbüro rechnet den Lohn ab. | Abwesenheiten, bei Bedarf Zeiterfassung, schlanke digitale Akte. | Probeexport mit dem Steuerbüro, Altlisten nach Go-live einfrieren, Mindestnutzerzahl des Tarifs. |
| Kleine Unternehmen 10 bis 49 Beschäftigte |
Eine HR-Person oder Teilzeitstelle, Onboarding noch per E-Mail und Checkliste. Was in dieser Größe zählt, steht unter HR-Software für kleine Unternehmen. | Onboarding-Checklisten, Abwesenheiten, Spesen, Dokumentenpakete. | Genehmigungswege, DATEV-Zuordnung von Lohnarten und Kostenstellen, Rollen für Führungskräfte. |
| Mittlere Unternehmen 50 bis 249 Beschäftigte |
HR-Team mit ein bis drei Personen, mehrere Systeme nebeneinander. | Core HR, Recruiting, Zeit, Payroll-Vorbereitung. | Durchgängiger Fall von der Bewerbung bis zum Lohnlauf, SSO und SCIM, Reporting-Export. |
| Oberer Mittelstand 250 bis 499 Beschäftigte |
Mehrere Standorte, Betriebsrat, tarifliche Zuschläge, Schichtmodelle. | Entscheidung über das führende System für Person und Kostenstelle, danach Zeitwirtschaft. | Rückwirkende Korrekturen, Zuschlagslogik, Rezertifizierung von Rollen, Release-Praxis des Anbieters. |
| International wachsend erste Auslandsteams |
Beschäftigte in weiteren Ländern, keine eigene Landesgesellschaft. | Länderpakete für Onboarding und Abwesenheit, Entscheidung zwischen eigener Gesellschaft und Employer of Record (Dienstleister, der Beschäftigte im Ausland rechtlich anstellt). | Datenübergabe zwischen HR-System und Auslandspartner, Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO. |
Ausgangslage, Startumfang und Pilot geben die Einschätzung von Find-Your-HR wieder, sie sind keine Norm.
Typische Anforderungen an HR-Software je Größenklasse
| Größenklasse | Typische Anforderungen (Einschätzung von Find-Your-HR) | Gesetzliche Schwellen (Norm) | Hersteller mit passender Zielgröße (laut Hersteller) |
|---|---|---|---|
| 10 bis 49 siehe Seite für kleine Unternehmen |
Personalakte, Abwesenheit, Zeiterfassung, fehlerarmer Lohnexport an die Kanzlei. Mindestmengen und Grundgebühren schlagen stark auf den Preis je Person durch. | Betriebsrat ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern möglich (§ 1 BetrVG). Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen mit ständiger automatisierter Datenverarbeitung (§ 38 BDSG). | Papershift (Teams bis 15 mit Light-Angebot), HRlab (mindestens 30 Nutzer), HRworks Preise (mindestens 20 Nutzer). Mehr in unserem Ratgeber für kleine Unternehmen. |
| 50 bis 249 mittlere Unternehmen |
Durchgängiger Prozess von Bewerbung bis Lohnexport, Rollen und Genehmigungen für Führungskräfte, SSO, erste Kennzahlen, Meldestelle für Hinweisgeber, Zeiterfassung mit Änderungsprotokoll. | Ab 50 Beschäftigten interne Meldestelle (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Über 100 ständig beschäftigte Arbeitnehmer: Wirtschaftsausschuss (§ 106 BetrVG). Über 200 Beschäftigte: individueller Auskunftsanspruch (§ 12 Abs. 1 EntgTranspG). | Personio (10 bis 10.000), HRworks (20 bis 500), HRlab (20 bis 2.000), Factorial (KMU, keine feste Spanne), rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500), VEDA (laut Investcorp 150 bis 5.000). |
| 250 bis 499 oberer Mittelstand |
Mehrere Standorte und Rechtseinheiten, Tarif- und Zuschlagslogik, Betriebsvereinbarungen, Rezertifizierung von Rollen, Schnittstellen zu ERP und Finanzbuchhaltung, belastbare Entgeltauswertungen. | Auskunftsanspruch über 200 Beschäftigte (§ 12 EntgTranspG). Bericht zur Entgeltgleichheit für lageberichtspflichtige Arbeitgeber über 500 Beschäftigte (§ 21 EntgTranspG), also unmittelbar oberhalb dieser Klasse. | P&I LOGA (ab 250), rexx systems (bis 50.000), Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA, Personio (Mid-Market 200 bis 1.000 laut Startseite), HRlab (bis 2.000). |
Quellen: Gesetze auf gesetze-im-internet.de (BetrVG § 1 und § 106, BDSG § 38, HinSchG § 12, EntgTranspG § 12 und § 21), abgerufen am 11.10.2026. Die Zielgrößen nennen die Hersteller selbst, übernommen aus den Anbieterprofilen von Find-Your-HR (abgerufen am 8. und 9.10.2026). Ob ein System in Ihrem Fall passt, verrät die Zielgröße allein nicht.
Zur Orientierung bei den Preisen für kleine Teams (Stand: Oktober 2026): HRlab nennt für Core 6,00 Euro pro Nutzer und Monat bei mindestens 30 Nutzern, Zusatzmodule je Nutzer und Monat 2,00 bis 3,00 Euro (Time & Absence Premium 3,00 Euro, übrige Add-ons 2,00 Euro; hrlab.de/preise, abgerufen am 12. Oktober 2026). Die Preise von Papershift, Factorial, P&I und weiteren Anbietern finden Sie im Abschnitt Kosten und im Preisindex. Wie Zeiterfassung und Lohn zusammenspielen, vertiefen Zeit und Workforce Management und Payroll-Software.
Elf Kriterien für die Auswahl im Mittelstand
Die Kriterien erweitern die sechs Matching-Kriterien der Methodik von Find-Your-HR um Fragen, die ab 50 Beschäftigten häufiger entscheiden. In Prozent gewichtet wird hier nicht, denn laut Methodik schließt ein verfehltes Muss-Kriterium einen Anbieter aus. Wenn Sie selbst gewichten wollen, hilft die Nutzwertanalyse.
| Kriterium | Prüffrage an den Anbieter | Warum es im Mittelstand zählt | Was die Hersteller dazu sagen |
|---|---|---|---|
| 1. Zielgröße und Mindestmenge | Liegt Ihre Beschäftigtenzahl in der Spanne, und gibt es eine Mindestabnahme? | Mindestmengen verteuern den Preis je Person bei kleineren Teams, bei 200 Beschäftigten spielen sie kaum eine Rolle. | HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, HRlab bei Core und Core Premium mindestens 30 (Preisindex, Abruf 10.10.2026). |
| 2. Zählweise und Preisbasis | Wer zählt als Nutzer, gilt der Preis netto, und was kommt zur Lizenz hinzu? | Bei Zugängen für alle Beschäftigten entspricht die Nutzerzahl der Belegschaft, Führungskräfte und Ehemalige können mitzählen. | Personio zählt alle aktiven Nutzer zur Lizenzmenge. Papershift nennt netto, Factorial macht in der Preisliste keine Angabe. |
| 3. Lohnabrechnung | Rechnet das System selbst ab oder bereitet es nur vor, und für welche Länder? | Eigene Abrechnung verschiebt Verantwortung und Kosten vom Steuerberater ins Haus, sie senkt sie nicht automatisch. | Personio Payroll nur in Deutschland, ITSG-zertifiziert laut Meldung vom 10.04.2024. HRworks bereitet vor, die Abrechnung läuft in DATEV oder ADDISON. Welche Systeme selbst abrechnen, sehen Sie im Überblick zu Payroll-Software. |
| 4. DATEV und Steuerberater | Läuft ein Probeexport mit Ihren Lohnarten und Kostenstellen? | Ohne sauberen Export entsteht monatlich Doppelarbeit mit Kanzlei oder Lohnbüro. | Schnittstellen zu DATEV nennen unter anderem Personio, HRworks, HRlab und Papershift. Worauf es bei der Anbindung ankommt, steht unter DATEV und HR-Software. |
| 5. Zeit, Schicht und Zuschläge | Bildet das System Ihre Zuschläge, Pausen und Ruhezeiten ab, oder braucht es einen Partner? | Ab Mehrschichtbetrieb und Tarifbindung entscheidet die Regellogik, nicht die Oberfläche. | Personio verweist für komplexe Schichtmodelle auf Partner wie ATOSS. Papershift bildet Nacht- und Wochenendzuschläge im Paket Professional ab. |
| 6. Rollen, SSO und mehrere Rechtseinheiten | Gibt es Rollenmodell, SSO, API und mehrere Gesellschaften in einem Mandanten? | Mit mehreren Standorten und Gesellschaften wachsen Rechte- und Provisionierungsfragen. | Personio: unbegrenzte Legal Entities, Public API, Okta und Microsoft Entra ID erst im Plan Core Pro. |
| 7. Datenschutz und Sicherheitsnachweise | Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, wo liegen die Daten, welche Zertifikate gibt es? | Personaldaten sind sensibel, die Prüfung durch Datenschutz und Betriebsrat verlängert sonst den Zeitplan. | ISO/IEC 27001 nennen unter anderem Personio, HRworks und Factorial. BSI C5 und TISAX nennen Personio und HRworks nicht. Was die einzelnen Nachweise bedeuten, erklärt unser Ratgeber Sicherheitsnachweise. |
| 8. DACH-Fähigkeit | Sind Swissdec und ELDA nachgewiesen, falls Sie in der Schweiz oder in Österreich abrechnen? | Für Standorte außerhalb Deutschlands zählt das Meldeverfahren, nicht die Sprache der Oberfläche. | In der Swissdec-Herstellerliste stehen Abacus und Infoniqa (heute Suiteify). Personio und HRworks nennen weder Swissdec noch ELDA. Was in den Ländern gilt, lesen Sie unter Österreich, Schweiz. |
| 9. Betriebsrat und Mitbestimmung | Gibt es Rollen, Protokolle und Auswertungsgrenzen für eine Betriebsvereinbarung? | Zeit- und Auswertungsfunktionen unterliegen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, die Verhandlung bestimmt oft den Go-live. | Zu Auswertungen für den Betriebsrat sagen Personio und HRworks nichts, fragen Sie das gezielt ab. Wie Sie das Gremium mitnehmen, zeigen Betriebsrat einbinden und Betriebsvereinbarung. |
| 10. Meldestelle für Hinweise | Gibt es ein Hinweisgebersystem mit Vertraulichkeit und Löschfristen? | Ab 50 Beschäftigten ist eine interne Meldestelle Pflicht (§ 12 Abs. 2 HinSchG). | Hinweisgeber-Funktionen nennen Personio (App Whistleblowing), HRlab (Meldestelle), Factorial und rexx systems (Modul). |
| 11. Vertrag, Laufzeit und Ausstieg | Welche Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und welches Exportformat gelten? | Mehrjährige Bindung und proprietäre Formate erschweren den Wechsel. | HRworks: keine Mindestvertragslaufzeit. Personio und Sage HR Suite: 12 Monate. Papershift Light: 24 Monate. |
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR (Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems, Abacus, Sage HR Suite, Suiteify, Papershift), abgerufen am 8. bis 10.10.2026; Preisindex, Stand 10.10.2026; Methodik von Find-Your-HR, Version 2.0. Die Prüffragen stammen von Find-Your-HR. Wie es danach weitergeht, zeigen unsere Ratgeber zu Lastenheft, Shortlist und Demos bewerten.
Welche HR-Software passt zum Mittelstand? Neun Anbieter im Vergleich
Hier stehen neun Anbieter nebeneinander, die nach eigener Aussage Unternehmen mit 50 bis 499 Beschäftigten bedienen oder diese Spanne einschließen. Alle Angaben stammen von den Herstellern selbst, zusammengetragen in den Anbieterprofilen von Find-Your-HR (abgerufen am 8. bis 10.10.2026). Nennt ein Hersteller keinen Preis, steht dort „auf Anfrage“. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.
| Anbieter | Zielgröße laut Hersteller | Kernumfang | Veröffentlichter Preis | Lohn und DATEV | Vertrag und Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Personio Cloud-HR, München, 2015 |
10 bis 10.000 Beschäftigte | Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohnabrechnung (nur Deutschland) in einer Plattform | Auf Anfrage | Schnittstellen zu DATEV LODAS und Lohn und Gehalt. Eigene Abrechnung mit ITSG-Zertifikat laut Meldung vom 10.04.2024 | Jahresabo, 12 Monate Mindestlaufzeit, einmalige Einrichtungsgebühr |
| HRworks Cloud-HR, Freiburg |
20 bis 500 Beschäftigte | Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekosten und Spesen | Auf Anfrage, mindestens 20 Nutzer | Bereitet die Lohnabrechnung vor, Abrechnung in DATEV oder ADDISON, Schnittstellen zu über 30 Lohnprogrammen | Keine Mindestvertragslaufzeit, Kündigung zum Monatsende |
| HRlab Berlin, 2016 |
20 bis 2.000 Beschäftigte | Modular: Personalakte, Zeitwirtschaft, Recruiting, Personalentwicklung | Core 6,00 €, Core Premium 7,00 € je Nutzer und Monat, mindestens 30 Nutzer, zuzüglich Mehrwertsteuer | Übergabe an DATEV oder Addison, Abrechnung dort | Support, Monitoring und Wartung laut Preisliste enthalten |
| Factorial Barcelona |
KMU und Mittelstand, keine feste Spanne | All-in-One: Personalverwaltung, Zeiterfassung, Recruiting, Spesen | Core ab 8 € je Nutzer und Monat, weitere Module auf Anfrage | Vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Schnittstelle | Laufzeit und Kündigung ohne Angebot nicht einsehbar. ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 im Trust Center |
| rexx systems Hamburg, 2000 |
100 bis 50.000 Beschäftigte | Modulare Suite: Personalverwaltung, Recruiting, Zeitwirtschaft, Talentmanagement | Auf Anfrage | Vorbereitende Abrechnung, Schnittstellen zu DATEV und weiteren Systemen | Laufzeit und Kündigung im Angebot klären. ISO 27001:2022 laut Trust Center |
| Abacus Umantis St. Gallen, Schweiz |
SmartKMU: 100 bis 500 Beschäftigte | 16 Module vom Bewerbermanagement bis zur Lohnabrechnung Schweiz | Auf Anfrage | Lohnabrechnung Schweiz (Swissdec certified plus), Lohnservice Deutschland als Dienstleistung | SmartKMU laut Hersteller in wenigen Wochen live |
| Sage HR Suite Frankfurt am Main |
Große und mittelgroße Unternehmen | Personalabrechnung mit optionalen HR-Modulen, hybrides Betriebsmodell | Personalabrechnung ab 39 € im Monat (Paket für 25 Mitarbeitende, netto). Lohnabrechnung Cloud ab 6,50 € je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer | Eigene Abrechnung, ITSG-Zertifikat laut Sage | 12 Monate Mindestlaufzeit bei der Suite |
| P&I LOGA Wiesbaden, 1968 |
Ab 250 Mitarbeitende | Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, Recruiting | Ab 20 € je Mitarbeiter*in und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer (Untergrenze) | Eigene Abrechnung im System | Laufzeit und Kündigung im Angebot klären |
| Suiteify Wels, früher Infoniqa |
Keine feste Spanne | Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz, optional HR, Zeit, Outsourcing | Payroll-Modul ab 4,00 € je Mitarbeitendem , HR auf Anfrage | Lohn für DE, AT und CH. Swissdec-Zertifikate in der Herstellerliste noch unter Infoniqa | Vertragspartner und Produktname vor Vertragsschluss klären |
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR, eigene Recherche zu den Angaben der Hersteller (personio.com, hrworks.de, hrlab.de, factorialhr.de, rexx-systems.com, umantis.com, sage.com, pi-ag.com, suiteify.com), abgerufen am 8. bis 10.10.2026; Swissdec-Herstellerliste (swissdec.ch). Preise netto, soweit nicht anders vermerkt. Zielgrößen und Leistungsumfang geben die Hersteller selbst an. Stand: Oktober 2026.
In der Spalte „Vertrag und Nachweis“ steht nur, was die Hersteller veröffentlichen. Wie lange eine Einführung dauert, sagen die meisten nicht. Welche Angaben es dazu gibt, lesen Sie im Leitfaden zur Einführung. Wenn Sie Personio mit anderen Systemen vergleichen wollen, helfen die Personio-Alternativen.
Neun Anbieter im Detail
Je Anbieter lesen Sie, was der Hersteller selbst angibt und was Sie vor der Entscheidung schriftlich klären sollten. Rankings, Wachstumszahlen und Bewertungen aus der Fachpresse lassen wir weg. Grundlage sind die Angaben der Hersteller und die Anbieterprofile von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026.
Personio: Plattform für Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohn
Die Personio SE & Co. KG sitzt in München und wurde 2015 gegründet. Der Hersteller nennt eine Zielgröße von 10 bis 10.000 Beschäftigten und die Pläne Core und Core Pro. Core umfasst Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Reporting. Mehrere Legal Entities, Workforce Planning, Public API sowie Okta und Microsoft Entra ID gehören zu Core Pro. Personio Payroll gibt es nur für Deutschland und ist laut Meldung vom 10.04.2024 ITSG-zertifiziert. Preise veröffentlicht Personio nicht, Details stehen unter Personio Kosten und Preise. Bekannt sind ein Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit und eine einmalige Einrichtungsgebühr. Für komplexe Schichtmodelle verweist der Marketplace auf Partner wie ATOSS. Prüfen Sie, wer als aktiver Nutzer zur Lizenzmenge zählt.
HRworks: Personalverwaltung und Reisekosten mit Kanzleianbindung
HRworks ist eine Cloud-HR-Software der HRworks GmbH aus Freiburg im Breisgau mit einer Zielgröße von 20 bis 500 Beschäftigten. Das Produkt bündelt Personalverwaltung, Zeitwirtschaft sowie Reisekosten und Spesen und bereitet die Lohnabrechnung für externe Programme wie DATEV oder ADDISON vor. Die eigentliche Abrechnung samt Meldungen erledigt die Kanzlei oder das Lohnbüro, deren Kosten kommen hinzu. Euro-Preise veröffentlicht HRworks nicht, wohl aber die Regeln: Abrechnung je Nutzer und Monat, mindestens 20 Nutzer, keine Mindestvertragslaufzeit, Kündigung zum Monatsende. Als Sicherheitsnachweis nennt HRworks ISO/IEC 27001 und Hosting bei AWS in Irland. Swissdec und ELDA nennt HRworks nicht. Wer in Österreich oder der Schweiz abrechnet, sollte das vorab klären. Wie sich Personio, HRworks und Kenjo unterscheiden, zeigt der Vergleich Personio vs. HRworks mit Kenjo.
HRlab: modulare HR-Software mit veröffentlichten Listenpreisen
HRlab (HRlab GmbH, Berlin, gegründet 2016) nennt Mittelstand von 20 bis 2.000 Beschäftigten als Zielgröße. Es ist einer der wenigen Anbieter mit Listenpreisen: Core ab 6,00 Euro und Core Premium ab 7,00 Euro je Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, mindestens 30 Nutzer, Zusatzmodule für Zeit, Recruiting und Talent 2,00 bis 3,00 Euro je Nutzer und Monat. Die Entgeltabrechnung bleibt bei DATEV oder Addison, HRlab übergibt Stamm- und Bewegungsdaten und bietet seit 2023 eAU-Abfragen. Auf der Funktionsübersicht beschreibt der Hersteller eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. In welchem Paket die Meldestelle steckt, sagt die Preisliste nicht. Wie HRlab mit der Mitbestimmung bei Zeiterfassung oder Geofencing umgeht, veröffentlicht der Hersteller ebenfalls nicht. Lassen Sie sich das erklären, bevor Sie mit dem Betriebsrat sprechen.
Factorial: All-in-One-Plattform für KMU
Factorial ist eine HR-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen ohne feste Mitarbeitendenspanne. Core kostet ab 8 Euro je Nutzer und Monat. Ob netto oder brutto, sagt die Preisliste nicht. Zeitmanagement, Talentmanagement und weitere Module kosten laut Hersteller extra und sind nur im Angebot sichtbar. Die deutsche Lohnabrechnung ist vorbereitend und läuft über DATEV, Sage oder ein anderes Programm. Im Trust Center stehen ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type 2, SOC 3 und ENS RD311/2022 High. Ein Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gehört zum Funktionsumfang. Mindestlaufzeit, Kündigung und Einrichtung sehen Sie erst im Angebot. Swissdec und ELDA nennt Factorial nicht.
rexx systems: modulare Suite für wachsende Unternehmen
rexx systems (rexx systems GmbH, Hamburg, gegründet 2000) ist eine inhabergeführte HR-Suite mit Modulen für Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft, Skill- und Talentmanagement sowie Whistleblowing. Der Hersteller nennt eine Skalierung von 100 bis 50.000 Mitarbeitenden und rund 3.000 Kunden, die Zahlen weichen je nach Seite voneinander ab. Der Preis richtet sich nach Beschäftigten, Modulen, Betriebsform (Cloud oder On-Premise), Beratung und Schnittstellen. Euro-Beträge, Mindestlaufzeit und Kündigung veröffentlicht rexx nicht. Die Lohnabrechnung ist vorbereitend, Schnittstellen zu DATEV und weiteren Entgeltabrechnungen sind vorhanden. Das Trust Center nennt ISO 27001:2022 mit Auditor TÜV Nord, BSI C5, TISAX und SOC 2 sind dort nicht aufgeführt.
Abacus Umantis: Schweizer HR-Suite mit Swissdec-Payroll
Abacus Umantis ist die HR-Suite der Abacus Umantis AG in St. Gallen, einer Tochter der Abacus Research AG. Die Suite umfasst 16 Module vom Bewerbermanagement bis zur Lohnabrechnung für die Schweiz und ist als Paket SmartKMU (100 bis 500 Mitarbeitende, vorkonfiguriert, laut Hersteller in wenigen Wochen live) oder Flex erhältlich. Die Swissdec-Liste führt Abacus Lohnbuchhaltung als swissdec certified plus mit der Zertifikatsnummer 1003.21. Für Deutschland beschreibt der Hersteller einen Lohnservice als Dienstleistung, eine Lohnabrechnung für Österreich nennt Abacus nicht. Preise für Lizenz und Einrichtung sowie die Mindestlaufzeit veröffentlicht Abacus ebenfalls nicht. Gehostet wird laut Abacus bei NTT in Deutschland und der Schweiz.
Sage HR Suite: Abrechnungssoftware mit HR-Modulen
Die Sage HR Suite stammt von der Sage GmbH in Frankfurt am Main, Teil der britischen Sage Group. Sie ist eine Personalabrechnung für Deutschland mit optionalen HR-Modulen, Desktop mit Cloud-Services. Sage nennt die Personalabrechnung ab 39 Euro im Monat für ein Paket mit 25 Mitarbeitenden bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit, die Lohnabrechnung in der Cloud ab 6,50 Euro (Plus ab 8,50 Euro) je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Ein Servicepaket, bei dem Sage Teile der Abrechnung übernimmt, beginnt bei 9,50 Euro mit 36 Monaten Laufzeit. Das ITSG-Zertifikat nennt Sage selbst. Zu ELDA, Swissdec und zur Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sagt Sage nichts, klären Sie das vor Vertragsschluss. Das Produkt ist nicht mit dem separaten Angebot „Sage HR“ gleichzusetzen.
P&I LOGA: Abrechnung und HR-Cloud ab 250 Beschäftigten
Die Personal & Informatik AG (P&I) in Wiesbaden wurde 1968 gegründet und vermarktet die Cloud-HR-Plattform heute als LogaHR. Sie verbindet Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Recruiting. P&I nennt 250 Mitarbeitende als Untergrenze der Zielgröße und betont öffentliche Hand sowie Gesundheits- und Sozialwesen. Veröffentlicht ist ein Einstiegspreis ab 20 Euro je Monat und Mitarbeiter*in zuzüglich Mehrwertsteuer. Er ist eine Untergrenze, Module, HR-as-a-Service und Einführung gibt es auf Anfrage. Kleinere Teams mit 50 bis 150 Beschäftigten spricht P&I nicht an. Zu ELDA, Swissdec, DATEV-Schnittstellen und Betriebsrat veröffentlicht P&I nichts (Stand 10/2026), das klären Sie im Gespräch.
Suiteify (früher Infoniqa): Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz
Suiteify mit Sitz in Wels (Österreich) firmierte bis vor Kurzem als Infoniqa. Der Hersteller bietet Lohnabrechnung für Deutschland, Österreich und die Schweiz, dazu Zeiterfassung, Personalmanagement und Payroll-Outsourcing. Für ein Payroll-Modul nennt Suiteify ab 4,00 Euro je Mitarbeitendem, ohne Zeitraum, Mindestmenge oder Hinweis auf netto. HR und Outsourcing gibt es auf Anfrage. Die Swissdec-Liste führt Infoniqa Schweiz AG mit zwei Produkten, Meldungen in Österreich laufen laut Suiteify über ELDA, einen unabhängigen Nachweis dafür nennt der Anbieter nicht. Ein ITSG-Zertifikat nennt der Anbieter nicht. Klären Sie vor Vertragsschluss, welche Gesellschaft Vertragspartner ist und unter welchem Produktnamen die Software geführt wird.
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR mit Herstellerquellen (personio.com, hrworks.de, hrlab.de, factorialhr.de, rexx-systems.com, umantis.com, sage.com, pi-ag.com, suiteify.com), Swissdec-Herstellerliste, abgerufen am 8. bis 10.10.2026. Zielgrößen, Kundenzahlen und Leistungsumfang geben die Hersteller selbst an.
Alle Profile und weitere Anbieter wie Papershift, VEDA, ATOSS oder softgarden stehen in der Übersicht der HR-Software-Anbieter. Für Konzerne zeigen Workday und SAP SuccessFactors die andere Seite der Größenskala. Wie sich die beiden Konzernlösungen unterscheiden, zeigt der Vergleich SAP SuccessFactors vs. Workday.
Welche Anbieter zu welcher Größe passen
Zugeordnet ist nach den Zielgrößen, die die Hersteller selbst nennen. Eine Rangfolge oder Empfehlung ist das nicht, denn ob ein System passt, hängt auch von Branche, Lohnmodell und Schnittstellen ab. Mehr zu jedem Anbieter steht in seinem Profil.
| Größenklasse | Anbieter, deren Zielgröße passt | Worauf bei dieser Größe zu achten ist |
|---|---|---|
| 50 bis 99 Beschäftigte |
Papershift (Pakete ab 16 Mitarbeitenden), HRlab, HRworks, Factorial, Personio, Sage HR Suite. | Mindestmenge und Grundgebühr in den Preis einrechnen, Probeexport zur Kanzlei, Betriebsrat früh klären, Meldestelle ab 50 Beschäftigten einrichten. |
| 100 bis 249 Beschäftigte |
Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500), VEDA (ab 150), Sage HR Suite. | Durchgängiger Fall von Bewerbung bis Lohnexport, Rollen und SSO, Wirtschaftsausschuss ab über 100 Arbeitnehmern beachten, Auskunftsprozess für Entgeltfragen ab über 200 Beschäftigten vorbereiten. |
| 250 bis 499 Beschäftigte |
P&I LOGA (ab 250), rexx systems, Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA, Personio (Mid-Market laut Startseite 200 bis 1.000), HRlab (bis 2.000), HRworks (Zielgröße endet bei 500). | Führendes System für Person und Kostenstelle festlegen, Zuschläge und Tarife prüfen, Projektteam mit Product Owner bilden, Abgrenzung zu HR-Software für große Unternehmen beachten. |
Anbieter nach Aufgabe statt nach Größe
Zeit, Schicht und Einsatzplanung
Papershift (Schichtbetriebe, Preise je Mitarbeitende), ATOSS (Workforce Management, Preis auf Anfrage) und Quinyx. Worauf es bei Zeit und Schicht ankommt, lesen Sie unter Zeit und Workforce Management und Schichtplanung.
Lohn und Kanzleianbindung
DATEV (Produktpreise ohne Bezugsgröße), SD Worx (Software und Outsourcing, Preis auf Anfrage), Suiteify (früher Infoniqa, Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz) und Sage HR Suite. Wie die Systeme abrechnen, vergleicht unser Leitfaden Payroll-Software.
Recruiting
softgarden nennt einen Pauschalpreis ab 199 Euro im Monat für das Paket Core, einen Preis je Beschäftigtem gibt es nicht (Preisindex, Abruf 10.10.2026). Weitere Recruiting-Systeme finden Sie unter Recruiting und ATS-Software.
Branchenlösungen
zvoove für Zeitarbeit und gastromatic für Gastronomie. Was einzelne Branchen brauchen, steht auf den Seiten zu Zeitarbeit, Fertigung, Handel und Gesundheitswesen.
Talent und Skills
Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung und Nachfolge behandelt der Beitrag Talent und Performance Management, Skill Matrix und Kompetenzmodelle die Seite Skill und Kompetenzmanagement Software.
Gesamtüberblick
Alle Profile und Vergleiche stehen in der Übersicht der HR-Software-Anbieter. Für Konzerne zeigen Workday und SAP SuccessFactors die Gegenseite der Größenskala.
Quellen: Anbieterprofile und Preisindex von Find-Your-HR, Herstellerangaben laut Preisindex, abgerufen am 10.10.2026. Die Aufteilung nach Aufgaben ist eine Einordnung von Find-Your-HR.
Die sechs Kernbausteine jeder HR-Software
Nicht jedes Unternehmen braucht jedes Modul, aber diese sechs Bausteine bilden das Fundament, auf dem sich fast jede Mittelstands-HR-Software aufbaut.
Digitale Personalakte
Zentrale, DSGVO-konforme Ablage aller Mitarbeiterdokumente statt Papierakten; revisionssichere Historie und rollenbasierte Zugriffsrechte.
Recruiting & Bewerbermanagement
Stellenausschreibung, Bewerber-Tracking (ATS) und automatisierte Kommunikation, meist mit direkter Anbindung an Jobbörsen und Karriereseite.
Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement
Digitale Arbeitszeiterfassung inklusive Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Überstundenkonten, seit dem BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassungspflicht (2022) besonders relevant.
- Terminal-/Kiosk-Lösungen für Fertigung/Schichtbetrieb
- Mobile Apps für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, etwa im Lager und Fuhrpark (siehe HR-Software für die Logistik)
Lohn-Vorbereitung & Payroll-Schnittstellen
Übergabe payrollrelevanter Daten an DATEV oder externe Lohnbüros; native Payroll-Module sind bei einigen Anbietern optional zubuchbar.
Onboarding & Offboarding
Strukturierte Checklisten, automatisierte Aufgabenverteilung und digitale Vertragsunterschrift sowie geregelte Austrittsprozesse inklusive Zugriffsentzug.
Reporting & Personalkennzahlen
Dashboards zu Fluktuation, Krankenstand und Kopfzahl-Entwicklung als Basis für datengestützte Personalplanung.
Alle Bausteine im Detail finden Sie unter HR-Software-Funktionen.
KI in HR-Software für den Mittelstand
Die eingangs genannte Zahl aus der Bitkom-Erhebung 2026 (41 % der Unternehmen nutzen bereits KI im Arbeitsalltag, weitere 48 % planen den Einsatz) schlägt sich auch in den hier verglichenen HR-Systemen nieder. Praktisch zeigt sich das vor allem in drei Bereichen: automatisiertes CV-Screening und Matching im Bewerbermanagement, KI-gestützte Chatbots für Standardfragen von Mitarbeitenden (z. B. Resturlaub, Gehaltsabrechnung) und automatisierte Auswertung von Bewerbungsunterlagen zur Vorselektion. Fragen Sie im Anbietervergleich konkret nach, welche KI-Funktionen schon produktiv laufen und welche noch in der Beta-Phase sind. Im Marketing ist hier oft mehr angekündigt, als das Produkt schon kann. Was rechtlich gilt, erklärt unser Ratgeber EU AI Act im HR-Bereich.
Wie HR-Software sich einbettet
HR-Software steht selten allein: Die Qualität der Integrationen entscheidet oft über den tatsächlichen Nutzen im Alltag.
DATEV
Direkte oder über Schnittstelle angebundene Übergabe von Lohn- und Gehaltsdaten an Steuerberater-Systeme; zentrales Auswahlkriterium für Mittelständler ohne eigene Payroll-Abteilung.
Jobbörsen & Karriereseiten
Automatisches Multiposting auf Plattformen wie StepStone oder Indeed sowie Einbindung in die eigene Karriereseite.
Buchhaltungs- und ERP-Systeme
Anbindung an Finanzbuchhaltung und ERP, damit Personalkosten nicht doppelt gepflegt werden müssen.
Single Sign-On & Verzeichnisdienste
Integration mit Microsoft Entra ID/Azure AD oder Google Workspace für zentrales Nutzer- und Rechtemanagement, gerade bei wachsenden Mittelständlern mit mehreren Standorten relevant.
Compliance: DSGVO, Betriebsrat & Arbeitszeitgesetz
Acht Punkte, die bei der Auswahl und Einführung von HR-Software im DACH-Mittelstand rechtlich relevant sind.
Arbeitszeiterfassungspflicht
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Ein Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle ist seit Juni 2026 bekannt, hat aber Stand August 2026 weder Kabinett noch Bundestag durchlaufen; ein verbindlicher Termin steht nicht fest. Was Sie heute schon erfüllen müssen, steht unter Arbeitszeiterfassungspflicht.
DSGVO & Datenschutz in der Personalakte
Cloud-HR-Software muss Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Löschkonzepte und Zugriffsprotokollierung nach DSGVO-Vorgaben abbilden.
Datenresidenz & Sub-Auftragsverarbeiter
Wo werden die Personaldaten physisch gehostet (EU-Rechenzentrum vs. Drittstaat), und welche Sub-Processor (z. B. Cloud-Infrastruktur, E-Mail-Versand, KI-Dienstleister) sind eingebunden?
Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (je nach Dokumenttyp zwischen 3 und bis zu 10 Jahren).
Mindestlohn- und Arbeitszeitdokumentation
Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) besteht für bestimmte Branchen eine Pflicht zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Der Mindestlohn beträgt 2026 13,90 Euro je Stunde. Wer genau dokumentieren muss, erklärt der Leitfaden zur Mindestlohn-Dokumentationspflicht.
Barrierefreiheit von Bewerbungsprozessen
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher (§ 1 BFSG). Ob ein Karriereportal darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen; barrierearme Bewerbungsstrecken sind unabhängig davon sinnvoll.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die Einführung von HR-Software, die Leistungs- oder Verhaltensdaten erfassen kann, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats (in Österreich vergleichbar über § 96 ArbVG, in der Schweiz über das Mitwirkungsgesetz).
Vendor-Lock-in & Datenexport bei Vertragsende
Cloud-only-Systeme ohne On-Premise-Alternative binden Unternehmen faktisch an den Anbieter. Vor Vertragsabschluss sollte geklärt sein, in welchem Format Daten bei Kündigung exportiert werden können (CSV/XML vs. reine PDF-Ausdrucke), wie lange der Zugriff nach Vertragsende noch besteht und ob eine Migrationsunterstützung vertraglich vorgesehen ist.
Schwellenwerte, die ab 50 Beschäftigten wirksam werden
Viele Pflichten knüpfen an Beschäftigtenzahlen an. Die Tabelle nennt die Norm und die Folge für die HR-Software. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Rechtsstand: Oktober 2026.
| Schwelle | Regel (Norm) | Folge für HR-Software und Prozess | Stand und Quelle |
|---|---|---|---|
| ab 20 Personen mit automatisierter Verarbeitung |
Datenschutzbeauftragter, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten (§ 38 Abs. 1 BDSG). | Rollen- und Löschkonzept, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Datenschutzbeauftragten früh einbinden. Was die DSGVO von HR-Software verlangt, steht unter DSGVO und HR-Software. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| ab 50 Beschäftigte Hinweisgeberschutz |
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG). Für 50 bis 249 Beschäftigte galt eine Übergangsfrist bis 17.12.2023 (§ 42 HinSchG). Mehrere Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle betreiben, auch ein Dritter kann betraut werden (§ 14 HinSchG). | Hinweisgeber-Funktion mit Vertraulichkeit, Zugriffsrollen und Löschfristen oder externe Meldestelle. Eine Hinweisgeber-Funktion nennen unter anderem Personio, HRlab, Factorial und rexx systems. | gesetze-im-internet.de, § 12, § 14, § 42 HinSchG, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 100 ständig beschäftigte Arbeitnehmer |
Wirtschaftsausschuss im Unternehmen (§ 106 Abs. 1 BetrVG). | Zeitplan der Einführung mit Betriebsrat und Gremien abstimmen. Ob ein HR-Projekt im Einzelfall berührt ist, klärt die Rechtsberatung. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 200 Beschäftigte Entgelttransparenz |
Individueller Auskunftsanspruch zum Entgelt in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 10, § 12 Abs. 1 EntgTranspG). | Auskunftsprozess mit Fristen, Dokumentation und Datenschutz bei kleinen Vergleichsgruppen. Welche Funktionen die Software dafür braucht, zeigt Entgelttransparenz in HR-Software. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 500 Beschäftigte und lageberichtspflichtig |
Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit für Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die einen Lagebericht erstellen müssen (§ 21 EntgTranspG). | Entgeltbestandteile getrennt auswertbar halten, Berichtsdaten nach Geschlecht aufschlüsseln. | gesetze-im-internet.de, § 21 EntgTranspG, abgerufen am 11.10.2026 |
| alle Arbeitgeber Arbeitszeit |
Pflicht zur Einführung und Nutzung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, mit Bezug auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist Stand Oktober 2026 nicht verabschiedet. | Erfassung von Beginn, Ende und Dauer mit Änderungsprotokoll und Einsicht für Beschäftigte. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht. | Find-Your-HR, Arbeitszeiterfassungspflicht, Stand Oktober 2026 |
Quellen: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026: HinSchG § 12, § 14, § 42; BetrVG § 106; BDSG § 38; EntgTranspG § 10, § 12, § 21. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, dargestellt in unserem Leitfaden Arbeitszeiterfassungspflicht von Find-Your-HR (abgerufen am 11.10.2026).
Entgelttransparenz: geltendes Recht und offene Umsetzung
Was heute gilt
Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt unverändert. Es kennt einen Auskunftsanspruch ab über 200 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1) und eine Berichtspflicht ab über 500 Beschäftigten für lageberichtspflichtige Arbeitgeber (§ 21). Für kleinere Betriebe enthält es keine dieser beiden Pflichten.
Was die EU-Richtlinie ändern soll
Die Richtlinie (EU) 2023/970 sah eine Umsetzung bis 7. Juni 2026 vor. Sie enthält laut der Seite Entgelttransparenz in HR-Software unter anderem Gehaltsangaben vor der Einstellung (Art. 5) und eine gestaffelte Berichtspflicht ab 100 Beschäftigten (Art. 9). Diese Pflichten werden für private Arbeitgeber erst mit einem deutschen Gesetz verbindlich.
Stand der Gesetzgebung
Die Frist wurde in Deutschland verpasst. Laut Personalwirtschaft (Beitrag vom 19.06.2026) war eine Kabinettsbefassung für August 2026 vorgesehen. Ein verabschiedetes Gesetz liegt nicht vor (Stand 11.10.2026). Prüfen Sie den Stand im DIP des Bundestages, bevor Sie Fristen planen.
Für die Softwareauswahl heißt das aus Sicht von Find-Your-HR: Stellenbewertung, getrennt auswertbare Entgeltbestandteile und Gehaltsspannen im Recruiting sollten Sie schon jetzt mitdenken, gesetzlich vorgeschrieben sind sie für private Arbeitgeber aber noch nicht. Beachten Sie zusätzlich die Mitbestimmung bei der betrieblichen Lohngestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Wie sich das in der Software abbilden lässt, zeigt unser Beitrag zum Vergütungsmanagement.
Quellen: Find-Your-HR, Entgelttransparenz: Was HR-Software leisten muss (Stand 26.08.2026), abgerufen am 11.10.2026; Personalwirtschaft, „EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Deutschland verpasst Frist“, personalwirtschaft.de, aktualisiert am 19.06.2026, abgerufen am 11.10.2026; BMBFSFJ, Meldung vom 7.11.2025 zum Abschlussbericht der Expertenkommission, abgerufen am 11.10.2026.
Einführung im Mittelstand: Dauer, Aufwand und Rollen
Die Dauer einer Einführung hängt von Modulumfang, Datenqualität, Schnittstellen und Mitbestimmung ab. Die Seite HR-Software einführen beschreibt den Ablauf in neun Phasen. Für 50 bis 499 Beschäftigte zählt, welche Angaben belegt sind und was davon Planungsannahme ist.
| Quelle der Angabe | Aussage zur Dauer | Art der Angabe |
|---|---|---|
| Find-Your-HR, Seite HR-Software einführen | Für KMU 4 bis 12 Wochen bis zum Go-live mit einem Cloud-System, für Enterprise 3 bis 9 Monate. Ein Beispielplan für ein Mittelstandsprojekt kommt von Kick-off bis Übergabe auf 3 bis 6 Monate. | Planungsannahme von Find-Your-HR, kein Messwert |
| Personio | Typische Einführungsdauer 4 bis 6 Wochen (Personio HR-Lexikon, abgerufen am 8.10.2026). | laut Personio |
| HRlab | Keine feste Einführungsdauer. Einzelne Kunden berichten auf den Erfolgsgeschichten von vier Wochen bis zum produktiven Einsatz. | Kundenaussage laut Hersteller, keine Garantie |
| Abacus Umantis | Das Paket SmartKMU (100 bis 500 Mitarbeitende) ist vorkonfiguriert und laut Hersteller in wenigen Wochen live. | laut Abacus |
| SD Worx | Für die Cloud-Lösung Buddy nennt der Hersteller Produktivität nach wenigen Wochen, für Software-Projekte und Outsourcing keine Dauer. | laut SD Worx |
| HRworks, rexx systems, Factorial, P&I LOGA | Einführungsdauer im Angebot klären. HRworks nennt eine Administratorenschulung von 2 Tagen und ab 100 Lizenzen einen festen Customer Success Manager. | Schulung laut HRworks, sonst keine Angabe |
Quellen: Find-Your-HR, HR-Software einführen (Stand Oktober 2026), abgerufen am 11.10.2026; Anbieterprofile von Find-Your-HR mit Herstellerquellen, abgerufen am 8. und 9.10.2026. Fragen Sie bei jeder Zeitangabe eines Herstellers nach, ob nur die Konfiguration oder das gesamte Projekt mit Datenmigration, Schnittstellen und Test gemeint ist.
Vor dem Start
Datenbereinigung, Gespräche mit dem Betriebsrat und Schulungsplanung haben die längsten Vorlaufzeiten und gehören laut Einführungsleitfaden an den ersten Projekttag. Benennen Sie Sponsor, Product Owner HR, Projektleitung, IT, Datenschutz und Payroll.
Während der Umsetzung
Migration mit mindestens zwei Probeläufen, Integrationen zu Payroll, SSO und ERP einzeln testen, Rollenmodell nach dem Prinzip der minimalen Rechte. Im mittleren Unternehmen liegt die Arbeit meist bei ein bis drei HR-Personen neben dem Tagesgeschäft (Einschätzung von Find-Your-HR). Lösen Sie ein Altsystem ab, hilft die Seite HR-Software wechseln und Daten migrieren.
Go-live und danach
Cutover direkt nach einem abgeschlossenen Lohnlauf, die Payroll läuft vor der Umstellung parallel. Danach erhöhte Supportzeiten und ein Kennzahlen-Dashboard. Alte Excel-Listen werden nach dem Stichtag gesperrt.
Zwei Punkte bestimmen den Zeitplan häufiger als die Technik: die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und die Akzeptanz der Anwender. Hinweise zur Zusammenarbeit mit dem Gremium geben Betriebsrat einbinden und die Betriebsrat-Checkliste. Welche Kosten außerhalb der Lizenz entstehen, zeigt der nächste Abschnitt.
Was kostet HR-Software im Mittelstand?
Hier stehen nur Preise, die die Hersteller selbst veröffentlichen. Zehn von 21 Anbietern im Preisindex nennen keinen Betrag, darunter Personio, HRworks und Workday. Wo wir selbst rechnen, steht „Rechenbeispiel von Find-Your-HR“ dabei, mit den Annahmen direkt darunter. Stand: Oktober 2026.
| Anbieter und Paket | Veröffentlichter Preis | Einheit, Mindestmenge und Bedingungen | Quelle (Abruf 10.10.2026) |
|---|---|---|---|
| Papershift Core, Premium, Professional | 4 €, 6 €, 9 € | je Mitarbeitende und Monat, netto, plus 39 € Grundgebühr (Basic Support), 10 % Jahresrabatt | papershift.com/preise |
| HRlab Core, Core Premium | 6,00 €, 7,00 € | je Nutzer und Monat, netto, mindestens 30 Nutzer; Add-ons 2,00 € bis 3,00 € | hrlab.de/preise |
| Factorial Core | ab 8 € | je Nutzer und Monat, netto/brutto offen, weitere Module nur im Angebot | factorialhr.de/preise |
| Sage HR Suite Lohnabrechnung Cloud, Plus | 6,50 €, 8,50 € | je Mitarbeitendem und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Suite: Personalabrechnung ab 39 € und Zeitmanagement ab 21 € im Monat im Paket für 25 Mitarbeitende, 12 Monate Mindestlaufzeit | sage.com |
| P&I LOGA LogaHR Einstieg | ab 20 € | je Mitarbeiter*in und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer, Zusatzmodule und Einführung auf Anfrage | pi-ag.com/preise |
| VEDA HR Suite (Beispiel für 1.500 Mitarbeitende) | ab 7,95 €, mit Payroll Service ab 16,95 € | je Mitarbeiter und Monat, zuzüglich einmaliger Einrichtungskosten, netto/brutto offen | veda.net/veda-hr-suite |
| Suiteify (Infoniqa) Payroll Modul | ab 4,00 € | je Mitarbeitendem, Zeitraum und netto/brutto offen, alles andere auf Anfrage | suiteify.com |
| Personio, HRworks, rexx systems, Abacus Umantis, ATOSS, SD Worx | Preis auf Anfrage | Personio: Jahresabo 12 Monate, einmalige Einrichtungsgebühr nach Größe. HRworks: mindestens 20 Nutzer, keine Mindestlaufzeit. Keine Euro-Beträge veröffentlicht. | jeweilige Preis- oder Produktbeschreibung |
Quellen: Preisindex von Find-Your-HR (Stand 10.10.2026) mit den dort genannten Preislisten der Hersteller, abgerufen am 10.10.2026. Median der Einstiegspreise je Beschäftigtem und Monat, netto belegt: 6,25 € (Papershift Core 4,00 €, HRlab Core 6,00 €, Sage Lohnabrechnung Cloud 6,50 €, P&I LogaHR 20,00 €, n=4, Rechnung von Find-Your-HR). Der Median ist ein Orientierungswert, kein Marktpreis, weil die Leistungsumfänge verschieden sind.
Rechenbeispiel von Find-Your-HR: Lizenz je Monat für 50, 200 und 400 Beschäftigte
| Paket | 50 Beschäftigte | 200 Beschäftigte | 400 Beschäftigte | Rechenweg |
|---|---|---|---|---|
| Papershift Core | 239 € | 839 € | 1.639 € | 4 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| Papershift Premium | 339 € | 1.239 € | 2.439 € | 6 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| Papershift Professional | 489 € | 1.839 € | 3.639 € | 9 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| HRlab Core | 300 € | 1.200 € | 2.400 € | 6,00 € je Nutzer, mindestens 30 Nutzer |
| HRlab Core Premium | 350 € | 1.400 € | 2.800 € | 7,00 € je Nutzer, mindestens 30 Nutzer |
| Factorial Core | 400 € | 1.600 € | 3.200 € | 8 € je Nutzer, netto oder brutto offen |
| P&I LogaHR Einstieg | 1.000 € | 4.000 € | 8.000 € | 20 € je Mitarbeiter*in, zuzüglich Mehrwertsteuer, Untergrenze |
Annahmen: netto je Monat, linear gerechnet, alle Beschäftigten sind lizenzierte Nutzer, keine Rabatte, Add-ons, Einrichtung, Payroll oder Support-Upgrades. Die Werte für 50 und 200 Beschäftigte entsprechen dem Preisindex, die Werte für 400 Beschäftigte rechnen den veröffentlichten Einstiegspreis hoch, Staffelpreise gibt es nur auf Anfrage. Beispiel: HRlab Core kostet bei 200 Beschäftigten 1.200 € im Monat, also 14.400 € netto im Jahr. Die Pakete leisten unterschiedlich viel. Die Tabelle zeigt, was die Lizenz kostet, nicht welches Paket das bessere Angebot ist.
Kostenblöcke außerhalb der Lizenz
Einrichtung und Schulung
Personio berechnet eine einmalige Einrichtungsgebühr nach Unternehmensgröße, den Betrag nennt erst das Angebot. VEDA nennt Preise zuzüglich einmaliger Einrichtungskosten ohne Betrag. rexx systems bietet Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden, Preis auf Anfrage.
Lohnabrechnung
Bei VEDA liegt der Unterschied zwischen HR Suite ohne und mit Payroll Service bei 9,00 € je Mitarbeiter und Monat, bei 1.500 Beschäftigten rechnerisch 13.500 € im Monat (Rechenbeispiel von Find-Your-HR). Sage nennt die Lohnabrechnung als Service ab 9,50 € je Mitarbeitendem und Monat bei 36 Monaten Laufzeit. Rechnet die Kanzlei ab, kommen deren Kosten zur Software hinzu.
Support und Beratung
Papershift: Support Plus 99 € und Expert 399 € je Monat, Basic Support in der Grundgebühr. HRworks: Telefon- und Ticketsupport für Administratoren kostenlos, Beratung und technischer Support nach Stunden.
Mindestmenge und Laufzeit
HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, HRlab mindestens 30. Personio und Sage HR Suite binden 12 Monate, Papershift Light 24 Monate, HRworks nennt keine Mindestvertragslaufzeit. Jahresrabatte von 10 % bei Papershift und Personio setzen jährliche Zahlung voraus.
Eine pauschale Spanne für Implementierung oder Gesamtkosten über fünf Jahre geben wir nicht an, weil die Hersteller dazu nichts veröffentlichen. Wie Sie die Gesamtkosten für Ihren Fall rechnen, zeigen die Seite TCO von HR-Software mit dem TCO-Rechner und der Ratgeber Was kostet HR-Software. Zahlen aus Ratgeber und Preisindex können wegen unterschiedlicher Stände und Anbieterauswahl abweichen, maßgeblich ist der jeweils genannte Stand.
Mittelstand, kleine und große Unternehmen
Find-Your-HR teilt die Unternehmensgrößen auf drei Ratgeber auf. Die Tabelle zeigt, welche Fragen wo beantwortet werden und wo Sie weiterlesen.
| Dimension | Kleine Unternehmen (10 bis 49) | Mittelstand (50 bis 499), hier | Große Unternehmen (ab etwa 2.000) |
|---|---|---|---|
| Kernfrage | Welche vier bis sechs Bausteine brauchen wir wirklich, und was kostet ein Probeexport zur Kanzlei? | Welches führende System für Person, Zeit und Lohn passt zu mehreren Standorten, Betriebsrat und Schnittstellen? | Wie sieht die Architektur aus Kernsuite und spezialisierten Schichten über Gesellschaften und Länder aus? |
| Kosten | Veröffentlichte Listenpreise für 15 und 40 Beschäftigte, Mindestmengen und Grundgebühren. | Listenpreise für 50, 200 und 400 Beschäftigte, Kostenblöcke außerhalb der Lizenz, viele Preise nur auf Anfrage. | Kostentreiber im Konzernbetrieb, Migration, Integration, Release-Betrieb und Exit, kaum Listenpreise. |
| Pflichten | Zeiterfassung, Mindestlohn, DSGVO, Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen, Entgeltunterlagen. | Zusätzlich interne Meldestelle ab 50, Wirtschaftsausschuss über 100, Auskunftsanspruch über 200, Berichtspflicht über 500. | Mehrere Rechtsräume, Betriebsräte und Gesellschaften, KI-Regulierung für Beschäftigungs-KI. |
| Einführung | 30-Tage-Plan mit kleinem Release 1. | Planungsannahme 4 bis 12 Wochen, Pilot und Parallellauf, Product Owner im Haus. | Programm mit Länder-Rollouts und Governance-Gremium. |
| Weiterlesen | HR-Software für kleine Unternehmen | Hier, im Preisindex und unter HR-Software einführen | HR-Software für große Unternehmen |
Die Grenzen sind fließend. Die Seite für große Unternehmen orientiert sich redaktionell an etwa 2.000 Beschäftigten, die amtliche Statistik zählt Unternehmen ab 250 Beschäftigten zu den Großunternehmen (Destatis). Im gehobenen Mittelstand lohnt es sich, beide Seiten zu lesen. Zwischen 500 und 2.000 Beschäftigten entscheiden Länderzahl, Zahl der Gesellschaften und Tarifwelten darüber, ob eine Mittelstandslösung genügt. Konzernanbieter finden Sie bei Workday und SAP SuccessFactors. Wie sie sich von Mittelstandslösungen abheben, zeigt der Vergleich Workday vs. Personio. Wenn Sie Workday prüfen und Alternativen suchen, finden Sie sie unter Workday Alternativen.
Quellen: Find-Your-HR, HR-Software für kleine Unternehmen und HR-Software für große Unternehmen (Stand Oktober 2026, abgerufen am 11.10.2026); Destatis, Definition der Größenklassen, abgerufen am 11.10.2026. Die Gegenüberstellung ist eine Einordnung von Find-Your-HR.
Was im Vertrag stehen und vor der Entscheidung belegt sein sollte
Diese sechs Punkte können Sie schon während der Auswahl prüfen. Das erspart teure Überraschungen bei Laufzeit und Ausstieg.
| Vertragsfeld | Mindestanforderung | Nachweis vor der Unterschrift |
|---|---|---|
| Datenexport | Maschinenlesbar (CSV oder JSON) je Datenobjekt, Zugriffsdauer nach Vertragsende geregelt. | Exportbeispiel aus dem Testmandanten. |
| Preisentwicklung | Preisbindung oder Indexierung, Mindestlizenzen auch bei Personalabbau klären. | Schriftliches Angebot mit Staffeln und Laufzeiten. |
| Verfügbarkeit und Support | Service-Level mit Supportzeiten und Reaktionszeiten. | SLA-Dokument des Anbieters. |
| Sicherheitsnachweise | Zertifikate wie ISO/IEC 27001, bei höheren Anforderungen BSI C5 oder SOC 2 Typ II. | Zertifikat mit Geltungsbereich, bei Bedarf Prüfbericht. |
| Subauftragsverarbeiter | Aktuelle Liste, Information bei Änderungen, Widerspruchsrecht. | Veröffentlichte oder vertraglich zugesagte Liste. |
| Datenschutz | AVV nach Art. 28 DSGVO, Löschkonzept, geprüfte Drittlandübermittlung. | Vorlage des AVV mit Anlage zu technischen und organisatorischen Maßnahmen. |
Warnsignale: kein vollständiger Datenexport oder proprietäre Formate, kein DATEV-Testlauf mit Ihren Lohnarten, bei größeren Teams weder SSO noch SCIM, kein revisionssicherer Audit-Trail, keine Testumgebung. Mitbestimmungspflichtige Funktionen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG klären Sie früh, wie in unserem Ratgeber Betriebsrat einbinden beschrieben. Was ein Vertrag über die Laufzeit kostet, rechnen Sie mit der Seite HR-Software TCO durch.
Fünf Ausgangslagen und was Sie messen sollten
Die Szenarien sind Planungsbeispiele von Find-Your-HR, keine Kundenberichte. Ergebnisse stehen deshalb nicht dabei: Ob sich etwas verbessert, sehen Sie nur im Vergleich mit Ihrer eigenen Ausgangsmessung. Legen Sie vor dem Start drei bis fünf Kennzahlen mit Messweise fest.
Maschinenbau mit Tarifbindung
Dezentrale Stammdaten, Rückfragen des Lohnbüros. Hebel: Pflichtfelder mit Validierung, Stichtag und Cutoff, Vier-Augen-Prinzip bei Gehaltsänderungen, zwei Parallelläufe. Messen: Fehler pro 1.000 Datensätze im Export, Rückfragen des Lohnbüros, Änderungen nach Cutoff.
E-Commerce, remote
Mehrere Neueintritte pro Monat, späte IT-Zugänge. Hebel: Preboarding-Portal, Provisionierung per SCIM beim Eintritt, Checklisten für HR und IT. Messen: Tage bis arbeitsfähig, Tickets je Neueintritt, Zeit bis zu den Zugängen.
Gesundheitswesen
Hohe Datenschutz- und Nachweisanforderungen. Hebel: Rollenmodell mit minimalen Rechten, Vier-Augen-Prinzip bei Gehalt und Bankdaten, Audit-Trail, Prozess für Auskunftsersuchen (Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO: ein Monat). Messen: Abdeckung der Audit-Ereignisse, Durchlaufzeit der Anfragen, Prüfbefunde.
Professional Services
Viele Einzelsysteme, Reports aus Excel. Hebel: Self-Service für Stammdaten und Abwesenheit, Webhooks für Eintritt, Änderung und Austritt, einheitliche Kennzahlendefinitionen. Messen: Self-Service-Quote, Tickets je 100 Beschäftigte, Aufwand für das Monatsreporting.
Lebensmittelproduktion
Manuelle Schichtplanung, uneinheitliche Regeln. Hebel: Zuschläge, Pausen und Ruhezeiten als Regelwerk im System, mobile Erfassung plus Terminals, Plausibilisierung vor Payroll. Messen: Korrekturrate der Zeitdatensätze, ungeplante Ausfälle, Aufwand bis zum Payroll-Cutoff. Hintergrund liefern die Seiten zu Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung.
Gemeinsame Muster
Klare Ziele, ein Demo-Drehbuch mit identischen Daten für alle Anbieter, ein kurzer Pilot mit Abnahmekriterien für Export und Schnittstellen und wenige Kennzahlen. Eine Vorlage für den Anbietervergleich liefert die HR-Software-Shortlist.
In sechs Schritten zur richtigen HR-Software
Wer strukturiert auswählt, entscheidet seltener falsch. Das zählt besonders, wenn Sie sich für mehrere Jahre binden.
Ist-Analyse & Anforderungen definieren
Bestehende Prozesse dokumentieren und priorisieren, welche Module den größten Hebel bringen.
Anbieter-Shortlist erstellen
Basierend auf Größe, Payroll-Anbindung und Budget; eine strukturierte Übersicht der HR-Software-Anbieter erleichtert diesen Schritt.
Demos & Referenzgespräche
Live-Demos mit realen Anwendungsfällen und Referenzkunden ähnlicher Größe und Branche.
Betriebsrat & Datenschutz frühzeitig einbinden
Sobald Funktionen mit Leistungs- oder Verhaltenskontrolle betroffen sind (Zeiterfassung mit Auswertung, Bewerber-Scoring), ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Den Betriebsrat vor der Anbieterauswahl informieren, typische Streitpunkte früh ansprechen. Planen Sie Zeit für die Verhandlung ein, einen verlässlichen Richtwert für die Dauer gibt es nicht. Parallel AVV und Löschkonzepte mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
Pilotphase & Datenmigration
Migration in Testumgebung, Schnittstellen verifizieren, Pilotgruppe testen lassen; Datenexport-Optionen und Kündigungsfristen für einen späteren Anbieterwechsel dokumentieren.
Rollout, Schulung & Optimierung
Stufenweiser Rollout mit Schulungen, anschließend regelmäßige Auswertung und Nachjustierung.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Bewertungsmatrix bietet die HR-Software-Checkliste.
Kann ich HR Software finden, die mit der Unternehmensgröße skalierbar ist?
Ja, solche Systeme gibt es, wenn Sie vor der Entscheidung vier Punkte belegen lassen: Preisstaffeln für Ihre künftige Beschäftigtenzahl, den Ausbau um Module ohne Systemwechsel, Mandanten und Rollenmodell für mehrere Gesellschaften sowie Schnittstellen zu Lohn und ERP. Die Zielgrößen der Hersteller reichen von 10 bis 50.000 Beschäftigten, die Eignung im Einzelfall prüfen Sie in Demo und Pilot.
- Preisstaffeln: Preis je Beschäftigtem für Ihre Zielgröße in drei bis fünf Jahren schriftlich anfordern
- Module: Welche Bausteine lassen sich später zubuchen, ohne das System zu wechseln
- Mandanten und Rollen: Mehrere Gesellschaften, Standorte und Betriebsräte abbilden
- Schnittstellen: Lohn, DATEV, ERP und SSO auch bei höherer Beschäftigtenzahl
Die Zielgrößen nennen die Hersteller selbst (Anbieterprofile von Find-Your-HR, abgerufen am 8. bis 10.10.2026). Die vier Prüfpunkte stammen von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026.
Welche HR Software skaliert von 250 auf 2.000 Mitarbeitende?
Nach den Zielgrößen, die Hersteller selbst nennen, kommen für den Weg von 250 auf 2.000 Mitarbeitende unter anderem Personio (10 bis 10.000), rexx systems (100 bis 50.000), VEDA (laut Investcorp 150 bis 5.000) und HRlab (20 bis 2.000) infrage. P&I LOGA richtet sich an Unternehmen ab 250 Beschäftigten. Die Zielgröße legt der Hersteller fest, eine Empfehlung ist sie nicht. Prüfen Sie Staffelpreise, Tarif und Zuschlagslogik sowie Mandanten im Pilot.
- Personio: 10 bis 10.000 Beschäftigte
- rexx systems: 100 bis 50.000 Beschäftigte
- VEDA: 150 bis 5.000 Beschäftigte laut Investcorp
- HRlab: 20 bis 2.000 Beschäftigte
- P&I LOGA: ab 250 Beschäftigte
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR, eigene Recherche zu den Angaben der Hersteller, abgerufen am 8. bis 10.10.2026. Wachsen Sie über 500 Beschäftigte hinaus, lesen Sie auch HR-Software für große Unternehmen. Stand: Oktober 2026.
Häufige Fragen zu HR-Software im Mittelstand und KMU
Was ist der Unterschied zwischen Mittelstand und KMU?
KMU ist eine Größenklasse, Mittelstand ein Eigentümerbegriff. Nach der EU-Empfehlung 2003/361/EG zählen zu den kleinen und mittleren Unternehmen alle mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder 43 Mio. Euro Bilanzsumme. Das IfM Bonn definiert Mittelstand dagegen über die Einheit von Eigentum und Leitung: Bis zu zwei natürliche Personen oder ihre Familienangehörigen halten mindestens 50 % der Anteile und gehören der Geschäftsführung an. Ein Familienunternehmen mit 800 Beschäftigten ist danach mittelständisch, aber kein KMU. Umgekehrt kann ein Konzernableger mit 120 Beschäftigten ein KMU sein, aber kein Mittelständler. Für die Softwareauswahl zählt meist die Beschäftigtenzahl, deshalb verwendet Find-Your-HR 50 bis 499 Beschäftigte als Arbeitsdefinition (Einordnung von Find-Your-HR, keine Norm). Quellen: EUR-Lex, IfM Bonn, abgerufen am 11.10.2026.
Ab wie vielen Beschäftigten ist ein Unternehmen mittelständisch?
Eine einheitliche Grenze gibt es nicht. Die EU-Empfehlung 2003/361/EG nennt für mittlere Unternehmen weniger als 250 Beschäftigte, kleine Unternehmen haben weniger als 50, Kleinstunternehmen weniger als 10. Das IfM Bonn kennt keine feste Beschäftigtenzahl und lässt auch Unternehmen mit 500 oder mehr Beschäftigten zu, wenn Eigentum und Leitung zusammenfallen. Hier geht es um 50 bis 499 Beschäftigte. Für kleinere Betriebe gibt es die Seite HR-Software für kleine Unternehmen, für größere die Seite HR-Software für große Unternehmen.
Welche HR-Software passt zu 50 bis 249 Beschäftigten?
Passende Zielgrößen nennen unter anderem Personio (10 bis 10.000), HRworks (20 bis 500), HRlab (20 bis 2.000), rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500) und VEDA (laut Investcorp 150 bis 5.000). Factorial spricht KMU an, ohne feste Spanne. Das ist keine Rangfolge. Entscheidend sind der durchgängige Fall von der Bewerbung bis zum Lohnexport, Rollen und SSO sowie die Frage, ob die Kanzlei oder das System abrechnet. Weiter helfen die Übersicht der HR-Software-Anbieter und der Ratgeber zur Auswahl von HR-Software.
Welche HR-Software passt zu 250 bis 499 Beschäftigten?
Passende Zielgrößen nennen P&I LOGA (ab 250), rexx systems (bis 50.000), Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA (laut Investcorp 150 bis 5.000), HRlab (bis 2.000) und Personio. Bei HRworks endet die Zielgröße bei 500. In dieser Klasse entscheiden mehrere Standorte, Tarif- und Zuschlagslogik, Betriebsvereinbarungen und Schnittstellen zu ERP und Finanzbuchhaltung. Wer über 500 Beschäftigte wächst, sollte zusätzlich die Seite HR-Software für große Unternehmen lesen.
Was kostet HR-Software im Mittelstand?
Veröffentlichte Einstiegspreise liegen zwischen 4 und 20 Euro je Beschäftigtem und Monat, der Median der vier netto belegten Einstiegspreise beträgt 6,25 Euro (Papershift Core 4,00 Euro, HRlab Core 6,00 Euro, Sage Lohnabrechnung Cloud 6,50 Euro, P&I LogaHR 20,00 Euro; Rechnung von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026). Zehn von 21 Anbietern im Preisindex nennen keinen Betrag, darunter Personio und HRworks. Ein Rechenbeispiel von Find-Your-HR: HRlab Core kostet bei 200 Beschäftigten 1.200 Euro im Monat, also 14.400 Euro netto im Jahr, ohne Add-ons, Einrichtung und Lohnabrechnung. Die Pakete enthalten unterschiedliche Funktionen, der Median ist ein Orientierungswert und kein Marktpreis. Eine pauschale Spanne für Implementierung oder Gesamtkosten veröffentlichen die Hersteller nicht. Rechnen Sie Ihren Fall mit dem TCO-Rechner.
Warum nennen viele Anbieter keinen Preis?
Die Preise hängen von Beschäftigtenzahl, Modulen, Lohnabrechnung, Beratung und Schnittstellen ab, deshalb arbeiten viele Hersteller mit Angeboten. Im Preisindex von Find-Your-HR nennen zehn von 21 Anbietern keinen Betrag. Wir schreiben dann „auf Anfrage“ und schätzen nichts. Fordern Sie von jedem Anbieter dasselbe Rechenmodell an: Preis je Nutzer, Mindestmenge, Einrichtung, Laufzeit, Lohnabrechnung und Support getrennt ausgewiesen.
Wie lange dauert die Einführung von HR-Software im Mittelstand?
Einen verlässlichen Messwert für den Mittelstand gibt es nicht. Find-Your-HR plant mit 4 bis 12 Wochen bis zum Go-live mit einem Cloud-System, den Ablauf beschreibt der Leitfaden HR-Software einführen. Das ist eine Planungsannahme, kein Messwert. Hersteller nennen teils eigene Werte: Personio gibt 4 bis 6 Wochen an (HR-Lexikon, abgerufen am 8.10.2026), Abacus Umantis spricht bei SmartKMU von wenigen Wochen. Prüfen Sie, ob nur die Konfiguration oder das gesamte Projekt mit Datenmigration, Schnittstellen und Test gemeint ist.
Welche Pflichten gelten ab 50 Beschäftigten?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Für 50 bis 249 Beschäftigte galt eine Übergangsfrist bis 17.12.2023 (§ 42 HinSchG). Mehrere Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle betreiben, auch ein Dritter kann betraut werden (§ 14 HinSchG). Quellen: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026. Eine Hinweisgeber-Funktion nennen unter anderem Personio, HRlab, Factorial und rexx systems. Welche Schwellen danach folgen, zeigt der Abschnitt Pflichtthemen weiter oben.
Ab wann gilt die Entgelttransparenz für mein Unternehmen?
Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt unverändert. Es kennt einen individuellen Auskunftsanspruch in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 10 und § 12 Abs. 1 EntgTranspG) und eine Berichtspflicht für lageberichtspflichtige Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten (§ 21 EntgTranspG). Die EU-Richtlinie (EU) 2023/970 sah eine Umsetzung bis 7. Juni 2026 vor, wird für private Arbeitgeber aber erst mit einem deutschen Gesetz verbindlich. Laut Personalwirtschaft (Beitrag vom 19.06.2026) war eine Kabinettsbefassung für August 2026 vorgesehen, ein verabschiedetes Gesetz liegt nicht vor (Stand 11.10.2026). Prüfen Sie den Stand im DIP des Bundestages, bevor Sie Fristen planen. Was die Software leisten muss, steht unter Entgelttransparenz in HR-Software.
Was muss ich mit dem Betriebsrat klären?
Die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dazu zählen häufig Zeiterfassung mit Auswertung und Bewerber-Scoring. Ein Betriebsrat kann ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden (§ 1 BetrVG), ein Wirtschaftsausschuss besteht in Unternehmen mit in der Regel über 100 ständig beschäftigten Arbeitnehmern (§ 106 BetrVG). Für die Dauer der Verhandlung gibt es keinen verlässlichen Richtwert. Wie Sie vorgehen, zeigen Betriebsrat einbinden und Betriebsvereinbarung.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nach § 38 Abs. 1 BDSG benennen nichtöffentliche Stellen einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026). Ob die Schwelle erreicht ist, hängt davon ab, wie viele Personen ständig mit Personaldaten arbeiten, prüfen Sie das im Einzelfall. Binden Sie die Person früh in Rollen- und Löschkonzept und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ein. Was die DSGVO sonst verlangt, lesen Sie unter DSGVO und HR-Software.
Besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen. Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist Stand Oktober 2026 nicht verabschiedet. Die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer mit Änderungsprotokoll gehört deshalb zu den Mindestanforderungen. Was das System dafür können muss, steht unter Arbeitszeiterfassungspflicht.
Soll die HR-Software die Lohnabrechnung selbst übernehmen?
Das hängt von Ihrer Kanzlei und Ihrem Lohnmodell ab. Personio Payroll rechnet ab, ist aber nur in Deutschland verfügbar. HRworks, HRlab und Factorial bereiten die Abrechnung vor, die Abrechnung läuft in DATEV, Addison oder einem anderen Programm. Eigene Abrechnung verschiebt Verantwortung und Kosten vom Steuerberater ins Haus, sie senkt sie nicht automatisch. Testen Sie einen Probeexport mit Ihren Lohnarten und Kostenstellen. Systeme, die selbst abrechnen, finden Sie unter Payroll-Software, die Anbindung an die Kanzlei unter DATEV und HR-Software.
Was gilt für Standorte in Österreich oder der Schweiz?
Für die Schweiz zählt das Meldeverfahren Swissdec, für Österreich ELDA. Die Swissdec-Herstellerliste führt unter anderem Abacus Lohnbuchhaltung (swissdec certified plus) und Infoniqa-Produkte. Personio, HRworks, HRlab, Factorial und rexx systems nennen weder Swissdec noch ELDA. Das heißt nicht, dass es fehlt, aber Sie sollten es prüfen: Lassen Sie sich Produkt und Zertifikatsnummer im Angebot nennen. Was in beiden Ländern sonst gilt, lesen Sie auf den Seiten zu Österreich und Schweiz.
Worin unterscheidet sich HR-Software für den Mittelstand von Lösungen für kleine und große Unternehmen?
Die Seite HR-Software für kleine Unternehmen behandelt 10 bis 49 Beschäftigte mit Listenpreisen für kleine Teams, Mindestmengen und dem Probeexport zur Kanzlei. Hier geht es um 50 bis 499 Beschäftigte mit Pflichten ab 50, Anbietern je Größenklasse und Rechenbeispielen für 50, 200 und 400 Beschäftigte. Die Seite HR-Software für große Unternehmen orientiert sich redaktionell an etwa 2.000 Beschäftigten und Konzernarchitekturen. Zwischen 500 und 2.000 Beschäftigten entscheiden Länderzahl, Zahl der Gesellschaften und Tarifwelten, welche Seite besser passt.
Kann ich HR Software finden, die mit der Unternehmensgröße skalierbar ist?
Ja, solche Systeme gibt es, wenn Sie vor der Entscheidung vier Punkte belegen lassen: Preisstaffeln für Ihre künftige Beschäftigtenzahl, den Ausbau um Module ohne Systemwechsel, Mandanten und Rollenmodell für mehrere Gesellschaften sowie Schnittstellen zu Lohn und ERP. Die Zielgrößen der Hersteller reichen von 10 bis 50.000 Beschäftigten, die Eignung im Einzelfall prüfen Sie in Demo und Pilot.
Welche HR Software skaliert von 250 auf 2.000 Mitarbeitende?
Nach den Zielgrößen, die Hersteller selbst nennen, kommen für den Weg von 250 auf 2.000 Mitarbeitende unter anderem Personio (10 bis 10.000), rexx systems (100 bis 50.000), VEDA (laut Investcorp 150 bis 5.000) und HRlab (20 bis 2.000) infrage. P&I LOGA richtet sich an Unternehmen ab 250 Beschäftigten. Die Zielgröße legt der Hersteller fest, eine Empfehlung ist sie nicht. Prüfen Sie Staffelpreise, Tarif und Zuschlagslogik sowie Mandanten im Pilot.
Finden Sie die passende HR-Software für Ihr Unternehmen
Die richtige Wahl hängt von Beschäftigtenzahl, Lohnmodell, Betriebsrat und Pflichten ab. Mit der Auswahlhilfe und der Checkliste von Find-Your-HR kommen Sie in wenigen Schritten zu einer Entscheidung, die Sie intern gut begründen können. Welche Anbietergruppen für KMU infrage kommen, zeigt HR Software für KMU im Anbieterüberblick.
Quellen zu dieser Seite
Preise und Herstellerangaben beruhen auf den Anbieterprofilen und dem Preisindex von Find-Your-HR, dort jeweils mit Quelle und Abrufdatum. Stand: Oktober 2026.
| Titel | Herausgeber | Adresse | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| Empfehlung 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen | Europäische Kommission, EUR-Lex | eur-lex.europa.eu, CELEX 32003H0361 | 11.10.2026 |
| Mittelstandsdefinition des IfM Bonn | Institut für Mittelstandsforschung Bonn | ifm-bonn.org | 11.10.2026 |
| Kleine und mittlere Unternehmen, Berichtsjahr 2024 | Statistisches Bundesamt (Destatis) | destatis.de | 11.10.2026 |
| Digitalisierung der Wirtschaft 2026, Presseinformation vom 11.03.2026 | Bitkom e. V. | bitkom.org | 11.10.2026 |
| Hinweisgeberschutzgesetz § 12, § 14, § 42 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, HinSchG § 12 | 11.10.2026 |
| Entgelttransparenzgesetz § 10, § 12, § 21 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, EntgTranspG § 12 | 11.10.2026 |
| Betriebsverfassungsgesetz § 1, § 106 und BDSG § 38 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, BDSG § 38 | 11.10.2026 |
| EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Deutschland verpasst Frist, Beitrag aktualisiert am 19.06.2026 | Personalwirtschaft | personalwirtschaft.de | 11.10.2026 |
| Bürokratiearme Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie, Meldung vom 07.11.2025 | Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend | bmbfsfj.bund.de, Meldung Kommission überreicht Abschlussbericht | 11.10.2026 |
| HR Software Preisindex 2026 | Find-Your-HR (Herstellerpreisseiten, Abruf 10.10.2026) | Preisindex | 11.10.2026 |
| Anbieterprofile Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems, Abacus, Sage HR Suite, P&I LOGA, Suiteify, VEDA, Papershift | Find-Your-HR (Angaben der Hersteller mit Quellen) | Übersicht der Anbieter | 8. bis 11.10.2026 |
| Arbeitszeiterfassungspflicht, HR-Software einführen, Entgelttransparenz, Kleine und große Unternehmen, Methodik | Find-Your-HR | Methodik | 11.10.2026 |
| BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 | Bundesarbeitsgericht, dargestellt in unserem Beitrag Arbeitszeiterfassungspflicht | Arbeitszeiterfassungspflicht | 11.10.2026 |
Eigene Einschätzungen und Rechenbeispiele von Find-Your-HR sind im Text als solche benannt. Die Hinweise zum Recht ersetzen keine Rechtsberatung. Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR.