HR Controlling Software: Kennzahlen, Daten und Anbieter im Überblick
HR Controlling Software wertet Personaldaten aus HR-System, Zeitwirtschaft, Recruiting und Payroll zu Kennzahlen wie Fluktuation, Vakanzzeit, Krankenquote und Personalkosten aus und vergleicht Plan mit Ist. Sie ersetzt weder die Lohnabrechnung noch die Finanzbuchhaltung, sie braucht eindeutige Kennzahlendefinitionen und ein Rechtekonzept, und in Betrieben mit Betriebsrat meist eine Vereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese Seite ordnet Funktionen, Datenquellen, Rechtsrahmen und Anbieterklassen für Unternehmen im DACH-Raum ein.
Quellen: ISO 30414:2025 · § 87 BetrVG · DSGVO, EUR-Lex · § 3 EntgFG. Abgerufen im Oktober 2026.
Was HR Controlling Software leistet und was nicht
HR Controlling Software, auch Personalcontrolling Software genannt, beantwortet Steuerungsfragen mit Zahlen: Wie viele Beschäftigte haben wir, wer verlässt uns, wie lange bleiben Stellen offen, was kostet das Personal gegenüber dem Plan. Sie gehört entweder zum HR-System oder sitzt als Auswertungsschicht darüber. Diese Seite richtet sich an HR, Controlling und Geschäftsführung in Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die ihre Kennzahlen heute in Tabellen pflegen.
Auswertung statt Verwaltung
Die Software liest Daten aus den führenden Systemen, rechnet sie nach festgelegten Formeln zu Kennzahlen um und zeigt Verläufe, Abweichungen und Vergleiche. Das Ergebnis ist eine einheitliche Zahl, die Personalabteilung und Controlling gleich lesen. Entscheidend ist dabei weniger die Optik der Dashboards als die Frage, ob jede Zahl nachvollziehbar aus den Quellsystemen entsteht.
Kennzahlen, Plan-Ist, Berichte
Sie ersetzt das monatliche Zusammenkopieren aus mehreren Exporten durch wiederholbare Berechnungen und macht Abweichungen früh sichtbar.
- Kennzahlenbibliothek mit dokumentierten Formeln
- Plan-Ist-Vergleich für Personalkosten und Stellen
- Filter nach Organisation, Standort und Zeitraum
- Berichte und Rechte je Rolle
Abrechnung, Buchhaltung, Rechtsberatung
Brutto und Netto rechnet die Payroll-Software, Buchungen gehören in die Finanzbuchhaltung. Ob eine Auswertung mitbestimmungspflichtig oder datenschutzrechtlich zulässig ist, klärt die Rechts- oder Datenschutzstelle, nicht das System.
- Keine Lohnabrechnung
- Keine Rechtsprüfung
- Kein Ersatz für Maßnahmen aus den Zahlen
Ab regelmäßigem Berichtswesen
Wer nur einmal im Jahr den Personalbestand meldet, kommt mit den Standardberichten eines HR-Systems aus. Eine eigene Controlling-Schicht lohnt, wenn mehrere Standorte, Kostenstellen oder Datenquellen zusammenlaufen. Siehe Mittelstand und große Unternehmen.
Die rechtlichen Hinweise auf dieser Seite sind allgemeine Information, Stand: Oktober 2026, und ersetzen keine Rechtsberatung. Für den technischen Aufbau von Datenablage und Dashboards lesen Sie den Beitrag People Analytics und Reporting. Den Gesamtmarkt zeigt der Anbieterüberblick.
Quellen: § 87 BetrVG, gesetze-im-internet.de. Abgerufen im Oktober 2026.
Wofür diese Seite da ist, wofür nicht
Rund um Personalkennzahlen gibt es mehrere Seiten auf Find-Your-HR. Die Tabelle zeigt, welche Frage diese Seite beantwortet und wohin Sie für andere Fragen gehen.
| Ihre Frage | Diese Seite | Besser aufgehoben bei |
|---|---|---|
| Welche Kennzahlen brauche ich und wie berechne ich sie? | Ja, mit Formel, Datenquelle und typischen Fehlern | Für Begriffe im Detail das Glossar |
| Wie baue ich Datenablage, ETL und Dashboards technisch auf? | Nur der Überblick über Datenquellen | Der Beitrag People Analytics und Reporting und die Systemarchitektur |
| Wie kommen Personalkosten ins Controlling und in die Buchhaltung? | Nur als Kennzahl und Plan-Ist-Vergleich | Die Seite HR-ERP-Schnittstelle und Personalkosten |
| Wie rechne ich Löhne und Gehälter ab? | Nein | Payroll-Software |
| Wie führe ich Boni, Provisionen und Zielvereinbarungen? | Nein, nur als Kostenbudget im Plan | Bonusverwaltung Software und Vergütungsmanagement |
| Wie melde ich Entgeltunterschiede nach EU-Richtlinie? | Nein, nur der Hinweis auf die Pflichtberichte | Entgelttransparenz HR-Software |
| Wie wähle ich ein HR-System insgesamt aus? | Nur das Auswertungsmodul | Checkliste, Shortlist und Nutzwertanalyse |
Diese Seite ist eine Orientierung, keine Anbieterempfehlung und keine Rechtsberatung. Die Kriterien der Einordnung beschreibt die Methodik.
Zwölf HR Kennzahlen mit Definition und Fallstricken
Für Personalkennzahlen gibt es keine gesetzliche Einheitsformel. Die Norm ISO 30414:2025 gliedert die Berichterstattung in 11 Kernbereiche, auf ihrer Übersichtsseite nennt die ISO aber keine Einzelformeln. Entscheidend ist deshalb, dass Sie je Kennzahl eine Formel festlegen, sie dokumentieren und in der Software unverändert anwenden. Die Formeln in der Tabelle sind gängige Arbeitsdefinitionen von Find-Your-HR, wo eine Behörde eine eigene Definition veröffentlicht, ist sie genannt.
| Kennzahl | Formel oder Definition | Datenquelle | Typischer Fallstrick |
|---|---|---|---|
| Headcount und FTE | Köpfe am Stichtag, getrennt davon Vollzeitäquivalente (Summe der Arbeitszeitanteile) | HR-System | Köpfe und FTE werden vermischt, Auszubildende und Beurlaubte sind uneinheitlich erfasst |
| Fluktuationsquote | Austritte im Zeitraum geteilt durch durchschnittlichen Bestand | HR-System | Stichtag statt Durchschnitt, interne Wechsel und Befristungsende werden mitgezählt oder nicht |
| Einstellungsrate und Abgangsrate | Das IAB-Betriebspanel bezieht Neueinstellungen und Abgänge des 1. Halbjahres auf den Bestand am 30. Juni | HR-System, Recruiting | Die Definition weicht von der Fluktuationsquote ab, Übernahmen von Auszubildenden zählen im IAB nicht als Einstellung |
| Frühfluktuation | Austritte innerhalb einer festgelegten Frist nach Eintritt, geteilt durch Eintritte desselben Zeitraums | HR-System | Die Frist (zum Beispiel erste sechs Monate) muss fest definiert sein, sonst ist der Verlauf nicht vergleichbar |
| Vakanzzeit | Die Bundesagentur misst die abgeschlossene Vakanzzeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle | Stellenplan, Recruiting | Eine Statistik der Arbeitsagentur und die interne Zahl sind nicht dasselbe |
| Time to Hire | Kalendertage von der Bewerbung (oder dem ersten Kontakt) bis zur Zusage | Bewerbermanagement | Start- und Endpunkt unterscheiden sich je System, Unterbrechungen werden nicht abgezogen |
| Time to Fill | Kalendertage von der Freigabe der Stelle bis zum Arbeitsbeginn | Stellenplan, HR-System | Kündigungsfristen verlängern den Wert, ohne dass Recruiting schlechter wäre |
| Krankenquote | Krankheitstage geteilt durch Soll-Arbeitstage aller Beschäftigten im Zeitraum | Zeitwirtschaft, Abwesenheiten | Nenner unklar (mit oder ohne Urlaub), Kalender- statt Arbeitstage, Teilzeit nicht gewichtet |
| Personalkostenquote | Personalkosten geteilt durch Umsatz oder Gesamtkosten, je nach Vereinbarung | Payroll, Finanzbuchhaltung | Periodenabgrenzung bei Sonderzahlungen und Rückstellungen weicht zwischen HR und Controlling ab |
| Überstundenquote | Mehrarbeitsstunden geteilt durch Sollstunden im Zeitraum | Zeitwirtschaft | Genehmigte und gebuchte Stunden sowie Zeitausgleich werden unterschiedlich geführt |
| Qualifizierungsquote | Beschäftigte mit abgeschlossener Qualifizierung im Zeitraum geteilt durch Bestand | Lernsystem | Pflichtschulungen und freiwillige Angebote sind nicht getrennt |
| Entgeltkennzahlen | Mittelwert und Median je Gruppe, nur aggregiert und mit Mindestgruppengröße | Payroll, HR-System | Kleine Gruppen machen Einzelpersonen erkennbar, Vollzeit und Teilzeit werden nicht vergleichbar gemacht |
Die Tabelle ist eine Auswahl und keine Pflichtliste. Welche Kennzahlen in Ihrem Betrieb mitbestimmungspflichtig oder datenschutzrechtlich heikel sind, hängt vom Personenbezug ab, siehe den Abschnitt zum Rechtsrahmen. Weitere Begriffe erklärt das Glossar. Ein praktischer Grundsatz: Führen Sie lieber wenige Kennzahlen, die alle gleich lesen, als viele, die jeder Bereich anders rechnet. Jede Kennzahl sollte eine verantwortliche Person, eine versionierte Formel und einen festen Aktualisierungsrhythmus haben, und die Formel gehört in jeden Bericht, damit Abweichungen zwischen HR und Controlling nicht erst im Gespräch auffallen.
Quellen: ISO 30414:2025 · IAB-Betriebspanel Report 2/2023, Bundesagentur für Arbeit · Medianvakanzzeiten in der Statistik der gemeldeten Arbeitsstellen, Bundesagentur für Arbeit. Abgerufen im Oktober 2026.
Wie die Definition das Ergebnis verschiebt
Die folgenden Beispiele sind Rechenbeispiele von Find-Your-HR mit erfundenen Zahlen und offenen Annahmen. Sie zeigen, warum die Definition festgelegt sein muss, bevor die Software rechnet.
| Schritt | Rechenweg | Ergebnis |
|---|---|---|
| Annahmen Fluktuation | 200 Beschäftigte am 1. Januar, 28 Einstellungen, 18 Austritte, 210 Beschäftigte am 31. Dezember | Durchschnittlicher Bestand 205 |
| Fluktuationsquote mit Durchschnitt | 18 geteilt durch 205 | 8,8 Prozent |
| Dieselbe Quote mit Bestand Jahresanfang oder Jahresende | 18 geteilt durch 200 beziehungsweise 18 geteilt durch 210 | 9,0 Prozent beziehungsweise 8,6 Prozent |
| Eintritte plus Austritte (Logik des IAB-Betriebspanels, hier auf das ganze Jahr übertragen) | 28 plus 18 gleich 46, geteilt durch 205 | 22,4 Prozent |
| Annahmen Krankenquote | 200 Vollzeitbeschäftigte, 2.640 Krankheitstage im Jahr | Nenner offen |
| Krankenquote mit 220 Soll-Arbeitstagen je Person (ohne Urlaub) | 2.640 geteilt durch 44.000 (200 mal 220) | 6,0 Prozent |
| Krankenquote mit 250 Arbeitstagen je Person (Urlaub nicht abgezogen) | 2.640 geteilt durch 50.000 (200 mal 250) | 5,3 Prozent |
| Time to Hire | Bewerbung am 1. März, Zusage am 28. März | 27 Tage |
| Time to Fill | Stelle freigegeben am 1. Februar 2026, Arbeitsbeginn am 1. Juni 2026 | 120 Tage |
| Plan-Ist Personalkosten | Plan 1.200.000 Euro, Ist 1.236.000 Euro, Abweichung 36.000 Euro geteilt durch Plan | +3,0 Prozent |
Eine Kennzahl, drei Zahlen
Je nach Nenner liegt dieselbe Fluktuation zwischen 8,6 und 9,0 Prozent, und nach der Logik des IAB-Betriebspanels auf derselben Datenbasis bei 22,4 Prozent. Legen Sie in der Software eine Definition fest und beschriften Sie jede Auswertung damit.
Der Nenner entscheidet
Bei der Krankenquote bewegt allein die Frage, ob Urlaub im Nenner steckt, das Ergebnis um 0,7 Prozentpunkte. Ein Vergleich mit Branchenwerten ist nur zulässig, wenn deren Nenner bekannt ist. Wie Urlaub und Fehlzeiten im System geführt werden, beschreibt die Seite Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement Software.
Zeitreihen brauchen Historie
Wer Bestände rückwirkend korrigiert, verändert Quoten vergangener Monate. Fragen Sie in der Demo, ob Stichtagsstände unveränderlich gespeichert werden.
Zwölf Funktionen und die passende Demo-Frage
Funktionslisten sehen bei allen Anbietern ähnlich aus. Den Unterschied zeigt die Tiefe. Die Spalte rechts nennt eine Prüffrage, die Sie in der Demo mit eigenen Daten stellen können. Die Empfehlungen sind Einschätzungen von Find-Your-HR, keine Herstellerangaben.
| Funktion | Gemeint ist | Prüffrage in der Demo |
|---|---|---|
| Kennzahlenbibliothek | Vordefinierte Kennzahlen mit sichtbarer Formel | Zeigen Sie bitte die Formel der Fluktuationsquote und wo ich sie ändern kann |
| Eigene Kennzahlen | Selbst definierte Berechnungen auf Feldern des Systems | Lässt sich die Krankenquote mit meinem Nenner abbilden, ohne den Hersteller zu beauftragen |
| Historisierung | Gültigkeitszeiträume für Organisation, Arbeitszeit und Status | Wie ändert sich die Quote von Januar, wenn im Juni die Abteilung wechselt |
| Plan-Ist-Vergleich | Stellenplan und Kostenplan gegen tatsächliche Werte | Wie erfasse ich Planstellen und wie wird der Ist-Wert aus der Abrechnung übernommen |
| Organisationssicht | Auswertung nach Bereich, Kostenstelle, Standort | Wie bilden Sie eine Matrixorganisation ab |
| Rollen und Zeilenrechte | Führungskräfte sehen nur ihren Bereich | Kann eine Führungskraft Gehälter außerhalb ihres Bereichs sehen, und wo steht das im Protokoll |
| Mindestgröße für Gruppen | Kleine Gruppen werden unterdrückt | Wie legen Sie eine Mindestgröße fest und gilt sie auch bei Filterkombinationen |
| Dashboards und Berichtsversand | Gespeicherte Ansichten und geplante Berichte | Wer erhält den Bericht, und wie wird der Empfängerkreis gepflegt |
| Export und Schnittstellen | Dateiexport, API oder Anbindung an ein Datenlager | Welche Daten liefert die Schnittstelle, und wird sie extra berechnet |
| Datenqualitätsprüfung | Hinweise auf fehlende oder widersprüchliche Stammdaten | Zeigen Sie bitte, wie fehlende Austrittsgründe angezeigt werden |
| Szenarien und Prognose | Personalbedarf und Kosten unter Annahmen berechnen | Welche Annahmen lassen sich ändern, und ist das Ergebnis eine Planung oder eine Vorhersage mit Modell |
| Protokollierung | Nachvollziehbarkeit von Zugriffen, Exporten und Änderungen an Definitionen | Wer hat die Formel zuletzt geändert, und wie sehe ich das |
Vor der Demo hilft die Anleitung HR-Software-Demos bewerten, um dieselben Szenarien bei allen Anbietern zu fahren. Der Funktionsüberblick der Gesamtkategorie steht unter HR-Software Funktionen.
Woher die Zahlen kommen und wo sie scheitern
Keine Controlling-Software ist besser als die Daten, die sie bekommt. Prüfen Sie vor der Auswahl, welches System für welche Kennzahl führend ist. Die Abgrenzung der Systeme zeigt die Matrix der Systemgrenzen.
HR-System und Personalakte
Stammdaten, Eintritte, Austritte, Organisation, Arbeitszeitanteil. Die Qualität hängt an Pflichtfeldern wie Austrittsgrund und Kostenstelle. Mehr zur Datenbasis in Core HR und Personalakte.
- Stichtag und Gültigkeitszeitraum je Feld
- Austrittsgrund als Auswahlliste
Payroll und Finanzbuchhaltung
Personalkosten und Sonderzahlungen. Ob die Abrechnung im HR-System, bei einem Dienstleister oder in einem eigenen Programm liegt, bestimmt die Schnittstelle. Siehe Payroll-Software und HR-ERP-Schnittstelle.
- Kostenstellen und Kontenplan abgleichen
- Zeitliche Abgrenzung festlegen
Zeitwirtschaft und Abwesenheiten
Ist-Stunden, Überstunden, Krankheitstage. Einzelheiten stehen in Zeit und Workforce Management und bei der eAU-Anbindung.
- Nenner für Soll-Arbeitstage klären
- Krankheitsgrund nicht in die Auswertung übernehmen
Recruiting und Lernen
Bewerbungen, Zusagen, Stellenfreigaben, Qualifizierungen. Beginn und Ende der Zeitmessung stehen oft in verschiedenen Systemen, siehe Recruiting und ATS.
- Statuslogik des Bewerbersystems dokumentieren
- Stellenplan als eigene Quelle
Zwei Wege sind üblich: die Auswertung im selben System, in dem die Daten liegen, oder eine Kopie der Daten in ein Datenlager mit Business-Intelligence-Werkzeug. Der zweite Weg ist flexibler, braucht aber IT-Betrieb, ein Rechtekonzept für die Kopie und eine eigene Betriebsvereinbarung. Für Auswahl und Betrieb solcher Werkzeuge gelten die Kriterien der IT, nicht diese HR-Seite. Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Personalabteilung die Hoheit über die Kennzahlendefinitionen behält und das Controlling den Zugriff auf dieselben Zahlen bekommt.
Datenschutz, Betriebsrat und Berichtspflichten
Kennzahlen auf aggregierter Ebene sind unkritischer als Auswertungen mit Personenbezug. Sobald Einzelne erkennbar sind, greifen Datenschutz und Mitbestimmung. Alle Angaben sind allgemeine Information, Stand: Oktober 2026.
DSGVO und § 26 BDSG
Beschäftigtendaten dürfen nach § 26 Abs. 1 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn das erforderlich ist. Daten zur Gesundheit zählen nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien, hier regelt § 26 Abs. 3 BDSG die Verarbeitung im Arbeitsverhältnis.
- Zweckbindung und Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
- Prüfung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO bei umfangreicher Profilbildung
- Beschäftigtendatenschutz nach Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG
- Siehe DSGVO und HR-Software
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Eine Auswertungssoftware mit Personenbezug fällt typischerweise darunter, ob das für Ihren Fall zutrifft, klärt die Rechtsberatung.
- Personalfragebogen brauchen die Zustimmung nach § 94 BetrVG
- Der Betriebsrat überwacht nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG die Einhaltung von Gesetzen und Vereinbarungen
- Siehe Mitbestimmung bei HR-Software und Betriebsvereinbarung
Richtlinie (EU) 2023/970
Die Entgelttransparenzrichtlinie hatte eine Umsetzungsfrist bis 7. Juni 2026. Sie verlangt je nach Unternehmensgröße Berichte zu Entgeltunterschieden. HR Controlling kann die Datenbasis liefern, die Berichtspflicht selbst ist eine eigene Aufgabe.
- Stand der Umsetzung in Deutschland prüfen
- Siehe Entgelttransparenz HR-Software
Prognosen und KI
Wenn die Software Austrittsrisiken vorhersagt oder Beschäftigte bewertet, sind Art. 22 DSGVO und der EU AI Act zu prüfen. Die Einstufung hängt vom Einsatzzweck ab und verändert sich mit der Rechtslage, siehe EU AI Act und HR-Compliance.
- Keine Entscheidung ohne menschliche Prüfung
- Zweck vor Funktionsumfang festlegen
Ein praktischer Weg ist, den Berichtskatalog vor der Einführung als Anlage zur Betriebsvereinbarung zu führen: Kennzahl, Formel, Empfängerkreis, Personenbezug, Aufbewahrung. Hilfen bietet die Betriebsrat-Checkliste und die Seite Betriebsrat einbinden. Die Mindestgröße für Gruppen (zum Beispiel keine Auswertung unter fünf Personen) ist eine übliche Schutzmaßnahme, aber kein gesetzlicher Wert. Welche Grenze Sie wählen, legen Sie mit der Datenschutzstelle fest.
Quellen: § 26 BDSG · § 87 BetrVG · § 94 BetrVG · § 80 BetrVG · DSGVO, EUR-Lex · Richtlinie (EU) 2023/970, EUR-Lex. Abgerufen im Oktober 2026.
Wo HR Controlling im Markt sitzt
Eine eigene Marktkategorie "HR Controlling Software" ist schmal. Auswertungen stecken meist im HR-System, in der Zeitwirtschaft oder in einem Analyse-Modul. Die Tabelle ordnet die Anbieterprofile von Find-Your-HR nach Art der Auswertung. Alle Funktionsangaben stammen aus den Profilen und sind Herstellerangaben mit dem Stand Oktober 2026. Die Auswahl ist ein Auszug, keine Rangliste und kein Anspruch auf Vollständigkeit.
| Klasse | Profile | Was laut Profil belegt ist | Wann es passt |
|---|---|---|---|
| HR-Suite für den Mittelstand mit Standardberichten | Personio, HRworks, Factorial, HRlab | Personio nennt Reporting laut Profil als Bestandteil des Pakets Core. Factorial führt ein Dashboard für Stammdaten und Abwesenheiten. HRlab nennt Reporting im Paket Core und Pivot-Reporting im Paket Core Premium. HRworks: im Profil keine eigene Reporting-Aussage geprüft | Kennzahlen aus einem System genügen und Zusatzbetrieb soll klein bleiben |
| Schicht- und Zeitwirtschaft mit Auswertungen | Papershift, ATOSS | Papershift: Berichte zu Kosten, Stunden und Kennzahlen über alle Standorte im Paket Professional. ATOSS: Portfolio umfasst Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Analytics, keine vollständige HR-Suite | Arbeitszeit, Kosten je Schicht und Auslastung stehen im Zentrum |
| HCM-Suite für große Organisationen | Workday, SAP SuccessFactors | Workday führt Workforce Planning und Analytics sowie Adaptive Planning für Finanzen. SuccessFactors: im Profil kein Analytics-Umfang geprüft, die Funktion fragen Sie beim Hersteller an | Konzernstrukturen, mehrere Länder, Planung im Finanzsystem |
| Payroll-nahe Auswertung | DATEV, VEDA | DATEV: Modul HR-Controlling und Auswertungen mit Lohnauswertungs- und Lohnergebnisdatenservice für angebundene Systeme. VEDA: Standardauswertungen und frei definierbares Reporting | Die Zahlen sollen aus der Abrechnung kommen und mit der Steuerkanzlei oder dem Abrechnungsservice abgestimmt sein |
| Suite mit Dashboards und Recruiting-Kennzahlen | Abacus, rexx systems, Sopra HR | Abacus: Daten Cockpit mit Dashboards zu Fluktuation, Absenzen und Headcount. rexx: Recruiting-Kennzahlen über die Vakanz-Analyse und ein KI-Assistent für Auswertungen. Sopra HR: Analytics und HR Performance über Kennzahlen | Auswertungen sollen bereits im Produkt enthalten sein, mit Fokus auf Recruiting oder Absenzen |
| Eigene Auswertungsschicht | Kein Profil, IT-Auswahl | Allgemeine Business-Intelligence-Werkzeuge und Datenlager laden HR-Daten über Schnittstellen. Die Auswahl liegt in der IT und folgt eigenen Kriterien | Viele Quellsysteme, eigener Datenbetrieb und Datenschutzkonzept sind vorhanden |
Preise: Papershift veröffentlicht Paketpreise von 4, 6 und 9 Euro je Beschäftigtem und Monat netto (Core, Premium, Professional) zuzüglich 39 Euro Grundgebühr, laut papershift.com/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026. HRlab nennt für Core ab 6,00 Euro je Nutzer und Monat bei mindestens 30 Nutzern, Factorial einen Einstieg ab 8 Euro je Nutzer und Monat (jeweils Herstellerangabe laut Profil, Stand: Oktober 2026). Personio und HRworks veröffentlichen keine Euro-Preise (Preis auf Anfrage). Einen Vergleichsrahmen bietet der Preisindex.
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR (Herstellerangaben, Stand: Oktober 2026) und die Preisseiten der Hersteller. Mehr zu Kriterien und Gewichtung steht in der Methodik.
Sechs Kriterien für die Auswahl
Gewichten Sie die Kriterien nach Ihrem Bedarf, zum Beispiel in einer Nutzwertanalyse. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.
Transparente Definitionen
Formeln sind sichtbar, änderbar und werden in Berichten ausgewiesen. Ein Hersteller, der die Berechnung nicht offenlegt, kann Abweichungen zum Controlling nicht erklären.
Historisierte Daten
Stichtage und Gültigkeiten bleiben erhalten. Ohne Historie ist keine belastbare Zeitreihe möglich.
Rechte und Anonymisierung
Rollen, Zeilenrechte und Mindestgrößen lassen sich pflegen und protokollieren. Das ist die Grundlage für die Vereinbarung mit dem Betriebsrat.
Offene Schnittstellen
Export und Schnittstellen sind dokumentiert, Gebühren genannt. Siehe API, Exit und Datenhoheit.
Gesamtkosten
Lizenz, Einrichtung, Betrieb der Schnittstellen und eigener Pflegeaufwand. Rechenhilfe: TCO von HR-Software und Business Case.
Einführung und Pflege
Wer pflegt Definitionen, Rechte und Berichte, und wie lange dauert es bis zum ersten abgestimmten Bericht. Siehe Einführung.
Vorlagen für Shortlist und Gewichtung bietet die Shortlist-Seite. Eine anbieterneutrale Einordnung Ihrer Anforderungen erhalten Sie über das Matching.
In vier Schritten zum abgestimmten Bericht
Die meisten Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an uneinheitlichen Definitionen und fehlenden Pflichtfeldern. Die Reihenfolge unten ist eine Empfehlung von Find-Your-HR, keine Herstellervorgabe. Eine Zeitangabe nennen wir bewusst nicht, weil sie von Datenlage und Abstimmung abhängt.
Fragen und Kennzahlen festlegen
Beginnen Sie mit den Entscheidungen, die Geschäftsführung und Bereichsleitungen treffen müssen, und leiten Sie daraus wenige Kennzahlen ab. Jede Kennzahl bekommt einen Verantwortlichen, eine Formel und eine Datenquelle.
- Berichtskatalog mit Empfängerkreis
- Glossar mit Version und Änderungsdatum
Daten bereinigen
Prüfen Sie Pflichtfelder wie Austrittsgrund, Kostenstelle und Arbeitszeitanteil, bevor Sie Berichte bauen. Fehlende Werte sind der häufigste Grund für Abweichungen zwischen HR und Controlling.
- Fehlende Felder je System auflisten
- Stichtage und Gültigkeitszeiträume festlegen
Rechte und Vereinbarung klären
Legen Sie Rollen, Zeilenrechte und Mindestgrößen fest und beteiligen Sie Betriebsrat und Datenschutzstelle früh. Der Berichtskatalog aus Schritt 1 wird zur Anlage der Vereinbarung.
- Rollenmatrix mit Freigabe durch Datenschutz
- Protokollierung von Exporten festlegen
Pilot, Abstimmung, Ausweitung
Starten Sie mit einem Bereich und gleichen Sie die Ergebnisse mit den bisherigen Tabellen ab. Erst wenn Personalabteilung und Controlling dieselben Zahlen lesen, weiten Sie auf weitere Bereiche aus.
- Parallellauf mit den Tabellen
- Abweichungen dokumentieren und Definition anpassen
Mehr zum Ablauf eines HR-Software-Projekts steht auf der Seite HR-Software einführen.
Checkliste vor der Entscheidung
Die Checkliste fasst die Punkte aus den vorigen Abschnitten zusammen. Sie ersetzt keine Prüfung durch Datenschutz und Rechtsberatung.
Fragen und Berichtskatalog
Welche zehn Fragen soll die Software beantworten, wer liest welchen Bericht, wie oft.
- Berichtskatalog mit Zielgruppen
- Kennzahlen mit Formel, Owner und Datenquelle
- Definition der Zeiträume und Stichtage
Qualität und Schnittstellen
Welche Systeme sind führend, und wo fehlen Pflichtfelder.
- Austrittsgrund, Kostenstelle, Arbeitszeitanteil gepflegt
- Schnittstelle zu Payroll und Zeitwirtschaft geklärt
- Historisierung geprüft
Datenschutz und Betriebsrat
Welche Auswertungen haben Personenbezug, und was regelt die Vereinbarung.
- Verarbeitungsverzeichnis ergänzt
- Mindestgröße für Gruppen festgelegt
- Betriebsrat und Datenschutzstelle beteiligt
Rechte, Pflege, Kosten
Wer pflegt Definitionen und Berechtigungen, was kostet der Betrieb.
- Rollen und Zeilenrechte getestet
- Gesamtkosten über drei Jahre gerechnet
- Exit und Datenexport geprüft
Ergänzend: HR-Software Checkliste für das Gesamtsystem. Wenn Sie ein System ablösen, hilft die Seite zum Wechsel und zur Migration.
Fragen zu HR Controlling Software und HR Kennzahlen
Was ist eine HR Controlling Software?
Eine HR Controlling Software wertet Personaldaten zu Kennzahlen wie Fluktuation, Vakanzzeit, Krankenquote und Personalkosten aus und vergleicht Plan mit Ist. Sie bezieht ihre Daten aus HR-System, Zeitwirtschaft, Recruiting und Payroll. Eine Lohnabrechnung oder Buchhaltung ersetzt sie nicht. Sie ist entweder Teil eines HR-Systems oder eine Auswertungsschicht darüber.
Welche Kennzahlen gehören in ein HR Controlling?
Üblich sind Headcount und Vollzeitäquivalente, Fluktuationsquote, Frühfluktuation, Vakanzzeit, Time to Hire, Krankenquote, Personalkostenquote und Überstundenquote. Welche davon Sie führen, hängt von den Fragen der Geschäftsführung ab. Die Norm ISO 30414:2025 gliedert die Berichterstattung in 11 Kernbereiche, nennt aber auf der Normenseite keine verbindlichen Einzelformeln (ISO, abgerufen im Oktober 2026).
Wie berechnet man die Fluktuationsquote richtig?
Gängig ist die Zahl der Austritte im Zeitraum geteilt durch den durchschnittlichen Bestand. Im Rechenbeispiel von Find-Your-HR ergeben 18 Austritte bei durchschnittlich 205 Beschäftigten 8,8 Prozent. Das IAB-Betriebspanel rechnet anders und bezieht Einstellungen und Abgänge des ersten Halbjahres auf den Bestand am 30. Juni. Legen Sie die Formel fest und beschriften Sie jede Auswertung damit. Interne Wechsel und das Ende befristeter Verträge sollten Sie ausdrücklich ein- oder ausschließen.
Time to Hire und Vakanzzeit: der Unterschied?
Time to Hire misst die Tage von der Bewerbung bis zur Zusage, Time to Fill die Tage von der Stellenfreigabe bis zum Arbeitsbeginn. Die Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit misst vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle. Die drei Werte sind nicht austauschbar und stammen aus verschiedenen Datenquellen. Im Rechenbeispiel von Find-Your-HR ergeben 1. bis 28. März 27 Tage Time to Hire, und die Freigabe am 1. Februar 2026 mit Arbeitsbeginn am 1. Juni 2026 120 Tage Time to Fill.
Wie berechnet man die Krankenquote?
Die Krankenquote ist die Zahl der Krankheitstage geteilt durch die Soll-Arbeitstage aller Beschäftigten im Zeitraum. Ob Urlaub im Nenner steht, verändert das Ergebnis: Im Rechenbeispiel von Find-Your-HR sind es bei 2.640 Krankheitstagen und 200 Vollzeitkräften 6,0 Prozent mit 220 und 5,3 Prozent mit 250 Arbeitstagen je Person. Vergleichen Sie Werte nur bei gleichem Nenner.
Braucht man für eine HR Controlling Software in Deutschland eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat?
In Betrieben mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen, wenn die Software dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Das trifft auf Auswertungen mit Personenbezug typischerweise zu. Eine Betriebsvereinbarung mit Berichtskatalog schafft Klarheit, die Einordnung im Einzelfall klärt die Rechtsberatung (Stand: Oktober 2026). Siehe Betriebsvereinbarung.
Darf ich Fehlzeiten und Fluktuation nach DSGVO personenbezogen auswerten oder muss ich anonymisieren?
Aggregierte Auswertungen ohne Rückschluss auf Einzelne sind datenschutzrechtlich unkritischer als Einzelauswertungen. Für personenbezogene Auswertungen brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, etwa § 26 Abs. 1 BDSG, und die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO. Angaben zur Gesundheit sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Klären Sie die Grenze mit der Datenschutzstelle (Stand: Oktober 2026).
Was kostet eine HR Controlling Software?
Eine eigene Preisliste für die Kategorie gibt es nicht, weil Auswertungen meist Teil eines HR-Systems sind. Papershift nennt 4, 6 und 9 Euro je Beschäftigtem und Monat netto je nach Paket zuzüglich 39 Euro Grundgebühr (papershift.com/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026), wobei Berichte mit Kennzahlen im Paket Professional stehen. Personio und HRworks nennen keine Euro-Preise. Mehr im Preisindex.
Reicht Excel für HR Controlling?
Excel genügt, solange wenige Kennzahlen aus einer Quelle monatlich berechnet werden und nur wenige Personen die Datei sehen. Es wird fehleranfällig, wenn mehrere Quellen zusammenlaufen, Definitionen wechseln oder Zugriffsrechte gebraucht werden. Der Vergleich steht auf der Seite HR-Software gegen Excel.
HR Controlling oder People Analytics?
HR Controlling steuert mit festen Kennzahlen, Plan-Ist-Vergleichen und Berichten. People Analytics sucht zusätzlich nach Zusammenhängen und Ursachen, zum Beispiel für Austritte, und setzt dafür mehr Daten und Methoden ein. Die technische Seite beschreibt der Beitrag People Analytics und Reporting.
Welche Rolle spielt ISO 30414?
ISO 30414:2025 legt Anforderungen und Empfehlungen für die interne und externe Berichterstattung über Humankapital fest und gliedert sie in 11 Kernbereiche, darunter Produktivität, Kosten und Diversität. Sie ist eine freiwillige Orientierung, keine gesetzliche Pflicht. Die Ausgabe von 2018 ist seit 25. August 2025 zurückgezogen (ISO, abgerufen im Oktober 2026).
Welche HR Software Anbieter bieten Auswertungen und Kennzahlen für das Personalcontrolling an?
Auswertungen bieten viele HR-Systeme, etwa Personio, Factorial, HRlab, Papershift, Workday, Abacus, rexx systems und Sopra HR. Der Funktionsumfang laut Herkunft steht in der Tabelle der Anbieterklassen und stammt aus den Profilen mit Herstellerangaben (Stand: Oktober 2026). Prüfen Sie die Tiefe immer mit eigenen Daten in der Demo, und lassen Sie sich Rechte und Formeln zeigen. Die Aufstellung ist ein Auszug und keine Rangliste.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer hängt weniger von der Software als von der Datenqualität und der Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz ab. Rechnen Sie Zeit für die Definition der Kennzahlen, die Bereinigung der Stammdaten und die Vereinbarung ein, bevor der erste Bericht produktiv geht. Eine allgemeine Planung zeigt die Seite zur Einführung.
Welche HR Kennzahlen sind gesetzlich Pflicht?
Ein einheitliches gesetzliches Set von HR Kennzahlen für alle Unternehmen gibt es nicht. Berichtspflichten können sich aus Einzelregelungen ergeben, zum Beispiel aus der Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) oder aus der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Rechtsberatung oder Wirtschaftsprüfung (Stand: Oktober 2026).
Entgelttransparenz und HR Controlling: Zusammenhang?
Die Richtlinie (EU) 2023/970 sah eine Umsetzungsfrist bis 7. Juni 2026 vor und verlangt je nach Unternehmensgröße Berichte zu Entgeltunterschieden. Das HR Controlling kann die Datenbasis liefern, etwa Entgelt nach Gruppen. Die Pflichtberichte sind eine eigene Aufgabe, siehe Entgelttransparenz.
Wie diese Seite entstanden ist
Stand: Oktober 2026, Abrufdatum aller Quellen: 12. Oktober 2026, Preise von Papershift: 8. Oktober 2026. Rechtsangaben stammen aus Gesetzestexten und der DSGVO auf EUR-Lex, Kennzahlendefinitionen von Behörden aus deren Veröffentlichungen, Funktionsangaben der Anbieter aus den Profilen von Find-Your-HR mit Herstellerangaben. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Preise nennen wir nur, wenn der Hersteller sie öffentlich ausweist. Rechenbeispiele sind als Rechenbeispiele von Find-Your-HR mit offenen Annahmen gekennzeichnet. Die Kriterien beschreibt die Methodik. Der Abschnitt zum Recht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Quellen mit Titel, Herausgeber, URL: BetrVG §§ 80, 87, 94, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · BDSG § 26, gesetze-im-internet.de · EntgFG § 3, gesetze-im-internet.de · DSGVO, Amt für Veröffentlichungen der EU, EUR-Lex · Richtlinie (EU) 2023/970, EUR-Lex · ISO 30414:2025, International Organization for Standardization · IAB-Betriebspanel Report 2/2023, Bundesagentur für Arbeit · Medianvakanzzeiten in der Statistik der gemeldeten Arbeitsstellen, Bundesagentur für Arbeit · Herstellerangaben: Anbieterprofile von Find-Your-HR, Preisseite von Papershift (papershift.com/preise). Abrufdatum jeweils 12.10.2026, Papershift 8.10.2026.
Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR
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