Beste HR Software 2026: Empfehlung nach Einsatzszenario
Es gibt nicht die beste HR Software, aber je Szenario eine belegte Auswahl. Diese Seite ordnet 21 Anbieterprofile nach sieben Kriterien: Beschäftigtenzahl, Payroll Deutschland, Zeit und Schicht, Recruiting, Talent, internationale Struktur und öffentlicher Preis. Eine Rangfolge ohne Ihre Kriterien gibt es nicht.
Quellen: HR Software Übersicht · HR Software Preisindex 2026 · Methodik · Anbieterverzeichnis. Stand: Oktober 2026.
Welche HR Software passt zu welchem Szenario
Die ehrliche Antwort lautet: Es gibt nicht die beste HR Software, weil sich die Anforderungen kleiner und großer Unternehmen nicht auf eine Rangfolge abbilden lassen. Was sich belegen lässt, ist eine Zuordnung: Für jedes Szenario nennen wir zwei bis vier Profile, die das Kriterium nach Herstellerangabe erfüllen, und sagen offen, was noch zu klären ist. Die Datenbasis sind die 21 Profile unter Anbieterprofile und der Preisindex. Wie wir Kriterien definieren, beschreibt die Methodik.
Erst das Pflichtkriterium
Ein Anbieter kommt in ein Szenario, wenn eine überprüfbare Angabe das Kriterium trifft, etwa eine Größenspanne oder ein veröffentlichter Betrag. Bekanntheit zählt nicht.
Belegt oder nicht genannt
Was auf den Herstellerseiten nicht steht, ist nicht belegt und nicht fehlend. Fragen Sie es im Angebot ab und lassen Sie sich einen eigenen Fall zeigen.
Keine Reihenfolge
Die Anbieter stehen alphabetisch oder nach Preis, nie nach Güte. Bezahlte Platzierungen gibt es nicht, wie die Seite zur Anbieterneutralität erklärt. Aus einer Nennung folgt keine Empfehlung für Ihren Einzelfall.
Nur Daten finden Sie in der HR Software Übersicht, die Organisation der Auswahl in HR-Software Auswahl: Zielbild und der Checkliste.
Quellen: Anbieterprofile unter /de/anbieter/ (Abruf 8. Oktober 2026), Preisindex (Herstellerseiten, Abruf 10. Oktober 2026). Stand: Oktober 2026.
Szenario, Kriterium und Anbieter-Kandidaten
Die Tabelle zeigt je Szenario das entscheidende Kriterium und zwei bis vier Profile, die es nach Herstellerangabe treffen. Die Auswahl ist ein Auszug in alphabetischer Reihenfolge, keine Rangfolge.
| Szenario | Entscheidendes Kriterium | Kandidaten (alphabetisch) | Belegte Aussage |
|---|---|---|---|
| Bis 50 Beschäftigte | Herstellerspanne überschneidet 10 bis 50 | HRlab, HRworks, Papershift, Personio | Personio ab 10, HRworks und HRlab ab 20, Papershift Light bis 15 |
| 50 bis 500 Beschäftigte | Herstellerspanne überschneidet 50 bis 500 | HRlab, Personio, rexx systems, VEDA | HRlab 20 bis 2.000, Personio bis 10.000, rexx 100 bis 50.000, VEDA 150 bis 5.000 |
| Enterprise | Spanne ab etwa 1.000 oder Enterprise als Zielsegment | P&I LOGA, SAP SuccessFactors, Sopra HR, Workday | SAP ab etwa 1.000, P&I LOGA bis über 100.000 |
| Payroll Fokus | Eigene Lohnabrechnung Deutschland laut Profil | DATEV, P&I LOGA, SD Worx, VEDA | SD Worx mit ITSG-Zertifikat, VEDA mit Payroll Service, Preise siehe Abschnitt Payroll |
| Schichtbetrieb und Zeit | Dienstplan und Zeiterfassung als Kern | ATOSS, gastromatic, Papershift, Quinyx | Papershift ab 4 € je Mitarbeitende, ATOSS und Quinyx auf Anfrage |
| Recruiting und ATS | Bewerbermanagement als Produkt oder Modul | HRlab, Personio, rexx systems, softgarden | softgarden Core ab 199 € je Monat, HRlab Recruitment 2,00 € je Nutzer |
| Talent und Performance | Talentmodul im Profil genannt | Factorial, HRlab, rexx systems, SAP SuccessFactors | HRlab Talent Management 2,00 € je Nutzer und Monat |
| Internationale Struktur | Länder, Gesellschaften oder Payroll je Land belegt | rexx systems, SAP SuccessFactors, SD Worx, Workday | SAP 104 Lokalisierungen, SD Worx Payroll in 26 europäischen Ländern |
| Budget öffentlich bepreist | Betrag je Beschäftigtem und Monat veröffentlicht | Factorial, HRlab, Papershift, VEDA | Papershift ab 4 €, HRlab ab 6,00 €, VEDA ab 7,95 €, Factorial ab 8 € |
Ein Kandidat erfüllt das Kriterium nach Herstellerangabe, mehr nicht. Ob er passt, entscheiden Pflichtkriterien, Betriebsrat, Datenschutz und Integration. Dafür dienen Lastenheft und Shortlist.
Quellen: Zielgrößen und Funktionen laut Profilen (Abruf 8. Oktober 2026), Preise laut Preisindex und Herstellerseiten (Abruf 10. Oktober 2026), SAP-Angabe laut Profil SAP SuccessFactors. Stand: Oktober 2026.
Sieben Kriterien, eindeutig definiert
Wir legen fest, wann ein Profil als erfüllt gilt. Die Definitionen folgen der HR Software Übersicht und der Methodik.
Beschäftigtenzahl
Erfüllt, wenn die vom Hersteller genannte Spanne die Größenklasse überschneidet. Die Klassen sind eine Einteilung von Find-Your-HR und keine gesetzlichen Schwellen.
Payroll Deutschland
„Eigene Abrechnung“ heißt, das Profil belegt eine Berechnung im Produkt. „Vorbereitend“ heißt, Daten gehen an ein externes Lohnsystem. Elf von 21 Profilen belegen eine eigene Abrechnung.
Zeit und Schicht
Dienstplanung oder Zeiterfassung ist als Kern oder Modul im Profil genannt. Zuschlags- und Ruhezeitregeln prüfen Sie in der Demo.
Recruiting
Das Profil nennt Bewerbermanagement als Produkt, Modul oder Zusatz. Multiposting oder KI-Vorauswahl sind eine zweite Frage.
Talent
Das Profil nennt Talent, Performance, Personalentwicklung oder Kompetenzen. Häkchen vergleichen wir bewusst nicht, weil die Tiefe verschieden ist.
Internationale Struktur
Belegt sind Länderzahlen, Gesellschaften oder Payroll je Land mit Quelle. „Kunden in 30 Ländern“ sagt nichts über Lohnabrechnung vor Ort.
Preis öffentlich
Der Hersteller nennt einen Betrag. Elf von 21 tun das. Ein Ab-Preis ist eine Untergrenze und kein Gesamtpreis.
Warum keine Gesamtnote? Sie würde Gewichte verbergen, die nur Sie setzen können. Gewichten Sie mit der Nutzwertanalyse für HR-Software.
Quellen: HR Software Übersicht, Preisindex, Methodik. Stand: Oktober 2026.
Klein starten und Mindestmengen prüfen
Bis 50 Beschäftigte braucht ein Unternehmen nach unserer Seite für kleine Unternehmen meist Personalakte, Abwesenheit, Zeiterfassung und einen Lohnexport. Kriterium: Die Herstellerspanne überschneidet 10 bis 50. Wer die beste HRIS-Software für kleine Unternehmen sucht, meint meist diesen Kern, siehe HRIS, HCM und HRMS.
Personio
Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte und bündelt Personalakte, Zeit, Recruiting und eine eigene, ITSG-zertifizierte Lohnabrechnung für Deutschland (Herstellerangabe). Der Preis ist nicht öffentlich, das Jahresabo läuft mindestens 12 Monate.
Papershift
Papershift richtet sich an Schichtbetriebe jeder Größe, für Teams bis 15 Mitarbeitende gibt es Light: Core 40 € im Monat bei 24 Monaten Mindestlaufzeit. Regulär gelten Core 4 €, Premium 6 €, Professional 9 € je Mitarbeitende und Monat plus 39 € Grundgebühr, netto.
HRworks
HRworks nennt 20 bis 500 Beschäftigte. Abgerechnet wird je Nutzer, mindestens 20, ohne Mindestvertragslaufzeit. Die Lohnabrechnung wird für DATEV oder ADDISON vorbereitet. Einen Betrag nennt der Hersteller nicht.
HRlab
HRlab nennt 20 bis 2.000 Beschäftigte. Core kostet 6,00 € je Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, mit mindestens 30 Nutzern. Die Lohnabrechnung bleibt bei DATEV oder Addison.
Factorial
Factorial nennt ab 8 € je Nutzer und Monat, netto oder brutto ist offen. Eine Spanne steht nicht im Profil. Die Lohnabrechnung ist vorbereitend und läuft über DATEV, Sage oder die Steuerkanzlei.
| Rechenbeispiel für 20 Beschäftigte | Rechnung | Ergebnis je Monat | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Papershift Core | 20 × 4 € + 39 € Grundgebühr | 119 € netto | Ohne Jahresrabatt von 10 %, Light gilt nur bis 15 |
| HRlab Core | Mindestmenge 30 × 6,00 € | 180 € netto | Auch bei 20 Beschäftigten gilt die Mindestmenge von 30 Nutzern |
| Factorial Einstieg | 20 × 8 € | 160 €, netto oder brutto offen | Nur Einstiegspreis, weitere Module im Angebot |
| HRworks und Personio | Kein Betrag veröffentlicht | Preis auf Anfrage | HRworks mindestens 20 Nutzer, Personio mit Einrichtungsgebühr |
Rechenbeispiel von Find-Your-HR. Annahmen: 20 Beschäftigte, kleinstes Paket, ohne Add-ons, Rabatte, Einrichtung und Mehrwertsteuer. Die Leistungsumfänge unterscheiden sich, die Summen sind kein Preisvergleich.
Quellen: Papershift Preise · HRlab Preise · Factorial Preise · Personio Preise · HRworks Preise · Preisindex (Abruf 10. Oktober 2026). Stand: Oktober 2026.
Tiefe bei Zeit, Lohn und Schnittstellen
In dieser Klasse überschneiden nach der HR Software Übersicht neun Profile die Spanne: Abacus Umantis, ATOSS, HRlab, HRworks, P&I LOGA (ab 250), Papershift, Personio, rexx systems (ab 100) und VEDA (typisch ab 150). Zu viele für eine Shortlist, deshalb braucht es ein zweites Kriterium. Mehr zur Klasse bietet HR-Software für den Mittelstand.
| Zweites Kriterium | Kandidaten aus der Spanne | Belegte Aussage | Was Sie klären müssen |
|---|---|---|---|
| Eigene Lohnabrechnung Deutschland | Personio, P&I LOGA, VEDA, Abacus Umantis | Personio ITSG-zertifiziert und nur für Deutschland, VEDA mit Payroll Service, Abacus als Lohnservice | Lohnarten, Tarife, Meldeverfahren, Kosten je Mitarbeitendem |
| Betrieb in der Cloud oder On-Premise | rexx systems | Cloud oder On-Premise wählbar laut Hersteller | Wer betreibt und sichert, und was kostet das |
| Öffentlicher Preis | HRlab, P&I LOGA, Papershift, VEDA | HRlab ab 6,00 €, Papershift ab 4 €, VEDA ab 7,95 €, P&I LOGA ab 20 € | Bezugsgröße, Mindestmenge, netto oder brutto |
| Zeit und Einsatzplanung mit Regeln | ATOSS, Papershift | ATOSS Workforce Management ohne HR-Suite, Papershift mit Schichtplanung | Zuschläge, Ruhezeiten, Betriebsrat, Lohnübergabe |
Abacus Umantis bietet SmartKMU für 100 bis 500 Mitarbeitende und Flex ab 300. Wer mehrere Gesellschaften, Tarife oder Schichtmodelle abbilden muss, braucht Mandantenfähigkeit und offene Schnittstellen, siehe Systemarchitektur und Einführung.
Quellen: HR Software Übersicht und Profile (Abruf 8. Oktober 2026), Preisindex (Abruf 10. Oktober 2026), VEDA Preisseite, P&I Preise. Die Klasseneinteilung stammt von Find-Your-HR. Stand: Oktober 2026.
Globales Datenmodell, Prüfbarkeit, Partner
Ab etwa 2.000 Beschäftigten verschiebt sich die Auswahlfrage nach unserer Seite für große Unternehmen von Funktionen zu Rechtsräumen, Gesellschaften, Tarifwelten und Betriebsräten (Einordnung von Find-Your-HR). Kriterium hier: Die Herstellerspanne reicht über 1.000 Beschäftigte oder das Zielsegment lautet Großunternehmen.
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors nennt ab etwa 1.000 Beschäftigten als Zielsegment und 104 Lokalisierungen. Für Core HR steht ein Preis von 6,30 USD, die Bezugszeit bleibt offen. Die Payroll für Deutschland klären Sie im Angebot.
Workday
Workday richtet sich an Großunternehmen und nennt über 11.500 Kunden weltweit. Workday GO ist für Unternehmen mit weniger als 3.500 Beschäftigten ausgelegt. Preise gibt es nur im Angebot.
Sopra HR
Sopra HR nennt rund 900 Kunden in mehr als 50 Ländern und zielt auf Großunternehmen und die öffentliche Verwaltung. Preise sind nicht öffentlich.
P&I LOGA
P&I LOGA nennt Organisationen von 250 bis über 100.000 Beschäftigten, mit Schwerpunkt öffentliche Hand sowie Gesundheits- und Sozialwesen, ab 20 € je Mitarbeiter*in und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.
Was in dieser Klasse zählt
Entscheidend sind das führende System je Datenfeld, die Anbindung an Finanzsysteme und Identitäten und ein Proof of Value. Hilfreich sind SAP-Integration, Entra ID und SCIM und der Vergleich Workday gegen SAP SuccessFactors.
Eine Mindestgröße für Workday veröffentlicht der Hersteller nicht. Bei 50 bis 500 Beschäftigten sind mittelstandsnahe Anbieter meist die naheliegendere Shortlist (Einschätzung von Find-Your-HR), siehe Workday Alternativen.
Quellen: Profile SAP SuccessFactors, Workday, Sopra HR, P&I LOGA, rexx systems (Abruf 8. Oktober 2026), SAP Preisseite im Preisindex, P&I Preise. Stand: Oktober 2026.
Selbst abrechnen, auslagern oder vorbereiten
Wer Payroll im Produkt braucht, sucht nicht dieselbe Software wie jemand, dessen Steuerkanzlei abrechnet. Kriterium: eigene Abrechnung für Deutschland laut Profil, das belegen elf von 21 Profilen (Zählung von Find-Your-HR). Grundlagen bietet Payroll-Software, zur Frage Inhouse oder Dienstleister siehe Payroll Inhouse oder Dienstleister.
Eigene Software
Eine Berechnung im Produkt belegen DATEV, P&I LOGA, Sage HR Suite, Suiteify (früher Infoniqa), VEDA und Personio, Letzteres nur für Deutschland.
Auslagern
SD Worx übernimmt die Abrechnung ganz oder teilweise und belegt für Deutschland ein ITSG-Zertifikat. VEDA bietet einen Payroll Service, Abacus Umantis einen Lohnservice, zvoove Managed Payroll für Personaldienstleister.
Vorbereiten und übergeben
HRlab, HRworks, Factorial, rexx systems und Papershift bereiten Daten vor und übergeben sie an DATEV, Addison oder Sage. Das passt, wenn die Steuerkanzlei abrechnet, siehe DATEV und HR-Software.
| Anbieter | Veröffentlichter Betrag für Payroll | Hinweis zur Einheit |
|---|---|---|
| DATEV | Lohn und Gehalt classic ab 15,86 €, comfort ab 26,68 € je Monat | Netto oder brutto sowie Bezugsgröße nicht genannt |
| P&I LOGA | Ab 20 € je Monat und Mitarbeiter*in, zuzüglich Mehrwertsteuer | Einstiegspreis für LogaHR, Module auf Anfrage |
| Sage HR Suite | Cloud Lohnabrechnung ab 6,50 €, Plus ab 8,50 € je Mitarbeitendem und Monat | Zuzüglich Mehrwertsteuer, Suite ab 39 € im Paket für 25 Mitarbeitende |
| Suiteify (Infoniqa) | Payroll Modul ab 4,00 € je Mitarbeitendem | Zeitraum, Mindestmenge und netto oder brutto offen |
| VEDA | HR Suite mit Payroll Service ab 16,95 € je Mitarbeiter und Monat | Beispiel für 1.500 Mitarbeitende, Einrichtung zusätzlich |
Personio und SD Worx nennen keinen Betrag. Sopra HR nennt eine Abrechnung laut Hersteller, einen ITSG-Nachweis fanden wir nicht. Prüfen Sie bei jedem Kandidaten Lohnarten, Tarife und Zertifikate. Zur Rechtslage dient Lohnsteuer und DEÜV in HR-Software.
Quellen: Preisindex mit Herstellerseiten von DATEV, Sage und Suiteify, P&I Preise, VEDA Preisseite, alle Abruf 10. Oktober 2026, Profile (Abruf 8. Oktober 2026). Stand: Oktober 2026.
Dienstplan, Zeiterfassung und Regeln
Im Schichtbetrieb entscheidet nicht die Personalakte, sondern der Dienstplan. Kriterium: Dienstplanung oder Zeiterfassung ist Kern des Produkts im Profil. Die Funktion ordnet die Seite Zeit und Workforce Management ein, die Planung die Seite Schichtplanung und Personaleinsatzplanung.
Papershift
Papershift bietet Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung. Core 4 €, Premium 6 €, Professional 9 € je Mitarbeitende und Monat plus 39 € Grundgebühr, netto. Eine Lohnabrechnung gehört nicht zum Produkt, der Export geht an DATEV oder einen Full-Service-Partner.
gastromatic
gastromatic richtet sich an Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien und Einzelhandel und verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung als Add-on. Starter ab 69,50 €, Professional ab 99,50 € im Monat je 10 Mitarbeitende, die Bezugsgröße bestätigen Sie vor Nutzung beim Hersteller.
Quinyx
Quinyx ist Workforce Management für Handel, Logistik, Gastronomie und Gesundheitswesen mit mehr als 800 Kunden weltweit. Zeiten gehen an Payroll-Systeme, der Preis wird individuell angeboten.
ATOSS
ATOSS ist Workforce Management von Klein bis Konzern und nennt rund 21.100 Organisationen als Kunden (Herstellerangabe). Das Portfolio enthält keine HR-Suite mit Recruiting oder Payroll. Für Crewmeister nennt der Hersteller Listenpreise ab 1,50 € je Nutzer und Monat, für die Suiten gilt Preis auf Anfrage.
Für Personaldienstleister ist zvoove ein Branchen-ERP und keine allgemeine HR-Suite, der Hersteller nennt mehr als 6.500 aktive Kunden. Rechtlich zählen die Zeiterfassung nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, siehe Arbeitszeiterfassungspflicht und Mitbestimmung.
Quellen: Profile Papershift, gastromatic, Quinyx, ATOSS, zvoove (Abruf 8. Oktober 2026), Papershift Preise, gastromatic Preise, Quinyx Preise, Preisindex (Abruf 10. Oktober 2026). Herstellerzahlen sind nicht unabhängig geprüft. Stand: Oktober 2026.
Bewerbermanagement als Produkt oder Modul
Beim Recruiting gibt es ein eigenständiges Bewerbermanagement oder ein Modul einer HR-Suite. Kriterium: Das Profil nennt Bewerbermanagement, laut Übersicht softgarden, rexx systems, HRlab, Personio, Factorial, Abacus Umantis, zvoove und P&I LOGA. Siehe ATS gegen Recruiting-CRM, Recruiting und ATS-Software.
Eigenständiges ATS
softgarden ist reine Recruiting-Software (Berlin, gegründet 2003 in Saarbrücken) mit Multiposting auf mehr als 1.200 Jobbörsen, Karriereseite und Onboarding. Core kostet ab 199 € im Monat pauschal, nicht je Beschäftigtem. Eine Lohnabrechnung gibt es nicht. Ob die Preisseite netto oder brutto meint, haben wir nicht bestätigt.
Modul einer Suite
rexx systems führt Recruiting als Schwerpunkt der Suite, Personio und Factorial als Teil der Plattform, Abacus Umantis mit Bewerbermanagement am Anfang der HR-Suite. Preise gibt es bei diesen Anbietern nur im Angebot, bei Factorial ab 8 € für den Einstieg.
Zusatz im Baukasten
HRlab bietet Recruitment als Add-on für 2,00 € je Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, auf Basis von Core ab 6,00 €. Der Preis hängt damit an der Zahl der Nutzer und nicht an der Zahl der Stellen.
Datenschutz und KI gehören zur Auswahl dazu: Bewerberdaten unterliegen Löschfristen (Bewerbermanagement und DSGVO), und KI zur Bewerberauswahl kann nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 als Hochrisiko-System gelten, siehe EU AI Act für HR.
Quellen: Profile softgarden, rexx systems, Personio, Factorial, Abacus, HRlab (Abruf 8. Oktober 2026), softgarden Preise, HRlab Preise, Preisindex (Abruf 10. Oktober 2026). Stand: Oktober 2026.
Entwicklung, Ziele und Kompetenzen
Kriterium: Das Profil nennt Talent, Performance, Personalentwicklung oder Kompetenzen, laut Übersicht Factorial, HRlab, HRworks, rexx systems, SAP SuccessFactors, Abacus Umantis und VEDA. Die Funktion erklärt Talent und Performance Management.
Mittelstand im Baukasten
HRlab bietet Talent Management für 2,00 € je Nutzer und Monat, Factorial führt Talent als Modul der Plattform ohne Einzelpreis, HRworks nennt Personalentwicklung. rexx systems beschreibt Talentmanagement und Skillmanagement als Teil der Suite.
Suite und Konzern
SAP SuccessFactors deckt Talentmanagement und HR-Analytik neben Core HR ab, Workday nennt die Skills Cloud. VEDA nennt Learning and Development sowie People Analytics, Abacus Umantis Personalentwicklung und Kompetenzprofile.
Was die Demo zeigen muss
Lassen Sie sich einen Zielvereinbarungsprozess mit Ihren Rollen und die Auswertung zeigen. Siehe auch Skill und Kompetenzmanagement, Lernen und LMS und die Entgelttransparenz.
Wenn Talent im Pflichtenheft steht, entscheidet die Tiefe, nicht die Nennung. Prüfen Sie mit demselben Drehbuch, wie Demos richtig bewerten zeigt.
Quellen: Profile (Abruf 8. Oktober 2026), HRlab-Preis laut HRlab Preise (Abruf 10. Oktober 2026), Zuordnung der Matrix in der Übersicht. Stand: Oktober 2026.
Länder, Gesellschaften und Payroll je Land
Mehrere Länder bedeuten mehrere Meldeverfahren. Kriterium: Länderzahl, Gesellschaften oder Payroll je Land sind belegt. Vertiefung bieten Global Payroll Software, HR-Software für Österreich und HR-Software für die Schweiz.
| Anbieter | Belegte Angabe | Offene Frage |
|---|---|---|
| SAP SuccessFactors | 104 Lokalisierungen, Employee Central Payroll für 60 Locales, Schweiz Swissdec-zertifiziert | Länderliste für Deutschland und Österreich nicht gefunden |
| SD Worx | Payroll in 26 europäischen Ländern, Partnernetzwerk in mehr als 120 Ländern, ITSG-Zertifikat für Deutschland | Swissdec-Herstellerliste führt SD Worx zum 8. Oktober 2026 nicht, ELDA nicht gefunden |
| Workday | Über 11.500 Kunden weltweit, Deutschland über Workday Payroll provided by Strada | Länderabdeckung der Payroll im Angebot klären |
| rexx systems | Kunden in über 30 Ländern laut Startseite, Gesellschaften in Wien und Zürich | Swissdec und ELDA öffentlich nicht dokumentiert |
| Abacus Umantis | Lohnabrechnung für die Schweiz (Swissdec) und Lohnservice für Deutschland | Für Österreich fehlen öffentliche Nachweise |
| Personio | Payroll nur in Deutschland, ITSG-zertifiziert | Payroll für andere Länder nicht belegt |
Mehrländerstrukturen zeigt die HR-Systemarchitektur. Bei Drittländern zählt Kapitel V der DSGVO, siehe DSGVO in der HR-Software.
Quellen: Profile SAP SuccessFactors, SD Worx, Workday, rexx systems, Abacus, Personio (Abruf 8. Oktober 2026), DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679. Stand: Oktober 2026.
Elf Anbieter nennen einen Betrag, zehn nicht
Wer mit festem Budget plant, kann nur mit veröffentlichten Beträgen rechnen. Der Preisindex führt elf Anbieter mit Betrag und zehn ohne (Herstellerseiten, Abruf 10. Oktober 2026). Die Beträge sind nicht vergleichbar, solange Bezugsgröße und Leistungsumfang verschieden sind.
| Anbieter | Veröffentlichter Betrag | Bezug und Hinweis |
|---|---|---|
| Papershift | Core 4 €, Premium 6 €, Professional 9 € | Je Mitarbeitende und Monat, netto, plus 39 € Grundgebühr, 10 % Jahresrabatt |
| Suiteify (Infoniqa) | Payroll Modul ab 4,00 € | Je Mitarbeitendem, Zeitraum und netto offen |
| HRlab | Core 6,00 €, Core Premium 7,00 € | Je Nutzer und Monat, netto, mindestens 30 Nutzer |
| SAP SuccessFactors | Core HR 6,30 USD | Je Nutzer, Monat oder Jahr offen, kein Eurobetrag |
| Sage HR Suite | Cloud Lohnabrechnung ab 6,50 € | Je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer |
| VEDA | HR Suite ab 7,95 €, mit Payroll Service ab 16,95 € | Je Mitarbeiter und Monat, Beispiel für 1.500 Mitarbeitende |
| Factorial | Ab 8 € | Je Nutzer und Monat, netto oder brutto nicht angegeben |
| P&I LOGA | Ab 20 € | Je Mitarbeiter*in und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer |
| DATEV | Lohn und Gehalt ab 15,86 € bzw. 26,68 € | Je Monat, Bezugsgröße nicht genannt |
| gastromatic | Starter ab 69,50 €, Professional ab 99,50 € | Je Monat, je 10 Mitarbeitende, bestätigen |
| softgarden | Core ab 199 € | Pauschal je Monat, nicht je Beschäftigtem |
Der Median von 6,25 € gilt nur für vier netto belegte Einstiegspreise: Papershift 4,00 €, HRlab 6,00 €, Sage 6,50 €, P&I LOGA 20,00 € (Rechnung von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026). Das ist eine kleine Stichprobe und keine Budgetgrundlage. Keinen Betrag nennen Abacus, ATOSS, HRworks, Personio, Quinyx, rexx systems, SD Worx, Sopra HR, Workday und zvoove. Kostentreiber zeigen Was kostet HR-Software und der TCO über fünf Jahre.
Quellen: Preisindex 2026 mit Herstellerseiten (Papershift, HRlab, Factorial, P&I, VEDA, gastromatic, softgarden), Abruf 10. Oktober 2026. Stand: Oktober 2026.
Vier Fälle, in denen Excel genügt
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine HR-Software. Die Seite HR-Software oder Excel wägt das ab. Hier die Fälle, in denen ein Wechsel warten kann, und die Pflichten, die bleiben.
Kleines Team, eine verantwortliche Person
Mit wenigen Daten und einer Person, die die Tabelle pflegt, kann eine saubere Datei genügen. Rollen, Löschfristen und Sicherungen müssen geregelt sein.
Lohn über die Steuerkanzlei
Rechnet die Kanzlei ab und liefern Sie nur Zeiten und Abwesenheiten, braucht es zunächst keine eigene Abrechnung.
Wenige Prozesse, kaum Wechsel
Ohne Recruiting, Zielvereinbarungen oder Schichtpläne bleibt der Bedarf klein. Die Seite für kleine Unternehmen beschreibt einen Start in 30 Tagen (Planungsvorschlag von Find-Your-HR).
Pflichten bleiben bestehen
Auch ohne Software gelten Zeiterfassung nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ab 1. Januar 2027 die digitale Betriebsprüfung (AOK-Fachportal, 16. Juli 2026) und der Entgeltbericht am 7. Juni 2027 ab 150 Beschäftigten (Richtlinie (EU) 2023/970, Art. 9).
Quellen: HR-Software oder Excel mit den dort genannten Quellen, ArbSchG § 3, Richtlinie (EU) 2023/970, jeweils Stand: Oktober 2026. Das deutsche Umsetzungsgesetz zur Richtlinie ist nach unserer Seite zur Entgelttransparenz noch offen. Die Angaben sind allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Von der Anforderung zur belegten Entscheidung
Die Szenarien liefern Kandidaten, die Entscheidung trifft der Prozess. Die fünf Schritte sind ein Vorschlag von Find-Your-HR und folgen der Seite HR-Software Auswahl.
| Schritt | Aufgabe | Ergebnis | Hilfe |
|---|---|---|---|
| 1 Zielbild | Szenario, Größe, Länder, Lohnmodell und Systemlandschaft festlegen | Ein Satz zum Szenario und fünf Pflichtkriterien | Zielbild, Business Case |
| 2 Longlist | Alle Profile mit passender Angabe sammeln | Sechs bis zehn Namen mit Quelle | Longlist, Übersicht |
| 3 Lastenheft | Muss, Soll und Kann trennen und gewichten | Bewertbares Anforderungsprofil | Lastenheft, Nutzwertanalyse |
| 4 Shortlist und Demo | Gleiches Drehbuch, gleiche Angebotsposten | Zwei bis vier Kandidaten mit Bewertung | Shortlist, Demos bewerten |
| 5 Vertrag und Einführung | Bezugsgröße, Laufzeit, Exit, Datenschutz klären | Unterschriftsreifes Angebot und Einführungsplan | Einführung, TCO |
Die Zahlen sind Orientierungswerte von Find-Your-HR und keine Normen. Die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG planen Sie vor Schritt 4 ein, Hinweise gibt die Seite Mitbestimmung bei HR-Software.
Quellen: Seiten von Find-Your-HR zu Auswahl, Lastenheft und Shortlist, BetrVG § 87. Stand: Oktober 2026.
Acht Punkte vor der Shortlist
Bleibt ein Punkt ohne Quelle, klären Sie ihn in Demo oder Angebot. Die ausführliche Fassung steht in der HR-Software Checkliste.
| Prüfpunkt | Frage an den Hersteller | Wo Sie es belegen |
|---|---|---|
| Beschäftigtenzahl | Gilt die genannte Spanne für meine Zahl und meine Länder? | Angebot, Profil |
| Payroll Deutschland | Rechnet das Produkt selbst ab, und mit welchem Zertifikat? | Angebot, Zertifikat |
| Zeit und Schicht | Bilden Sie meine Zuschlags- und Ruhezeitregeln ab? | Demo mit eigenem Dienstplan |
| Recruiting | Welche Kanäle und Löschfristen sind enthalten? | Demo, Datenschutzunterlagen |
| Talent | Welche Prozesse sind Standard, welche Zusatzmodul? | Demo, Angebot |
| Internationale Struktur | Welche Länder deckt die Payroll tatsächlich ab? | Länderliste im Angebot |
| Preis | Bezugsgröße, Mindestmenge, netto oder brutto, Einrichtung? | Schriftliches Angebot |
| Datenschutz | Wo liegen die Daten, welche Unterauftragnehmer gibt es? | AV-Vertrag, Trust Center |
Zu Datenschutz und Exit helfen DSGVO in der HR-Software und API, Exit und Datenhoheit. Gewichten Sie vor der Demo.
Quellen: Seiten von Find-Your-HR zu Checkliste, Datenschutz und Datenhoheit, Stand: Oktober 2026.
Woran Sie eine schwache Empfehlung erkennen
Diese fünf Signale zeigen, dass eine Empfehlung nicht belastbar ist. Prozessfehler beschreibt Fehler und Stolpersteine bei der Auswahl.
Eine Gesamtnote ohne Gewichte
Ist nicht erkennbar, wie Kriterien zählen, bildet die Note die Interessen des Verfassers ab.
Preise ohne Bezugsgröße
Ein Betrag ohne Bezugsgröße, netto oder brutto ist nicht vergleichbar. Mindestmengen ändern die Rechnung.
Ein Sieger für alle
Wer ohne Ihre Größe, Länder und Lohnmodell einen Sieger nennt, hat Ihr Szenario nicht berücksichtigt.
Herstellerzahlen als Tatsache
Kunden-, Nutzer- und Länderzahlen sind Herstellerangaben mit verschiedenen Zählweisen, etwa bei Personio, HRworks oder softgarden.
Keine Quelle, kein Datum
Preise und Funktionen ändern sich, ein Name wie Infoniqa wurde am 15. September 2026 zu Suiteify. Ohne Abrufdatum ist eine Angabe nicht prüfbar.
Quellen: Profile Suiteify (früher Infoniqa), Personio, HRworks, softgarden (Abruf 8. Oktober 2026), Methodik. Stand: Oktober 2026.
Fragen zur besten HR Software
Gibt es die beste HR Software für alle Unternehmen?
Nein, es gibt keine beste HR Software für alle, weil Größe, Länder, Lohnmodell und Branche die Eignung bestimmen. Belegt ist nur eine Zuordnung je Szenario, wie sie die Entscheidungstabelle und die Abschnitte dieser Seite zeigen. Die Kriterien beschreibt die Methodik.
Welche HR Software ist am besten für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern geeignet?
Für 30 Beschäftigte kommen Personio, HRworks, HRlab und Papershift in Betracht, deren Herstellerspannen diese Größe überschneiden (Übersicht, Abruf 8. Oktober 2026). Klären Sie zuerst, ob der Lohn im Produkt oder über die Steuerkanzlei läuft, und prüfen Sie Mindestmengen, bei HRworks 20 und bei HRlab 30 Nutzer. Preise nennen davon nur Papershift und HRlab.
Welche HR Software ist am besten geeignet, wenn die Lohnabrechnung für Deutschland im Produkt enthalten sein soll?
Dann kommen Anbieter mit eigener Abrechnung in Betracht, etwa DATEV, P&I LOGA, Sage HR Suite, VEDA, Personio oder SD Worx. Elf von 21 Profilen belegen das laut Übersicht (Zählung von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026). Klären Sie Lohnarten und Zertifikate im Angebot, Grundlagen bietet Payroll-Software.
Welche HRIS Software passt für kleine Unternehmen mit Schichtbetrieb und wenig IT Aufwand am besten?
Für kleine Schichtbetriebe sind Papershift und gastromatic Profile mit Dienstplan und Zeiterfassung als Kern, mit Preisen ab 4 € je Mitarbeitende beziehungsweise ab 69,50 € je 10 Mitarbeitende (Preisindex, Abruf 10. Oktober 2026). Eine Lohnabrechnung nennt nur gastromatic als Add-on. Den IT-Aufwand klären Sie in der Demo. Zum Begriff siehe HRIS, HCM und HRMS.
Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM bei der Auswahl?
HRIS bezeichnet meist die Verwaltung von Stammdaten, HRMS ergänzt Prozesse wie Lohn und Zeit, HCM strategisches Talentmanagement. Die Stufenlogik ist eine Lesart und kein Standard, für die Auswahl zählen die Module. Details bietet HRIS, HCM und HRMS.
Welche HR Software eignet sich für den Mittelstand mit 50 bis 500 Beschäftigten?
Neun Profile überschneiden diese Spanne, darunter HRlab, Personio, rexx systems und VEDA (Übersicht, Abruf 8. Oktober 2026). Ein zweites Kriterium grenzt ein, etwa eigene Lohnabrechnung oder öffentlicher Preis. Die Klasse beschreibt HR-Software für den Mittelstand.
Welche HR Software eignet sich für Konzerne und Enterprise?
SAP SuccessFactors nennt ab etwa 1.000 Beschäftigten, Workday und Sopra HR zielen auf Großunternehmen (Herstellerangaben, Abruf 8. Oktober 2026). Entscheidend sind Datenmodell, Payroll je Land und Integration, siehe HR-Software für große Unternehmen.
Welche HR Software hat öffentliche Preise?
Elf von 21 Anbietern nennen einen Betrag, zehn nicht (Preisindex, Abruf 10. Oktober 2026). Je Beschäftigtem reichen die Beträge von 4 € bei Papershift bis 20 € bei P&I LOGA, Median 6,25 € über vier netto belegte Werte. Alle Zeilen stehen im Preisindex.
Welche Software eignet sich für Schichtplanung und Zeiterfassung?
Papershift, gastromatic, Quinyx und ATOSS nennen Dienstplanung oder Zeiterfassung als Kern ihres Produkts. Preise nennen Papershift und gastromatic, Quinyx und ATOSS nur auf Anfrage. Mehr bietet Schichtplanung und Personaleinsatzplanung.
Welche Software eignet sich für Recruiting und Bewerbermanagement?
softgarden ist ein eigenständiges Recruiting-System, rexx systems, Personio, Factorial und HRlab führen Recruiting als Modul. softgarden Core kostet ab 199 € im Monat pauschal, HRlab Recruitment 2,00 € je Nutzer und Monat (Herstellerseiten, Abruf 10. Oktober 2026). Mehr bietet Recruiting und ATS-Software.
Welche HR Software eignet sich für mehrere Länder?
SAP SuccessFactors nennt 104 Lokalisierungen, SD Worx Payroll in 26 europäischen Ländern, Workday und rexx systems arbeiten international (Herstellerangaben, Abruf 8. Oktober 2026). Die Länderliste der Payroll klären Sie im Angebot, vertiefend helfen Global Payroll Software und die Seiten zu Österreich und zur Schweiz.
Wann reicht Excel statt einer HR Software?
Excel kann in kleinen Teams mit wenigen Daten und einer verantwortlichen Person genügen, solange Rollen, Löschfristen und Zeiterfassung geregelt sind. Die Abwägung steht auf HR-Software oder Excel.
Zahlen Anbieter für die Nennung auf dieser Seite?
Nein, Anbieter zahlen nicht für eine Nennung, wie die Seite zur Anbieterneutralität erklärt. Die Nennung folgt allein dem Kriterium und den Herstellerangaben.
Wie diese Seite entstanden ist
Stand: Oktober 2026. Grundlage sind die Anbieterprofile von Find-Your-HR (Abruf 8. Oktober 2026), der Preisindex (Herstellerseiten, Abruf 10. Oktober 2026) und die Übersicht. Herstellerangaben sind als solche gekennzeichnet, neue Behauptungen über Anbieter stellt diese Seite nicht auf. Rechtsangaben stammen aus Gesetzestexten und amtlichen Veröffentlichungen. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Die Kriterien beschreibt die Methodik. Rechtliche Hinweise sind keine Rechtsberatung.
Quellen (Anbieter oder Behörde, Abruf 10. Oktober 2026): HR Software Preisindex 2026, Find-Your-HR · HR Software Übersicht, Find-Your-HR · Papershift Preise, Papershift GmbH · HRlab Preise, HRlab GmbH · Factorial Preise, Factorial · P&I Preise, P&I AG · VEDA HR Suite, VEDA GmbH · gastromatic Preise, gastromatic · softgarden Preise, softgarden · Personio Preise, Personio · HRworks Preise, HRworks · Quinyx Preise, Quinyx AB · ArbSchG § 3, BMJ · BetrVG § 87, BMJ · Richtlinie (EU) 2023/970, EUR-Lex · DSGVO, EUR-Lex · KI-Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex. Weitere Angaben stammen aus den Anbieterprofilen mit den dort genannten Herstellerquellen (Abruf 8. Oktober 2026), die digitale Betriebsprüfung vom AOK-Fachportal für Arbeitgeber (16. Juli 2026).
Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR
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